Hectische periode brengt scheuren in ICT-systeemlandschap in beeld

Nederlandse bedrijven investeren in systemen na corona-stresstest

Als gevolg van de coronapandemie hebben veel Nederlandse bedrijven een hectisch jaar achter de rug. In sommige sectoren nam de omzet drastisch af, terwijl die in andere sectoren juist floreerde. In het laatste geval is de toenemende klantvraag soms een echte stresstest gebleken voor de medewerkers in deze bedrijven, maar ook de processen en business softwaresystemen die hen ondersteunen. Juist de voorbije periode heeft laten zien hoe belangrijk een solide fundament is.

Het personeel uitbreiden is vaak de eerste reflex bij bedrijven als het aantal orders snel toeneemt. Echter wanneer de onderliggende business softwaresystemen niet ingericht zijn op de groei, is uitbreiden niet altijd de juiste stap. Verschillende bedrijven zijn zich daar inmiddels zeer bewust van. Goed gereedschap dat de processen ondersteunt en zorgt dat medewerkers optimaal hun werk kunnen doen, leidt tot een betere bedrijfsvoering en uiteindelijk tevreden klanten.

Allard Boer, CFO van leverancier van consumentenelektronica onderstreept deze boodschap. Zijn bedrijf, Trust International, maakte de afgelopen jaren een flinke groei door, welke door de coronacrisis nog eens extra werd versterkt. “Na een tijd werd het ons wel duidelijk dat het aannemen van steeds meer nieuwe medewerkers niet de juiste oplossing was voor de aanhoudende groei. Nieuwe medewerkers vragen om extra afstemming in het bedrijf en hebben dus een afnemende meeropbrengst. Voor de ontwikkeling van ons bedrijf was daarom een nieuwe stap nodig.”

Stresstest maakt scheuren zichtbaar

In het ‘coronajaar’ 2020 – en eigenlijk nog steeds, is deze situatie exemplarisch voor veel Nederlandse bedrijven. “De uitbraak van het coronavirus was een stresstest voor onze business softwaresystemen en processen”, zegt bijvoorbeeld Detlef de Vries, CFO van HBM Machines. “Door de continu groter wordende volumes zagen we grotere scheuren in ons systeemlandschap ontstaan. De inzet van enthousiaste mensen heeft de schade voor lange tijd beperkt, maar dat is geen houdbare situatie.” Een soortgelijk geluid klinkt bij SRG International, een bedrijf dat fast moving consumer goods in de schappen brengt in de non-food en discount retail. “Wij hebben jaren van exceptionele groei achter de rug”, vertelt CCO Melik Bektas. “Toen lag de focus voornamelijk op de ontwikkeling van de business. Maar we hadden veel te weinig aandacht voor de achterliggende processen en ondersteunende business softwaresystemen. Hierdoor werden de taken van onze enorm gemotiveerde en trotse medewerkers steeds zwaarder, maar ze hielden het wel vol.”

Tijd voor een nieuw fundament

De sleutel tot verdere groei is voor alle bedrijven dat informatie uit business softwaresystemen eenvoudig toegankelijk en betrouwbaar is. Melik: “Om dit allemaal te bereiken, is het een voorwaarde dat de processen en systemen op de schop gaan”. SRG International is daarom inmiddels begonnen aan een traject met Skopos als onafhankelijke specialist op het gebied van selectie, implementatie en optimalisatie van businesssoftware. Ook HBM Machines wil een slag maken op systeemgebied. De Vries (HBM Machines): “Nu is het moment voor ons om versneld een sterk fundament voor de toekomst te leggen. Daarmee worden de scheuren in het systeemlandschap gedicht en kunnen we jaren vooruit.”

De noodzaak van een duidelijk procesverloop en een goede ICT-systeemondersteuning werd het afgelopen jaar urgenter voor veel organisaties. “Daarvoor hadden we extra mensen nodig, van een zwaar kaliber”, zegt Gerard Streuer, commercieel directeur van Tuindeco, een groothandel in tuinhout en aanverwante producten. “Samen met Skopos hebben we naar ons hele applicatielandschap gekeken. Van ERP tot e-commerce, Point of Sale en Warehouse Management.” De groothandel heeft speciale aandacht voor welke software het hardste nodig is én welke projecten het als bedrijf op dit moment aankan. “ERP is belangrijk, maar een heel groot project. Dus we hebben ervoor gekozen om eerst met andere soorten software aan de slag te gaan en ERP voor nu even door te schuiven.”

Op zoek naar verbeteraars

Om de vicieuze cirkel van druk-druk-druk te doorbreken heeft Trust gezocht naar nieuwe medewerkers met een stevig profiel. “Verbeteraars, die een groot deel van hun tijd bezig zijn met het bedenken, implementeren, opleiden en overdragen van procesverbeteringen”, zegt Boer. “Waar mogelijk doen we dit met een mix van zittende en nieuwe eigen medewerkers, waar nodig ook met tijdelijke externe professionals. Het belangrijkste doel is het verbeteren van de klantbeleving, maar ook efficiency en standaardisatie spelen een grote rol.”
Investeren in business softwaresystemen is een belangrijk hulpmiddel voor de borging en verbetering van processen. De gebeurtenissen van het afgelopen jaar zijn dan ook een ware stresstest én eye-opener geweest voor veel organisaties. Zij hebben er voor gekozen om kritisch naar hun systemen en processen te kijken en deze met het oog op de toekomst beter in te richten. Een ontwikkeling waarvan niet alleen zij zelf, maar ook hun klanten ruimschoots zullen profiteren.

Herkent u de reflex van meer mensen aannemen terwijl de echte oplossing in de ondersteunende business softwaresystemen zit? Laat ons weten wat uw ervaring is.
Bent u een andere mening toegedaan? Dan horen we die ook graag.

ERPNeem contact op met Gerrit Vixseboxse, directeur Skopos.

Lees ook de blog; “ERP-selectie zonder goed bestek gaat echt niet meer”