"Ondanks uitdagingen in dertien weken live met nieuw ERP-pakket"
Al ruim 105 jaar is familiebedrijf Luijtgaarden dé specialist voor hellende daken met gebruikte en nieuwe dakpannen. Om verdere groei mogelijk te maken, leverde Blisss samen met Skopos hier in dertien weken een geslaagde implementatie op van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zelfs de uitbraak van het coronavirus bracht deze planning niet in gevaar.
Luijtgaarden, dat een hoofdvestiging heeft in het Brabantse Standdaarbuiten (vlakbij Breda), timmert de laatste jaren flink aan de weg. Nieuwe vestigingen werden geopend in Doorwerth, Best en Wijchen. Het voornemen is om ook in het komende jaar nog eens twee nieuwe locaties te openen. De bestaande ERP-oplossing was echter eerst aan vervanging toe.
Uit het oude systeem gegroeid
“Onze groei heeft ons doen besluiten een nieuw pakket aan te schaffen”, zegt directeur Gert-Jan de Gier. “Het systeem dat we hadden paste ooit bij onze organisatie, maar niet meer na de groei die we hebben doorgemaakt. Wat wij nog misten waren onder meer goede financiële rapportages, beter inzicht in voorraden en prestaties per vestigingen en soepelere onderlinge transacties.”
Een belangrijk aspect was (en is) ook circulariteit. “Wij verkopen niet alleen dakpannen, wij nemen ook pannen in. Deze worden deels hergebruikt en deels verwerkt voor andere toepassingen zoals erfafscheidingen, oeverbeschermingen of materialen voor atletiek- en tennisbanen. Afval is bij ons een woord dat niet bestaat.”
implementatie & procesverbetering
Onafhankelijke kennis gezocht
Voor de selectie en implementatie werd Skopos benaderd. “Wij zochten een onafhankelijke partij die de ERP-wereld goed kent en ons de juiste pakketten kon adviseren.” Na demonstraties van enkele leveranciers viel de keuze uiteindelijk op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Voor de implementatie waren we op zoek naar een relatief rustige periode.”
Dit traject startte in januari 2020, met een team bestaande uit consultants van Skopos, Microsoft Dynamics-specialist Blisss en eigen medewerkers als key users. Blisss verzorgde de specifieke kennis op het gebied van Business Central en Skopos nam de key users van Luijtgaarden bij de hand om hen optimaal te begeleiden gedurende deze snelle implementatie.
“Met een Collaborative Planningssessie is in samenspraak met de key users bepaald wat er wanneer opgeleverd moest worden om onze deadline van 1 april te halen. Hierdoor werd er een optimaal draagvlak voor het project gecreëerd. Vervolgens was het voor ons vooral een kwestie van goed monitoren en waar nodig bijsturen.”
Anderhalve-meter-uitdaging
Na acht weken liep het traject nog steeds op schema. Een nieuwe uitdaging deed zijn intrede met een begrip dat voorheen nog niemand kende: de anderhalve-meter-maatschappij. “Vanaf dat moment werkten we bijna allemaal vanuit huis. Alleen één Skopos-consultant, Vincent Mouwen, bleef aanwezig in een speciaal bij ons ingerichte ruimte. Toch is het schema nooit meer in gevaar gekomen, wat voor een groot deel te maken heeft gehad met de stevige basis die al gelegd was.”
Een spannend moment was het opleveren van de oplossing. “We hebben dit eigenlijk maar één keer een paar dagen uitgesteld. Nadat we als stuurgroep de koppen bij elkaar hebben gestoken, hebben we toen een aantal fundamentele issues opgelost. Op 3 april gingen we live, wat ook wel weer een spannend moment was. Je weet dat je er klaar voor bent, maar het is een beetje alsof je rijexamen hebt gedaan en voor het eerst alleen mag gaan rijden. Dan zit je toch even met zweet in je handen. Zo was het voor ons de eerste dagen ook.”
Stresstest bij livegang
Na een paar hectische dagen met veel vragen van gebruikers draaide de nieuwe omgeving binnen een week al heel stabiel, stelt De Gier. “Een week later was de echte stress alweer weggeëbd en week drie hadden we eigenlijk nog nauwelijks vragen van gebruikers. Dat is best uniek. Ik heb al een aantal keren een ERP-implementatie meegemaakt, maar nog nooit gezien dat het zo snel al helemaal goed liep.”
Training is een essentieel onderdeel geweest voor een zo rimpelloos mogelijk verloop van de implementatie. Key users werden goed opgeleid en op hun beurt trainden deze key users de andere gebruikers in de organisatie. “Hier hebben wij tijd voor vrijgemaakt, zodat onze mensen in de testruimte, zonder afleiding, konden wennen aan het nieuwe systeem. Dit heeft enorm geholpen bij de acceptatie van het nieuwe systeem waardoor we op een goede wijze zo snel live konden gaan.”
“Procesverbetering pak je mee in zo’n traject”
De onafhankelijke rol van Skopos is een al even essentiële factor geweest. “Zij hebben vooraf een goede functionele beschrijving gemaakt en zaten ook bovenop het project. Ook richting Blisss stak de samenwerking met Skopos goed in elkaar. Als je dan zo binnen de gestelde tijd en het budget oplevert zoals Blisss en Skopos, kun je alleen maar tevreden zijn.”
Een bijkomend voordeel van een implementatietraject als deze is dat je een beter inzicht krijgt in de processen en dat de knelpunten goed in kaart gebracht zijn, vindt De Gier. “Je loopt vanzelf tegen zaken aan die eigenlijk best iets anders ingevuld kunnen worden. Dus naast een implementatie breng je ook een stuk procesverbetering tot stand. Dat is een leercurve die je mooi meepakt.”
Zelf aan de slag met optimalisatie
Met de positieve ervaring van de implementatie kijkt het Brabantse bedrijf nu vol vertrouwen uit naar de komende maanden, die in het teken staan van optimalisatie. “Van ons oude pakket hebben wij helemaal afscheid genomen. Wij zijn volledig over, Dynamics is nu in de lead. Maar we benutten nog niet alle mogelijkheden van het nieuwe pakket. Dat is iets waar we nu aan gaan werken. We willen echt alles uit het nieuwe systeem halen. De kennis hiervoor hebben wij door de begeleiding van Skopos zelf op kunnen doen, maar zij blijven beschikbaar als back-up. Ook dat geeft een prettig gevoel. We zijn met ons nieuwe systeem voorlopig helemaal onder de pannen.”
