Het vervangen van een verouderd informatiesysteem mondde bij deurenbedrijf Albo uit in een innovatieslag die de komende jaren veel voordeel op gaat leveren.

"Tijdens dit traject is er veel energie losgekomen in ons bedrijf"

Albo Deuren, gevestigd in het Twentse Albergen, is een bedrijf dat zich specialiseert in het verhandelen, produceren en monteren van houten deuren en ramen. Met het breedste assortiment van Nederland op dit gebied levert het aan verschillende soorten zakelijke klanten, van speciaalzaak tot vastgoedontwikkelaar en woningcorporatie. “Ons werk is heel divers”, zegt directeur Jos van der Laan. “Dat maakt ons werk leuk en soms ook lastig, want focussen op één type deur of klant is er niet bij. Je kunt bij ons een deur helemaal ‘kaal’ bestellen, maar ook een heel project turn-key afnemen.”

ERP-systeem aan vervanging toe

De laatste jaren onderging het bedrijf de nodige veranderingen. Als ‘Albergs Bouwbedrijf’ werd het in de jaren tachtig opgericht, waarna het een handelsonderneming werd. Sinds 2007 is Albo – door deelnemingen in Duitsland en Roemenië – een productiebedrijf, gericht op klantspecifieke productie. Zo’n 135 mensen werken nu voor Albo, waarvan ongeveer de helft in Nederland. Ook de informatiebehoefte is veranderd. In 2016 werd besloten dat het ERP-systeem toe was aan vervanging. “Op dat moment was het zo’n tien jaar oud en het bevatte veel maatwerk. Daardoor konden we niet mee met nieuwe releases. Dan veroudert een systeem snel en bij ons was het einde van de levenscyclus wel bereikt.”

De grootste uitdaging in de informatievoorziening bevond zich aanvankelijk op het vlak van offerte- en orderinvoer voor bewerkte deuren, een activiteit die bij Albo goed is voor ongeveer de helft van de omzet. Accurate en actuele managementinformatie, berekening van marges en plannen van materiaalstromen waren verbeterdoelen, net als het vergroten van de operationele efficiency en reductie van faalkosten. Om het proces van de ERP-selectie en -implementatie te begeleiden, werd Skopos ingeschakeld. “Vanaf het begin was er een goede klik. Zij hebben ons bij de hand genomen. Zo vonden zij dat wij eerst aan een blauwdruk moesten werken. Dit heeft voor ons heel positief uitgepakt.”

Geen directiefeestje

Een belangrijke succesfactor is geweest om van het nieuwe ERP-systeem geen ‘directiefeestje’ te maken. “Het systeem is van ons allemaal. De medewerkers zijn bij het hele selectietraject tot en met de implementatie betrokken geweest. Dit vraagt veel van hen naast hun dagelijkse werkzaamheden. Het is een groot voordeel om alle medewerkers er bij te betrekken gelet op het feit dat we er natuurlijk ook allemaal mee gaan werken.” Kerngebruikers hebben in groepen gewerkt aan de blauwdruk, een document dat de volledige scope van de informatiebehoefte beschrijft. Hierin zijn alle primaire en ondersteunende processen meegenomen. Een waardevolle exercitie, oordeelt de Albo-directeur. “Wij hebben hierdoor gemerkt dat wij heel veel processen ook anders kunnen gaan inrichten. Dat was voor ons een eyeopener, evenals voor medewerkers die al lange tijd bij ons werken en aan een bepaalde manier van werken gewend zijn geraakt.”

Tijdens het traject is de beslissing genomen om naast de keuze voor een ERP-systeem ook met een Product Configurator te gaan werken. Iets wat voorheen altijd voor onmogelijk werd gehouden. “Maar met de IT-technologie van nu kan het wél. Het gaat hier om een pakket waarmee wij producten kunnen samenstellen, waardoor fouten later in het productieproces voorkomen worden.” Het inrichten van de tool met de juiste regels, standaarden en dwarsverbanden tussen producten betekent weliswaar een tijdsinvestering, maar deze zal zich snel gaan uitbetalen door lagere faalkosten en tijdswinst in het orderproces.

Na de implementatie verder optimaliseren

Op basis van de eisen in het voortraject is met Skopos een selectie van ERP-leveranciers gemaakt. Na de presentaties door deze leveranciers is er een keuze gemaakt en in januari begon de implementatie. De live-gang staat gepland voor november van dit jaar. In samenspraak met Skopos is een externe ruimte ingericht waar een drietal medewerkers ongestoord kan werken aan de implementatie. Behalve betere informatievoorziening en efficiencyverbeteringen denkt Van der Laan dat ook klanten uiteindelijk profijt zullen hebben van het traject. Bijvoorbeeld wanneer Albo de Product Configurator ook als dealerportaal gaat inzetten. “Wij hebben er aanvankelijk voor gekozen ons alleen te richten op intern gebruik. Na de implementatie gaan wij optimaliseren. Op termijn kunnen we misschien zelfs nog verder gaan, door het aankoppelen van een consumentenportaal.”