In de vorige blog  Voelt u ook dat gapende gat tussen fysiek samenwerken en digitaal samenwerken?  heb ik het verschil uitgelegd tussen digitaal en fysiek werken. Nu wil ik meer inzoomen op hoe we goed digitaal kunnen samenwerken als team.

Het advies is om, als het even kan, de eerste kennismaking wel fysiek te doen. Dus op locatie. Van belang is een basis te creëren waaruit kan worden doorgebouwd.
Dit kan echter niet altijd als gevolg van Corona maar ook omdat mensen op verschillende locaties actief zijn. De wel bekende kick-off die altijd het begin van een project aankondigt moet dan digitaal worden gedaan. Hoe zorgen we ervoor dat deze kick-off ook rendement oplevert?

Forming

Doel van de kick-off is informeren en kennis maken. In feite de eerste stap in het teambuildingsproces. Meestal samengevat als forming, storming, norming en performing (Bruce Tuckman). De teamleden krijgen veel informatie te verwerken en een enkeling krijgt het voor elkaar om ook een vraag te stellen. Het gros van de teamleden is echter bezig bij te blijven. Het echte kennismaken gaat nu via het scherm. Risico is dat we niet zien dat er projectleden zijn die afhaken of tegensputteren.
 
Om dit te ondervangen is voorbereiding van een kick-off key. De projectleden/ teamleden krijgen voorafgaand aan de kick-off de presentatie toegestuurd en worden vooraf geïnformeerd over wat er van hen wordt verwacht. Dit beperkt de hoeveelheid nieuwe informatie tijdens de kick-off. De teamleden beschrijven hun verwachtingen, welke risico’s ze zien en wat hun ervaring is met dit soort projecten. Zij leveren dit, per projectlid/ teamlid, aan op een sheet, liefst met foto. In de kick-off worden deze sheets besproken. De kick-off wordt dan, naast informeren, meer gebruikt voor kennismaking en teamvorming. Interactie is hierbij van belang en probeer te voorkomen dat weerstanden niet zichtbaar zijn. Een mogelijk resultaat is dat de groepsindeling wordt aangepast of dat de planning wat wordt bijgesteld. Tijdens de kick-off is er een inventarisatie van de risico’s gedaan. Belangrijk is om de resultaten van de kick-off snel per mail de volgende dag toe te sturen. Liefst met een Zoomgroepsfoto op een bedrijfswebsite en een eerste nieuwsbrief. Dit draagt allemaal bij aan het creëren van een team gevoel (Forming)
 
Nadat er overeenstemming is over de planning worden de werkgroepen ingepland in de agenda’s. Van belang is dat alle teamleden huiswerk meekrijgen tijdens de kick off. Dit om te voorkomen dat we volledig blanco aan de start staan en met vragende ogen naar elkaar gaan zitten kijken. Dit kunnen simpele opdrachten zijn; neem het projectplan door, zoeken de aanwezige documenten bij elkaar, formuleer doelstellingen, pijnpunten etc. Dit help allemaal om het team op gang te krijgen.
 
Na de kick-off wordt er meestal verder gewerkt in werkgroepen en wordt er een projectteam en een stuurgroep gevormd. Drie samenwerkingsverbanden met ieder hun eigen dynamiek en vergaderfrequentie.

Werkgroepen

De werkgroep bestaat uit een voorzitter, enkele key-users en wordt geadviseerd/aangestuurd door een consultant met op de achtergrond een projectleider. Het is niet altijd evident dat medewerkers gewend zijn als team samen te werken of elkaar überhaupt kennen. De consultant is in ieder geval de vreemde eend in de bijt. Hoe kunnen we hier het best mee omgaan? Wie is verantwoordelijk voor het teambuildingsproces. (Forming).
 
De kans is groot dat de medewerkers elkaar wel makkelijk weten te vinden maar de consultant er pas bij betrekken als ze er niet uitkomen. Het zal dus langer duren voordat de consultant onderdeel is van het team. Wat kan de consultant doen om dit proces te versnellen? Het beste is om een communicatiestructuur op te zetten om elkaar op de hoogte te houden. Daarnaast moet de consultant regelmatig en actief navraag doen hoe de zaken ervoor staan. De consultant moet betrokkenheid tonen en makkelijk toegankelijk zijn. Op die manier wordt een laagdrempeligheid gecreëerd en wordt hij onderdeel van het team

Het is ook van belang dat de werkgroepen elkaar onderling weten te vinden. Dit kan gefaciliteerd worden door een project website maar moet vooral gestimuleerd worden door de interne projectleider en projecteigenaar. Het is namelijk ook niet evident dat voorzitters elkaar vanzelf gaan opzoeken. Zeker niet als we niet gezamenlijk op kantoor zijn. Er moet actief een communicatielijn worden opgezet.

Het projectteam

Het projectteam is verantwoordelijk voor de aansturing. Het projectteam vergadert meestal wekelijks en heeft veel onderling contact via mail en bellen. Van belang is dat er een common interest ontstaat. Een gevoel van “we gaan dit varkentje samen wassen”. Net als bij voetbal helpen resultaten. Indien er gevoel ontstaat dat er voortgang wordt gemaakt dan geeft dit een positief sfeer. Van belang is dus om voortgang te melden en in kleine stappen te denken. Op die manier is de voortgang beter te registreren en ontstaat een stuk vertrouwen in het team. Dit draagt bij aan het forming proces van het projectteam.

