"Het is een meerwaarde om met een partij te werken die gelooft in onze missie"
Hoe maak je als snelgroeiende start-up met een duurzame missie de volgende stap? Voor Fairphone was dit het onder de loep nemen van het IT-landschap en het op orde brengen van de informatiestromen. De ervaring van partners is voor het telefoonbedrijf belangrijk, maar niet te onderschatten is de culturele klik. “Bij Skopos wordt men oprecht warm van wat wij doen.”
Fairphone begon in 2013 als beweging voor eerlijke elektronica. Door een crowdfunding-campagne op te zetten werd het mogelijk een mobiele telefoon op de markt te brengen die duurzamer was dan het aanbod waar consumenten tot dan toe uit moesten kiezen. Eerlijk verworven mineralen, acceptabele arbeidsomstandigheden, recycling en hergebruik waren de uitgangspunten. Van de eerste twee modellen werden 180.000 exemplaren verkocht en inmiddels is het derde model, de Fairphone 3 gelanceerd.
Recyclen van oude telefoons
Fairphone groeide de afgelopen jaren uit tot een bedrijf van plusminus 75 medewerkers, met een kantoor in Amsterdam. Dit is nog altijd behoorlijk ‘lean’: activiteiten als logistiek, assemblage en reverse logistics zijn uitbesteed aan partners in onder meer Nederland, China en Frankrijk. Nog altijd heeft het bedrijf een typische ‘start-up’-vibe, met een vrij lage gemiddelde leeftijd en een cultuur waarin ‘doen’ centraal staat. Maar ook is het besef geland dat, wil het bedrijf kunnen blijven groeien, een ander manier van werken nodig is.
Eindeloos copy-pasten
“Een jaar of twee geleden ontstond het gevoel dat onze manier van werken niet schaalbaar was”, zegt Marco Jorritsma, projectmanager en procesanalist bij Fairphone. “Ons IT-landschap was gefragmenteerd, waardoor we veel problemen rondom data ervoeren. Copy-pasten tussen systemen was bij ons normaal en bij het rapporteren moest informatie overal vandaan komen. We gebruikten verschillende tools en werkten ook veel met spreadsheets.” Een bezoek van Marco en de toenmalige CFO aan een bedrijfssoftwarebeurs in Utrecht bracht bevestiging: een ERP-informatiesysteem was nodig, evenals een geschikte partner om de weg daar naartoe tot een goed einde te brengen.
“Het werd ons wel duidelijk op dat evenement dat de mensen die we daar spraken ook echt wisten waar ze het over hadden”, zegt Marco. “Ook hebben we geleerd dat er twee soorten mensen zijn als het om een ERP-informatiesysteem gaat: een groep die één keer zo’n traject heeft gedaan en het nooit meer wil en een groep die het altijd blijft doen.” Skopos behoort tot de laatste groep, wat vertrouwen inboezemt. “Na een zoektocht zijn we bij hen uitgekomen. Het is een partij met veel kennis, met mensen die oprecht zijn en je willen meenemen in het proces. En door de bereidheid met onze manier van denken mee te willen gaan, passen ze ook goed bij ons.”
Naar een procesgedreven organisatie
Dat laatste bleek bij het maken van de ERP-blauwdruk, waarbij alle processen in beeld worden gebracht om de informatiebehoefte te bepalen. Fairphone kwam zelf met de tool Promapp om deze te plotten. ” Door Promapp willen we onze medewerkers trainen in het procesdenken en de daarin vastgelegde processen gaan we bij de volgende fase, bij de implementatie, ook gebruiken.” Het aanbrengen van meer ‘systeem’ moet leiden tot een soepeler lopende operatie. “Onze mensen zijn nu vaak nog te veel tijd kwijt aan het doen van dingen die makkelijker kunnen. Een van onze grote doelen is het werk van collega’s leuker maken door meer tijd vrij te maken voor verbetering en minder ‘waan van de dag’.”
Het unieke aan de met Skopos gemaakte blauwdruk is dat het op dit moment één van de weinige documenten is waarop vastgelegd is hoe de processen bij Fairphone in elkaar steken. “We hebben best veel discussies gehad, waardoor duidelijk werd dat er binnen onze organisaties verschillende ideeën bestonden over hoe die ingericht zouden moeten worden. Dat alleen al is heel nuttig voor ons geweest.” Het vrijmaken van een kerngroep voor dit project in een relatief kleine – en drukke – organisatie was een uitdaging, waardoor de aanwezigheid van een ‘Skopos-collega’ een voorwaarde was om de blauwdruk op te leveren. “Wij hebben onze blauwdruk grotendeels zelf geschreven, maar Erik Huttema van Skopos was er altijd om het te begeleiden. Samen hebben we heel veel post-its geplakt en processen uitgewerkt.”
Ervaring van gebruikers leidend
Voor het selectietraject werden verschillende leveranciers uitgenodigd voor een demonstratie. “Ook daarbij was het een meerwaarde om een partij aan je zijde te hebben die het allemaal al eens gezien heeft en de finesses kent.” Marco merkt op dat het tijdens deze demonstraties snel duidelijk werd met welke leveranciers er een match was. “Onze key-users waren heel positief over één partij. Het pakket van deze partij had veel overlap met onze processen, maar net zo belangrijk was de user experience, waardoor onze gebruikers zich er natuurlijker in thuis voelen. Daarnaast is er een culturele match: het is een relatief jonge aanbieder met een open source-achtergrond.”
Het implementatietraject staat nu op het punt van beginnen. “Sowieso doen wij dit stapsgewijs. Met de leverancier en onze implementatiepartners sparren wij over de onderdelen die wij willen integreren en waar wij beginnen. Voor ons zijn met name zaken als reparaties, warehousing en flexibiliteit in het realiseren van integraties met partners belangrijk.” De open houding tegenover partners maakt duidelijk dat juist een juiste keuze op dit gebied essentieel is voor Fairphone.
“Wij zijn een club van jonge honden en de ervaring van Skopos maakt voor ons veel verschil. Maar dat is niet alles: wij werken het liefst samen met mensen die warm worden van waar wij voor staan en die willen meebouwen aan ons succes. En dat geldt zeker voor Skopos.”
