"ICT blijft voor ons een abstracte, kostbare en risicovolle wereld. Deskundige en onafhankelijke hulp was zeer welkom, maar dan wel hands-on en pragmatisch."
Van MS-DOS naar state-of-the-art MES en ERP. Hoe pak je het aan?
Kellpla kiest Skopos voor pakketkeuze en implementatiebegeleiding.
Je hebt een prachtig MKB-bedrijf. Je bent vakspecialist en wilt dat blijven. Je bedrijf investeert in innovatie. De markt biedt weer kansen voor groei. Door de jaren heen heeft de steeds ouder wordende automatisering de processen ondersteund. Ondertussen is de software zo verouderd dat het de groei belemmert en het een serieus bedrijfsrisico is geworden.
Kellpla is zo’n bedrijf. Een familiebedrijf onder leiding van Kim Kelleners. Behorend tot de Nederlandse vooraanstaande spuitgietbedrijven, opereerde Kellpla lange tijd vanuit een DOS-omgeving voor productie. De medewerkers gebruikten Excel voor planning, calculatie, voorraadbeheersing, financiën, orders en dergelijke. Gezien de toekomstambities en continuïteit van de ICT zagen Kelleners en haar MT de noodzaak voor moderne business software die met de organisatie mee kan groeien. In het geval van Kellpla ging deze vraag over productievloerautomatisering en over ERP-software. Maar hoe pak je zo iets aan en waar begin je dan?
Herkenbaar?
Gebrek aan ICT-kennis, onzekerheid, verhalen over wat er mis kan gaan, heel veel aanbieders die allemaal beweren de beste oplossing in huis te hebben.
Maar is dat zo? Waar selecteer je op? Kun je de juiste vragen stellen? De keuze voor een geheel nieuwe ICT-architectuur vraagt om een investering: financieel, in tijd én in begeleiding van medewerkers. En wat levert die investering dan vervolgens op voor je bedrijf?
Hulp bij MES en ERP selectie en begeleiding ‘on the job’
Kim Kelleners en haar MT hebben zich georiënteerd, onder meer op beurzen voor business software. Ze klopte aan bij Skopos voor de pakketselectie van zowel ERP als MES, gevolgd door implementatiebegeleiding.
Kelleners: “Deze begeleiding was zeer wenselijk, omdat er binnen onze onderneming te weinig tijd en kennis over dit vakgebied aanwezig is. Wij zijn een typisch familiebedrijf: mensen werken hier lang en we zijn als werkgever en werknemers loyaal naar elkaar. We hebben dus weinig mensen met een brede en actuele kennis van business software. ICT blijft wat dat betreft voor ons een abstracte, kostbare en risicovolle wereld. Deskundige en onafhankelijke hulp was zeer welkom, maar dan wel hands-on en pragmatisch. Dit alles vonden wij bij Skopos.”
De ondersteuning van Skopos bestond uit:
Inventarisatie
De inventarisatiefase is een fase die vaak wordt onderschat, maar cruciaal is voor een succesvolle selectie en implementatie van business software.
Tijdens deze fase van het project heeft Kellpla de volgende onderwerpen geanalyseerd:
- Wat zijn de huidige en gewenste kritieke productie- en organisatieprocessen?
- Welke informatiebehoefte hebben we nu per proces of afdeling, en hoe ontwikkelt deze informatiebehoefte zich in de
—-toekomst? - Wie moeten er met de nieuwe applicaties werken? En wat betekent dat voor deze mensen?
- Welke pakketten en welke leveranciers komen in aanmerking?
- Welke pakketten bieden de beste match? En welke leverancier past bij onze branche en bij Kellpla?
- Wat vraagt de implementatie van onze medewerkers, en hoe organiseren wij dat?
- Hoeveel winst kunnen we boeken, waar zitten bij ons verborgen kosten die we kunnen verminderen met moderne
—-software?
Aan de hand van bovenstaande lijst kwam naar voren dat alleen ERP niet voldoende was om de Kellpla processen optimaal te ondersteunen. Kelleners: “Skopos kijkt naar het hele applicatielandschap. Daaruit bleek dat een MES-applicatie de beste keuze is voor ondersteuning van de productieprocessen, als aanvulling op het ERP pakket. Het MES-systeem voor de productievloer communiceert zowel met ons groeiende kunststofspuitmachinepark als met het ERP-pakket.”
Demonstratie case
Bij het opstellen van een goede demo case is doorvragen essentieel.
Henk Dijksterhuis projectleider van Skopos: “Iedere softwareoplossing heeft basisfunctionaliteiten. Het is niet moeilijk die te laten zien in een demonstratie case. Het gaat er juist om dat elk bedrijf hele specifieke en kritieke aspecten heeft en hoe worden die opgelost. Daarom vragen wij door.”
Voorbeeld vragen zijn dan:
-
- Hoe wordt een “happy flow”, een standaard voorkomende order, verwerkt?
- Hoe wordt een afwijking verwerkt, bijvoorbeeld een order waarbij er in de planning of in het productieproces iets
—-misgaat of waarbij een klant met wijzigingen komt? Met name in de ondersteuning van deze afwijkingen
—-onderscheiden de verschillende systemen zich vaak. - Hoe helpt de software ons om zo’n probleem op te lossen?
- Hoe worden de gegevens uitgewisseld tussen MES en ERP ?
Op basis van een met zorg opgestelde demo case zijn demo’s van diverse softwareaanbieders beoordeeld. Skopos gaat vooral in op de kritische functionaliteiten die het verschil maken voor Kellpla. Denk bijvoorbeeld aan plannen, herplannen, uitval en omgang met kritische klanten.
