Heb ik het meest actuele ontwerp van een product of is deze inmiddels gewijzigd? Voor bedrijven in de maakindustrie is dit een bekend vraagstuk. In het digitale tijdperk circuleren verschillende versies van documenten al snel her en der. In de Office-wereld is het probleem inmiddels al wel opgelost. Maar in de productie…?
 
Wie kent de buizenpost nog? Wie in het verleden een collega wilde informeren, bijvoorbeeld over een wijziging in een productconfiguratie, maakte daarvan een kopie en stuurde deze met de interne post op. Meestal niet wetende dat er daarmee eigenlijk meteen een configuratieprobleem gecreëerd werd. De informatie was immers gekopieerd en ‘leefde’ vanaf dat moment op twee plekken in plaats van één. Dat was nu eenmaal zo, het kon ook niet anders.
We wisten wel dat als we zelf een nieuwe versie van het document maakten, we alle collega’s die eerder een kopie hadden ontvangen, weer even een nieuwe kopie moesten sturen. Maar ja, of dat ook altijd gebeurde…?

Digitaal kopieergemak leidt tot wildgroei

Deze tijd ligt inmiddels ver achter ons. De wereld heeft zich gelukkig ontwikkeld via de buizenpost naar digitale documenten. We kunnen gemakkelijk mailen en een digitale kopie is zo gemaakt. Dat scheelt tijd en een hoop gedoe. Maar het probleem is er niet direct mee opgelost. Het digitale kopieergemak kan juist ook leiden tot een wildgroei aan kopieën. Al vrij snel ontstaan situaties waarin we niet meer weten wie welke versies van een document heeft en ook niet meer waar deze staan.
 
In de wereld van kantoorautomatisering is dit probleem inmiddels grotendeels opgelost. Oplossingen als Sharepoint en Office 365 zorgen voor een enorme verbetering door documenten slechts op één plek op te slaan. Doordat alle gebruikers de beschikking hebben over dezelfde versie van een document en daarin werken, is iedereen altijd op de hoogte van de laatste wijzigingen. Het gebruiksgemak is hoog; we kunnen bijvoorbeeld tegelijkertijd in dezelfde PowerPoint-presentatie werken en zien wat de ander aanpast.

Eén probleem, twee werelden

Bijna iedereen werkt met bovenstaande applicaties of is er bekend mee. Dus we zien allemaal de waarde wel in van de single source of truth die in de Office-wereld inmiddels wel zo’n beetje gemeengoed is geworden. Maar hoe gaat het eraan toe aan de andere kant van de muur, op de afdeling Productie? Merkwaardigerwijs is de ontwikkeling hier niet parallel verlopen aan de kantoor-IT. Terwijl de principiële gedachte toch echt hetzelfde is.
 
Als we een tekening afdrukken voor productie, hebben we natuurlijk eenzelfde configuratieprobleem gecreëerd als wanneer we documenten naar elkaar mailen, kopiëren op verschillende plekken en werken in verschillende versies van een bestand. Hoe weet een productiemedewerker of een tekening gewijzigd is? Met alle productdata die we maken, aanpassen en delen met anderen treedt deze vraag op. Zonder een single source of truth verloopt communicatie chaotisch en treden her en der inefficiënties op. Met directe gevolgen voor de winstgevendheid van het bedrijf.

Een systeem voor uw productdata

Steeds meer organisaties onderkennen dit probleem en ontwikkelen daarom een visie op Product Lifecycle Management (PLM). In PLM-systemen worden productdata (zoals ontwerptekeningen) centraal beheerd volgens de principes van een single source of truth en beschikbaar gesteld aan gebruikers. Zij kunnen op elk moment zien of er bijvoorbeeld een nieuwe revisiestand is gekomen of krijgen daar een notificatie van. Daarnaast kunnen zij zien wat er gewijzigd is en door wie.
 
Dit brengt het overzicht terug. De eenvoud van de buizenpost, maar dan zonder het gedoe. En de snelheid van de digitale documenten, maar dan zonder de wildgroei. Met een single source of truth als antwoord op de data-ontploffing waar zo veel bedrijven in de maakindustrie mee te maken hebben. Zoals alle wegen naar Rome leiden, zou het met productdata niet anders horen te zijn. Het begint, maar het eindigt ook bij de bron.
 
Wij horen regelmatig de opmerking: “wij hebben een wilgroei aan artikelnummers”. Herkenbaar? Peter geeft de oplossing in de blog “Wildgroei aan artikelnummers? Zet uw ontwerpers op non-actief!”
 
PLM zorgt voor integratie van mensen, processen en informatie en vormt daarmee de (product)informatie-backbone van uw bedrijf. Meer weten over PLM? Kijk op onze PLM-pagina of stel uw vraag direct aan mij, Peter Marijnen.