De blauwdruk voor ERP-selecties staat de laatste tijd steeds vaker ter discussie. Bij adviesbureaus, ondernemers en softwareleveranciers roept de term ERP-blauwdruk wisselende reacties op. Wat is eigenlijk de zin (en onzin) van zo’n document?

 

Een ERP-blauwdruk is een geïntegreerd document dat de resultaten van een proces-, informatie- en ICT-analyse vastlegt. Dit document richt zich met name op de kritische processen en de bijzondere informatiebehoeften, met een focus op het heden, maar ook op de toekomst. Kerngebruikers uit het bedrijf voeren de analyses uit, vaak onder begeleiding van een externe adviseur die als trainer/coach optreedt.
Voorstanders zien in de ERP-blauwdruk nog altijd een nuttige verbinding tussen de dagelijkse werkzaamheden en de ERP-pakketselectie. Naast het bestek gaat de blauwdruk over de processen die je wilt ondersteunen met een ERP-pakket.

Eenrichtingsverkeer

Toch is niet iedereen even enthousiast. Tegenstanders wijzen naar het kwaliteitshandboek in hun organisatie. Als dit er al is, waarom dan nog een blauwdruk maken? De term roept het gevoel op van een exercitie die, naast complex, ook kostbaar en arbeidsintensief is. En tegen de tijd dat je ermee klaar bent, is de oplossing alweer achterhaald.

Leveranciers zien de ERP-blauwdruk als opgelegd eenrichtingsverkeer, waardoor deze al snel een bron van conflicten wordt. Het liefst werken zij met hun eigen templates en een voorgeconfigureerde pakketinrichting. Het is niet per se een blauwdruk waar zij bang voor zijn, maar vooral een slechte blauwdruk wordt gevreesd. Een goede, moderne blauwdruk helpt de leverancier namelijk wél, om het juiste pakket te leveren aan de klant – mits zij ook de ruimte krijgen voor het aanbieden van alternatieve oplossingen.

Richt je op de kritische processen

Wat is dan een slechte blauwdruk? We hebben het dan over doorgeslagen lijsten met ellenlange opsommingen, vol triviale informatiebehoeften. Vanuit dat perspectief valt de kritiek van leveranciers goed te begrijpen. Met zo’n eindeloze lijst van eisen, zonder onderscheid tussen kritische en niet-kritische processen, komen leveranciers met de klant in een hooiberg terecht waarin zij zelf de speld moeten zoeken.

Een goede ERP-blauwdruk is geen lastenboek van ‘duizend-en-één eisen’. Het is een beknopt document dat vooral ingaat op kritische bedrijfsprocessen, toekomstige processen en kritische functionaliteiten. Het is zaak dat je als klant deze goed uitlicht en de rest ‘hoog over’ beschrijft. Met een goede blauwdruk maak je een vliegende start met de implementatie, waarbij ook de leverancier in deze fase veel tijd (en geld) bespaart, bij het inventariseren van de processen.

Botsauto’s

ERP-implementaties zijn in de praktijk vaak net botsauto’s: iedereen denkt op een eigen manier, zonder verwachtingen van hoe proces moet lopen en zonder gemeenschappelijk uitgangspunt. De blauwdruk is daarom niet alleen als ‘eindproduct’ relevant voor alle partijen. Belangrijker is het proces er naartoe. Door kerngebruikers bij de klant te helpen deze blauwdruk zelf op te stellen, nemen wij mensen mee in het leren denken in processen, deze meetbaar maken en zoeken naar verbetering. Dit creëert de benodigde kwaliteit en draagvlak voor een succesvolle ERP-implementatie.

Verder praten over de ERP-blauwdruk en het maken van een vliegende start bij een ERP-implementatie? Neem contact op met Gerrit Vixseboxse, directeur Skopos, en ontdek de kansen voor uw organisatie.

  Lees ook: “ERP-selectie zonder goed bestek kan écht niet meer.”