Dijksterhuis: “We kennen de ERP-oplossingen en weten wat ze kunnen. Gezien het vertrekpunt van Kellpla, een DOS en Excel omgeving, was het hier belangrijk om een oplossing te kiezen die goed bij de organisatie past.”
Vixseboxse: “Als je je goed voorbereidt en de juiste expertise inhuurt, word je niet gefopt of overdonderd door de mogelijkheden die er zijn. Skopos kruipt in de huid van de opdrachtgever en combineert dat met de uitgebreide kennis van pakketten. We vragen bij de pakketaanbieders door op kritische functionaliteiten en willen de oplossingen dan ook terug zien in de software demonstraties. Door vooraf dit soort onderwerpen af te stemmen, voorkom je later veel problemen en teleurstellingen.”
Kelleners: “Na beoordeling van de ERP- en MES-software en van de 
implementatiepartners hebben we samen met Skopos een definitieve keuze gemaakt. Hierbij hebben we ook kritisch gecheckt of andere opdrachtgevers tevreden waren over de pakketten en de leveranciers. Ook alle interfaces tussen de systemen hebben we nader onderzocht.”
Implementatie en nazorg
De implementatie van beide systemen is gefaseerd uitgevoerd. De medewerkers vervulden hierbij een essentiële sleutelrol.
Kelleners: “Onze interne kerngebruikers en onze externe projectleider Henk Dijksterhuis vervulden hierbij een sleutelrol. Het vrijmaken van deze kerngebruikers was overigens een proces van continue aandacht. Kerngebruikers zijn een soort duizendpoten. Ze hebben verstand van onze bedrijfsprocessen, affiniteit met ICT en communiceren goed met managers en eindgebruikers. Daarnaast regelen ze ook nog eens zelf dat ze niet overspannen raken door alle bordjes die ze in de lucht moeten houden.”
Vixseboxse: “Het is van groot belang dat medewerkers het belang inzien van de ICT-vernieuwing en hen te betrekken bij het proces, zodat het gaat ‘leven’ onder de mensen. Bij Kellpla is daarom de Projectnaam PINK (Proces INtegratie Kellpla) bedacht inclusief bijpassend logo en is er een duidelijk herkenbare projectruimte ingericht. Zij zijn immers de mensen die het met het nieuwe systeem moeten werken.”
Dijksterhuis: “De overgang voor Kellpla was groot. Vandaar dat we stap voor stap 
hebben geïmplementeerd. Mensen moeten ook gevoel bij het systeem krijgen en weten wat het kan. Het is mooi om te zien dat er nieuwe ideeën, zoals barcodescanning, en verbeteringen worden aangedragen om nog verder te optimaliseren. Met de geïntegreerde MES-ERP oplossing die Kellpla heeft gekozen kunnen we die ook in de praktijk brengen.”
De rol van de projectleider wordt vaak onderschat.
Vixseboxse: “Als projectleider moet je met mensen om kunnen gaan en ze kunnen enthousiasmeren om met het project aan de slag te gaan. Een project als dat van Kellpla vraagt om het in beweging krijgen van de hele organisatie. Daar heb je energievolle mensen voor nodig, die de handen uit de mouwen durven te steken en kunnen samenwerken met alle lagen in de organisatie. En soms moet je de mensen er met de haren bijslepen, vanuit de drukte van het dagelijks werk. Bij Kellpla is onze projectleider Henk Dijksterhuis hierin geslaagd.”
Wat heeft het Kellpla opgeleverd?
Met de combinatie van de nieuwe ERP- MES-systemen beschikt Kellpla over een bedrijfsbrede oplossing ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen, met een directe koppeling naar de productiemachines. Kellpla heeft hierdoor nog meer mogelijkheden om te sturen op kwaliteit en levertijd van de productie en zo hun klanten naar tevredenheid te kunnen blijven bedienen.
Wat is de meerwaarde van Skopos geweest?
Middels een blauwdruk zijn de processen samen met de medewerkers van Kellpla toekomstbestendig beschreven. Enerzijds heeft Kellpla een proceshandboek en programma van eisen, anderzijds denken de Kellpla medewerkers meer vanuit het proces, in plaats van alleen de eigen taak.
Op basis van de blauwdruk zijn verbeteradviezen gegeven; niet alleen om de informatievoorziening te verbeteren, maar ook het proces zelf.
Na het opstellen van een shortlist is er een pakketkeuze van MES en ERP gemaakt.
Skopos heeft gezorgd voor complete en eerlijke contracten,voor alle betrokken partijen.
Mede door de projectbegeleiding van Skopos is de implementatie goed verlopen, zonder productieverstoringen.
Na diverse gesprekken, demonstraties en een referentiebezoek op locatie is de keuze voor ERP gevallen op Naviplast, de branche oplossing van Blisss kunststoffensoftware. Voor MES is gekozen voor E-factory2 van Engel. Gezamenlijk werken deze systemen als één geheel, waarmee Kellpla de optimale ondersteuning krijgt van haar primaire processen.
Over Kellpla
Kellpla vervaardigt spuitgietproducten, gemaakt van hoogwaardige technische polymeren voor consumentenelektronica, machinebouw, de medische industrie en de telecomsector. Vanuit een beperkt aantal grondstoffen kan batchgewijs een grote variëteit aan eindproducten worden gefabriceerd.
Het bedrijf is gevestigd in Venlo en opgericht in 1952. Bij Kellpla werken circa 35 medewerkers. Het is een (h)echt familiebedrijf. Kellpla is ISO gecertificeerd.
Is dit ook uw uitdaging? Praat vrijblijvend over de kansen binnen uw organisatie.
N
eem contact op met Gerrit Vixseboxse.
Nog meer klantverhalen lezen?