De stuurgroep

De stuurgroepleden worden geïnformeerd bij en afwijkingen van het plan en hebben meestal niet een hoge vergaderfrequentie. Onderling contact gaat via mail en bellen. Vaak zijn leden al tijdens het salesproces met elkaar begonnen een team te vormen. Het is belangrijk alert te blijven op wijzigingen en aanvullingen met nieuwe leden van de stuurgroep. De nieuwe leden springen op een rijdende trein.

Storming

Nadat de projectorganisatie is opgezet kan worden begonnen met het project. Er zijn altijd misverstanden en irritaties aan het begin van het project. In een digitale setting leidt dit snel tot veel mails heen en weer. Het liefst met een kopie naar vele leidinggevenden.
 
Beter is om een andere vorm van communicatie te kiezen die we snel verwaarlozen in de digitale setting. Simpelweg een videogesprek of bellen. Pak die telefoon, een beller is sneller. Als je belt kun je een stuk meer overbrengen dan via een simpel mailtje. Het is eenzijdige communicatie versus tweezijdige interactieve communicatie. Zaken als context, het belang en gevoel worden veel meer duidelijk in een gesprek dan via mail en whatsapp. Er ontstaan veel misverstanden en aannames door allerlei mailtjes die verzonden worden. Ja, bellen kost iets meer tijd, maar is een stuk effectiever en helpt ook het groepsproces. Sommige teamleden voelen zich niet altijd op gemak om in een groep iets te roepen of toe te geven dat ze iets niet snappen. Een 1 op 1 gesprek kan dan voorkomen dat een teamlid afhaakt of dat belangrijke informatie onder de pet blijft. Het is tegenwoordig op bijna elke mobiel ook mogelijk met meerdere mensen tegelijk bellen.

Norming

Maak afspraken over verwachtingen en het nakomen van afspraken. Het onderdeel normen. Wat zien we als normaal binnen dit digitale team. En ook belangrijk wie bepaald die normen? De projectleider, teamleider, de senior consultant, de eigenaar. Belangrijk om dit af te spreken. Een paar simpele huisregels. Deze zijn vaak erg bedrijfscultuur gebonden zelf soms per afdeling.
 
Een ander onderdeel van het normen proces is feedback geven. Hier zijn we online niet zo goed in. Doen we dat in het normale leven al bijna niet, in de digitale samenwerking lijkt daar geen tijd voor of willen we niet moeilijk doen. Je zit meestal in een groep dus dan ga je iemand niet afkraken. Dat betekent dus dat je dit op een ander moment moet doen. Probeer tussentijds evaluaties in te plannen en 1 op 1 gesprekken te plannen. Dit voorkomt dat problemen gaan doorsudderen.

Performing

Uiteindelijk gaan we dan hopelijk performen. Wanneer er belangrijke milestones zijn gehaald dan moet je die wel vieren. We hollen meestal door. Neem de tijd om dit even te vieren met een kort samenzijn. Ook dat kan op Zoom. Een aardigheidje is leuk maar ook een vermelding in een nieuwsbrief of op een intranet kan het team gevoel vergroten.

Nog enkele simpele tips m.b.t digitaal communiceren

1. Iets wat we onderschatten en simpel weg moeten leren is om te communiceren via video. Dat begint al met een camera aanschaffen zodat je goed in de camera kunt kijken. Dit is best wel lastig. Je ziet iemand op een scherm maar de camera zit 15 cm hoger gemonteerd. Probeer in ieder geval te voorkomen dat je veel naar beneden kijkt als je zit te schrijven. Een gesprek opnemen kan een oplossing zijn. Geef elkaar feedback als zaken er voor het gevoel raar uitzien.
2. Daarnaast blijkt onze wifi wel geschikt voor video maar op het moment dat we grote bestanden gaan delen wordt het al een stuk lastiger. Een investering in betere wifi is geen overbodige luxe.
3. Hanteer een protocol tijdens de meeting. Risico is anders dat er veel door elkaar gepraat wordt.
4. In het geval van grote groepen is het handig om een gespreksleider en een facilitator te hebben. De facilitator houdt in de gaten of er opmerkingen zijn en of er handen worden opgestoken. Ook even op mute klikken als je niet aan het woord bent vergroot de kwaliteit van het gesprek.
5. De voorbereiding van de meeting is ook key. Agenda, informatie gedeeld etc. Dat voorkomt allerlei misverstanden. Is eigenlijk standaard bij elke meeting maar bij een digitale meeting is dit lastig bij te sturen.
6. Spreek af wie de resultaten van de meeting gaat verwerken
7. Spreek af wie de time manager van de meeting is.

Ik hoop dat dit je wat helpt om beter een digitaal team aan te sturen en/ of deel te nemen in een digitaal team. De volgende keer gaan we meer in op het gebruik van allerlei tools. Heb je feedback of eigen tips en tricks laat het mij dan weten dan nemen we die mee.
 

Nu alvast van gedachten wisselen? Neem contact op met Jelle Hollema.

 
Lees ook: Elk doel een eigen tool!