De digitale transitie van Zuiver: een succesverhaal

Sinds de start, meer dan vijfentwintig jaar geleden, is de Zuiver Interior Group uitgegroeid tot een wereldwijde speler in de interieursector. Hun collecties worden momenteel in meer dan tachtig landen over de hele wereld verkocht, op bijna duizend verkooppunten. Zuiver koos voor Skopos als partner in hun digitale transitie. Begin 2024 is een volledig nieuw IT-landschap live gegaan, met onder meer een ERP-, PIM- en DAM-systeem. Een integratieplatform as a service (iPaaS) koppelt alles slim aan elkaar.

We kregen de naam van Skopos door via één van de ERP-leveranciers die we hadden aangeschreven, en het gevoel was direct uitstekend”, begint waarnemend CEO Richard Aznar Webster. “Skopos heeft dan ook veel ervaring in dit soort trajecten. Daar hebben wij dankbaar gebruik van gemaakt”, vult Director Operations Raymond van der Putten aan. “Ze hebben eerst de hele projectstructuur met ons opgezet. Daarna hebben ze met een blauwdruk onze huidige werkwijze en processen in kaart gebracht – heel waardevol en zelfs noodzakelijk als je je bedrijfsblindheid wilt opheffen. We hebben ons verbaasd over onze eigen complexiteit…”

Blauwdruk als uitgangspunt

Skopos heeft vervolgens ondersteund bij de slimme uitvraag richting de markt. Van der Putten: “We hebben het selectieproces doorlopen met de blauwdruk als uitgangspunt. Zo hebben we eerst goed onderbouwd een keuze kunnen maken voor een ERP-systeem: SAP Business One. Omdat we het ERP-pakket zo licht mogelijk wilden houden, hebben we daarna ook nog een Product Information Management-systeem, een Digital Asset Management-applicatie en een iPaaS-oplossing geselecteerd. We zaten te popelen om alles tegelijk op te pakken, maar mede op advies van Skopos hebben we het in stapjes gedaan. Ook daarin zit weer hun toegevoegde waarde: zonder externe hulp waren we onszelf voorbij gelopen.”

“Kneitergoede afspraken met leveranciers”

“Hoe Skopos de contractering heeft aangepakt, vind ik ook een heel belangrijk pluspunt”, gaat Aznar Webster verder. “Skopos-directeur Ruud Haring heeft kneitergoede afspraken gemaakt met alle leveranciers – en niet alleen qua prijs. Dankzij projecten bij andere klanten wist hij precies waar uitdagingen zouden kunnen ontstaan, dus dat heeft hij meegenomen in de afspraken. Later in het traject konden we daar altijd op terugvallen. Daarmee heeft hij zichzelf dubbel en dwars terugverdiend.” Van der Putten vult aan: “MT-lid Sibo Schollema heeft daarna het stokje goed overgenomen. Hij was heel duidelijk en direct richting leveranciers als iets niet volgens afspraak ging of als iets uit de pas dreigde te lopen. Leveranciers hebben natuurlijk ook hun eigen belangen, en Sibo hield steeds in de gaten wat voor óns het beste was. Heel fijn!”

Het Juicy-project

Het project werd intern eerst het ERP IT landscape-project genoemd, maar na de keuze voor SAP Business One kwam het team met de naam ‘het Juicy-project’. Team, inderdaad. “Skopos adviseerde ons om direct vanaf de start zoveel mogelijk mensen aan te haken, om een zo breed mogelijk draagvlak te creëren”, zegt Aznar Webster. “Daar schrokken we even van, want het heeft natuurlijk flinke impact op je organisatie.

Maar nadat het advies geland was, hebben we het tóch opgevolgd. We hebben tien key users gekozen en hebben daarnaast een stuk of tien process owners aangewezen die verantwoordelijk waren voor de verschillende applicaties en processen. Achteraf bleek dit de juiste keuze. Hadden we deze twintig collega’s pas later in het proces aangehaakt, dan was hun input veel minder effectief geweest.”

Een goede, energieke sfeer in de war room

Collega’s die niet aan het Juicy-project werkten, zijn door de directie bewust gemaakt van het feit dat ze hun collega’s soms even moesten missen – en ook waarom. Zo werd ook bij hen draagvlak voor het project gecreëerd. Daarnaast werd een aparte ruimte in het pand omgedoopt tot een zogenaamde war room. Van der Putten: “Hier werkten onze key users en process owners, onze interne projectleider, de externe professionals van de implementatiepartners én de projectmanager van Skopos – Hans van Stralen – samen.” Ruud Haring, directeur van Skopos, zegt daarover: “Dat Richard en Raymond hun volledige commitment gaven en intern mensen vrijspeelden om aan dit project te werken, is één van de belangrijkste succesfactoren geweest. Te vaak doen organisaties ‘het er maar even bij’. In de war room hing bovendien altijd een goede, energieke sfeer. De verandergezindheid in het jonge team was hoog. En door de key user-planningen en de projectplanning visueel te maken op de wanden in de ruimte, wist iedereen altijd precies waar ‘ie aan toe was.”

Klankborden met professionals

De implementatie van de nieuwe systemen is dan ook goed verlopen. Van der Putten: “Wij doen dit voor het eerst en als het goed is ook eenmalig. Niemand van ons had hier dus ervaring mee, terwijl ons hele bedrijf er natuurlijk wél vanaf hing. Kunnen klankborden met professionals was dus onmisbaar. 20 januari 2024 is ons nieuwe IT-landschap live gegaan, en het draaide meteen heel stabiel. Wij vonden dat vanzelfsprekend. Maar als we anderen mogen geloven, mogen we hier heel trots op zijn.” Haring: “De livegang is twee keer uitgesteld: één keer door een technische hick-up en één keer omdat wij kritisch waren. Ze waren toen onvoldoende klaar voor livegang, en wij vonden de risico’s te groot. Gelukkig hebben ze ons advies goed opgevat – hoe graag ze ook van start wilden. In januari zijn ze live gegaan met minimale risico’s en volledig werkende applicaties die goed op elkaar aansluiten. Uiteindelijk heeft het Juicy-project maar zestien maanden geduurd. Gezien alles wat Zuiver gedaan heeft, is dat heel kort.”