Groeipijnen in beeld

door Gabi Ouwerkerk, uit Ondernemen van De Telegraaf, woensdag 30 december 2020

‘Corona tast afweersysteem bedrijven aan’

Tijdens de eerste intelligente lockdown barsten veel online shops uit hun voegen. ‘Ik ken bedrijven die de telefoon uitschakelden en de klantenservice op slot gooiden, omdat ze de grote vraag niet meer aankonden”, vertelt Gerrit Vixseboxse van ERP-adviesbureau Skopos dat ondernemers helpt bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen.

Vixseboxse wijst erop dat het lanceren van een gelikte webshop niet moeilijk is. “Maar het gaat om het proces daarachter. Als je opeens heel veel orders moet verwerken, lukt dat niet als de inkoop en financiële afhandeling er niet aangekoppeld zijn. “Corona test het afweersysteem van bedrijven aan. Het brengt de groeipijnen in beeld.”

Zet eerst op een rij wat je wilt bereiken

Hoewel veel ondernemers de voordelen van digitalisering wel zien, weten ze niet waar ze moeten beginnen. “Zet eerst op een rij wat je wilt bereiken”, adviseert Quirien Verbakel-Veldman, productmanager Innovatie bij de KvK. “Als je meer klanten wilt bereiken, kun je inzetten op social media of online bijeenkomsten organiseren. Bij het verbeteren van je aanbod kun je denken aan het toevoegen van apps aan je producten om ze slimmer te maken en bij het verbeteren van je bedrijfsprocessen aan software voor de offerteafhandeling of het planningssysteem.”

Digitalisering must voor groei

Voor het implementeren van een ERP-systeem is het inschakelen van een adviesbureau vaak verstandig. Voor een minder uitgebreid systeem doen ondernemers er volgens Verbakel-Veldman verstandig aan om eerst het oor te luister te leggen bij een collega-ondernemer. “Vraag welke software hij of zij gebruikt, wie de leverancier is en of de service goed is.”
 
Ze raadt oudere ondernemers die digitaal minder onderlegd zijn aan om een jonge werknemer of stagiair in te schakelen om het digitaliseringsproces te begeleiden. Dat is precies wat directeur Dick Schulenberg van H&K Technische Groothandel heeft gedaan. ”Toen ik drie jaar geleden hier binnenkwam werden binnenkomende orders nog uitgeprint om daar vervolgens mee richting magazijn te lopen waar de producten handmatig werden afgevinkt”, vertelt Frank Koers die de digitaliseringsslag bij H&K heeft geleid.

Processen in moderner jasje steken

Bij H&K moesten eigenlijk alle processen in een moderner jasjes worden gestoken. “We hebben er bewust voor gekozen om te beginnen bij de orderverwerking. Nu dat op orde is kunnen we ons richten op zowel de bestel- als afleverkant. De basis is er en dat opent deuren voor verdere digitalisering.”

Personeel overtuigen

Het personeel meekrijgen was volgens Koers misschien wel het lastigste in het hele proces. “Maar inmiddels lopen alle magazijnmedewerkers rond met een tablet en scanner. Naast dat het sneller gaat, is het ook minder foutgevoelig”, aldus de projectleider die toegeeft dat er soms ook een storing is. “Vooral in het begin zag je werknemers dan direct teruggrijpen naar het vertrouwde orderpapiertje. Inmiddels stappen ze er snel overheen.”
 
Bij Bajo Bouw in Raalte zitten ze nog middenin het digitaliseringsproces. In bijna twintig jaar tijd, is het bouwbedrijf van eenmanszaak uitgegroeid tot een onderneming met ruim zestig personeelsleden. “Echt alles werd nog op papier gedaan”, vertelt controller Nico Neppelenbroek die sinds twee jaar bezig is het bedrijf meer digitaal te maken. “We zijn begonnen orde op zaken te stellen bij het personeelssysteem zodat er geen urenbriefjes meer overlegd moesten worden.” Inmiddels buigt hij zich over de implementatie van een ERP-systeem. “Daardoor kunnen we veel dichter op projecten zitten. Nu weten we pas na afloop, als alles geadministreerd is, hoe een project gedaan is. Door alles te automatiseren, weet je gedurende het hele proces waar het goed en slecht gaat. Zo kun je op tijd bijsturen als er te veel geld wordt besteed aan materiaal of uren.”
 
ERP-specialist Vixseboxse helpt ondernemers niet alleen het juiste systeem te kiezen, maar ook om het op de juiste wijze in te zetten. “Het zijn uiteindelijk de mensen die de processen verbeteren met behulp van slimme systemen. Als een verkoper de melding wegklikt dat iets niet op voorraad is, weet een inkoper niet dat hij een bestelling moet plaatsen en dan krijgt de klantenservice alsnog een boze klant aan de telefoon.”