Na mijn twee voorgaande blogs; “Voelt u ook dat gapende gat tussen fysiek samenwerken en digitaal samenwerken?” en “Beter samenwerken als een team in de digitale wereld” zoom ik in deze derde blog over digitaal samenwerken verder in op het gebruik van tools.
 
Digitaal communiceren kan op verschillende manieren en met behulp van verschillende tools. Denk hierbij aan (beeld)bellen via de telefoon, Zoom, Microsoft Teams chat, Skype for business, Whatsapp, Email, Trello, Asane, SharePoint/ OneDrive. Aangezien veel tools momenteel in ontwikkeling zijn gaat het te ver om een vergelijkingsstudie te doen. Het hangt er ook sterk vanaf wat je wilt bereiken.
 
Hiermee kom ik direct op het belangrijkste punt. Stel jezelf eerst de vraag wat je wilt bereiken met het contactmoment;
• Informatie delen
• Informatie vragen
• Direct een antwoord op je vraag
• Een onderwerp bediscussiëren
• Ideeën uitwisselen/ brainstormen
• Komen tot een besluit
• Etc.
 
Vervolgens kijk je welke tool hier het bij best past;
• Email
• Whatsapp bericht
• Bellen
• Zoom meeting
• Microsoft Teams
• Slack
 
Dit om de tekst op het shirt te voorkomen. Vrij vertaald: “Weer een overleg overleeft wat een mail had moeten zijn”. Waarschijnlijk herkenbaar. We zitten allemaal wel eens bij een online vergadering waar lange presentaties voorbijkomen die puur informatief zijn. Deze kunnen ook makkelijk worden opgestuurd. Voordeel van opsturen is dat de presentatie door de ontvanger op een voor hem geschikt moment kan worden bekeken. Hij kan zijn vragen voor zichzelf formuleren om deze in een meeting te stellen en te bespreken. Dit verhoogt de efficiëntie en effectiviteit van de meeting aanzienlijk. Organisaties die te maken hebben met tijdsverschillen hebben zich deze werkvorm al veel meer eigen gemaakt. Zij zijn gericht op het werken op afstand. Simpelweg omdat het niet mogelijk is op een gemeenschappelijke tijd te vergaderen. Dat kan alleen als een van de partijen zeer vroeg of heel laat mee vergadert.

Synchroon versus asynchroon communiceren

Hoe ga je er binnen jouw bedrijf mee om en wat kunnen we leren van de multinationals.
• Het verschil zit hem in synchroon en asynchroon communiceren.
Synchroon communiceren wil zeggen dat de communicatie tussen verschillende personen direct en gelijktijdig plaatsvindt. Zoals bijvoorbeeld een telefoongesprek, een Zoom meeting, Microsoft Teams, Skype, etc.
• Asynchroon communiceren wil zeggen dat de communicatie tussen verschillende personen niet gelijktijdig plaatsvindt. Denk hierbij aan Whatsapp, Email, Slack etc.
 

In hiernaast staande figuur is zichtbaar welke tools inzetbaar zijn om te communiceren en voor welk communicatiedoel je deze inzet.

In de linker kolom staan enkele tools en manieren om te communiceren en in de blauwe rij staan doelstellingen van de communicatie. In het algemeen is interactie van belang wanneer er toegewerkt moet worden naar een beslissing. Informatie delen kan meer asynchroon.

Tools in opkomst

Er zijn een paar tools die in opkomst zijn in het kader van digitaal vergaderen. Dit zijn Zoom, Microsoft Teams en Slack. Microsoft Teams zou de vervanging moeten zijn voor Skype for business. In de praktijk blijkt dat Skype for business echter nog steeds door enkele grote bedrijven wordt gebruikt.
Microsoft Teams gaat echter veel verder dan Skype for business en biedt allerlei integraties met de andere Office-producten. Dit geldt ook voor diverse apps zoals Trello en Asana. Deze laatste zijn bedoeld als projectmanagement tools waarbinnen taken en afspraken kunnen worden gemanaged.
Microsoft Teams is geïntegreerd met SharePoint en kan goed gebruikt worden voor het delen en bewerken van documenten (Asynchroon). Kan dus ook worden gebruikt voor versiebeheer van documenten.
Zoom en Microsoft Teams kennen de break-out sessies die handig zijn voor het werken met grote groepen die je in kleine groepjes een taak wilt geven of voor een beperkte discussie in een kleine groep.
Slack is een beetje het systeem wat als voorbeeld heeft gediend om Microsoft Teams te ontwikkelen. Slack wordt ook zeer veel gebruikt maar is ondertussen qua aantal gebruikers wel ingehaald door Microsoft Teams.

Formeel of informeel

Blijft er een belangrijk aspect over; Hoe zet je de tool in, zakelijk of informeel? Denk hierbij aan Whatsapp. Zakelijke mededelingen en informele mededelingen lopen hier makkelijk door elkaar heen. Wanneer dit hinderlijk is kun je beter een zakelijke whatsapp groep aanmaken en een informele groep voor de vakantiefoto’s en andere leuke niet werk gerelateerde activiteiten.

Conclusie

Samenvattend kunnen we zeggen dat elk systeem, elke tool zijn eigen kwaliteiten en mogelijkheden heeft. Kijk naar jouw communicatie behoefte en maak een weloverwogen keuze en stem dit af met je medewerkers en of projectleden. Dit voorkomt misverstanden.
 
Wanneer ik voor mezelf spreek blijft eenvoud ook van belang. Zo verlang ik af en toe nog wel eens terug naar Skype en naar een telefoon waar je gewoon goed mee kan bellen. Een die niet warm wordt tegen je oor en waarvan de batterij drie dagen meegaat. De trend lijkt veel mogelijkheden te verzamelen in 1 tool of veel zaken aan elkaar koppelen via apps. Doet mij altijd een beetje denken aan een keukenmachine. Hij kan alles maar blinkt nergens in uit. Of klinkt dat heel ouderwets?
 
Dit was de laatste blog in de serie digitaal samenwerken. Mocht je als lezer goede voorbeelden hebben of ervaringen willen delen dan houd ik me aanbevolen. Want zoals gezegd, dit is een gebied wat nog steeds in ontwikkeling is.
 
Nu alvast van gedachten wisselen? Neem contact op met Jelle Hollema.

 
Lees ook het verhaal van Luijtgaarden waarin Gert-Jan de Gier verteld over de vlekkeloze selectie en implementatie die voor een deel digitaal heeft plaatsgevonden.