ERP-selectie zonder goed bestek kan écht niet meer.
De bouw van een nieuw kantoor of fabriekspand wordt altijd gebaseerd op een goed bouwbestek. Dit is zo’n vanzelfsprekendheid, dat het eigenlijk nauwelijks uitleg behoeft. Een bouwbestek – de omschrijving van de uit te voeren werkzaamheden, inclusief de van toepassing zijnde administratieve, juridische en technische bepalingen, materialen en uitvoeringsvoorwaarden – vormt het papieren fundament van elk bouwproject. Een nieuw gebouw of nieuwe fabriek is immers een serieuze investering, die je niet vijf keer per jaar uitvoert. Geen enkel bedrijf haalt het in zijn hoofd om voor een complete nieuwbouw zelf zijn bouwbestek op te stellen. Dat risico wil je niet nemen, dus hier haal je een deskundige voor in huis.
Bij een ERP-selectie is het eigenlijk niet anders. Zo’n informatiesysteem of andere nieuwe business-software, is een serieuze investering, die je misschien één keer per decennium doet. Zo’n selectie is een kans op goed gereedschap waarmee je het verschil kunt maken ten opzichte van je concurrenten. Verschillende bedrijven in uiteenlopende sectoren hebben met ons succesvol dit traject doorlopen. Het risico dat een keuze niet de juiste is en een rem op je organisatie gaat zetten, wil je niet nemen. Toch blijken er in de praktijk veel bedrijven te bestaan die denken dit wel even zelf te kunnen doen. Of men regelt een stagiair waarvoor het een “mooie afstudeeropdracht” is. Iedereen kent de vervelende verhalen van verkeerde ERP-keuzes in de pers, die het resultaat zijn van ijverig “doe-het-zelf-werk”.
De softwareleverancier heeft een uitgekiende verkooptactiek; deze doet dit immers meer dan tien keer per jaar. Door deze tactiek wordt je al snel verleid tot de aanschaf van een niet-passend pakket. Op z’n best resulteert dit in een moeilijke, stroperige implementatie, waarbij het pakket met veel maatwerk alsnog passend gemaakt moet worden. De ergste uitkomst is een volledig mislukte implementatie, waarbij je aan het eind weer van voor af aan kunt gaan beginnen en al het vertrouwen in de ICT-leveranciers verloren is geraakt. Of je kiest een pakket, waarna je er twee jaar later achter komt dat je niet verder kunt groeien. Een voorbeeld daarvan is een bedrijf in het oosten van het land, dat twee jaar na de ERP-selectie een productievestiging in Polen wilde openen en er daarbij achter kwam dat het gekozen pakket dit niet ondersteunde. Ze konden opnieuw beginnen aan een traject dat veel geld en veel interne uren kost.
Het kan natuurlijk ook dat je er zonder begeleidend bestek in slaagt een passend ERP-pakket te kopen, maar ook hiermee zijn de gevaren niet geweken. Zo kan de implementatie resulteren in een lijdensweg, omdat je organisatie niet voorbereid is op de consequenties hiervan. Of je krijgt een erg eenzijdig contract voorgeschoteld, zonder dat je het in de gaten hebt. Onprettige verrassingen in de vorm van onverwacht meerwerk en discussies over de scope van het contract zijn vaak het gevolg. En last but not least: een ERP-implementatie is een pittig traject, waarbij een grote groep kerngebruikers intensief betrokken is. Als zij niet goed betrokken zijn geweest bij het keuzeproces en onvoldoende zicht hebben op het uiteindelijke resultaat, gaan de hakken vanaf het begin in het zand.
Mag je als bedrijf dan niet je eigen bestek maken? Jazeker wel. Graag zelfs, maar dan wel onder professionele begeleiding. Deze aanpak biedt veel voordelen. Je leidt je organisatie op in procesmatig denken en stelt zelf het verbeterpotentieel voor de organisatie vast als onderbouwing van je businesscase. Je verkrijgt een compleet document met alle noodzakelijke eisen, gebaseerd op de uitkomst van een grondige procesanalyse. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Ook leg je haarscherp de scope voor de implementatie vast. Dit bestek vormt een uitstekende basis voor het contracteren van de uitverkozen leverancier.
Een goed voortraject van de ERP-implementatie kan veel problemen later in het traject voorkomen. Het is met name van belang dat bedrijven kiezen voor een ERP-systeem waarbij sprake is van voldoende functional fit en een implementatiepartner die past bij de organisatie én voldoende bekwaam is. Vooral MKB-ondernemingen doen er goed aan een onafhankelijke derde partij in te schakelen die hen begeleidt tijdens het gehele implementatietraject, met name in het voorstadium. De kans dat het eindresultaat daardoor net zo fraai en solide is als het nieuwe kantoor- of fabriekspand op basis van het bouwbestek, wordt daarmee een stuk groter.
Heb jij vragen over het selecteren van een business software pakket? Wil je vrijblijvend wat meer informatie? Schroom dan niet om contact op te nemen met Ruud Haring.
