"Komst van nieuwe ERP-software is ook cultuurverandering"
Omdat verouderde informatiesystemen verdere groei in de weg stonden, besloot SRG International op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Een flinke uitdaging: handel zit weliswaar in het DNA van het Brabantse bedrijf, IT zit daar een stuk minder. Het was dan ook belangrijk dat er een partner werd gevonden die niet alleen veel kennis meebracht, maar ook de cultuur binnen de organisatie zou snappen.
ERP en WMS bij SRG
SRG International is een bedrijf dat zogeheten ‘fast-moving consumer goods’ levert aan de non-food en discount retail. Vaak gaat het dan om food- (snoepgoed, bijvoorbeeld) en care-producten (zoals zeep). Het bedrijf koopt grote partijen op, maar koopt ook in bij grote food-corporates waaronder Mondelez en Nestlé. Zorgvuldig opgebouwde en onderhouden relaties met retailketens zoals Action en discounters geven het bedrijf een brede afzetmarkt. “De handelsgeest zit in het DNA van ons bedrijf”, zegt John van Ravenstein, directeur logistiek, warehousing, VAL-activities en (transport)planning. Ondertussen is er de afgelopen jaren veel veranderd. Het zittende management nam enkele jaren geleden, deels met behulp van investeerders van buiten, de aandelen over van de oprichter van het bedrijf. In 2019 volgde de naamwijziging van Strootman Retail Group naar SRG International en een verhuizing van de verouderde bedrijfslocatie in Oudenbosch naar een splinternieuw pand in Oud-Gastel.
Efficiencyslag & cultuurverandering
Onnodig veel handwerk
De vervanging van enkele belangrijke bedrijfsinformatiesystemen stond destijds hoog op de agenda. “Onze ERP- en WMS-systemen zijn inmiddels ruim tien jaar oud en hebben in de tussentijd geen updates gehad. Bepaalde functionaliteiten die je inmiddels als standaard zou kunnen zien, zitten niet in onze software”, vertelt Van Ravenstein. “Het gevolg is dat we nog steeds op dezelfde manier werken als tien jaar geleden, terwijl onze omzet drie keer zo hoog is. “Dit resulteert in trage en inefficiënte processen die onvoldoende ondersteund worden door de systemen. “Daardoor is er sprake van onnodig veel handwerk, zoals zaken die vastgelegd zijn in Excel-lijsten en dubbele invoer van informatie. Ook is de datakwaliteit behoorlijk pover door alle processen heen. Je kunt dan wel harder gaan lopen en ‘extra handjes bijzetten’, maar vooral moeten we onze processen efficiënter gaan inrichten.”
Duidelijk verwachtingspatroon
Via het eigen netwerk werd gezocht naar een partner die kon ondersteunen in het ERP selectietraject en tijdens de implementatie van een nieuw ERP-systeem. “Voor ons was het daarnaast heel belangrijk dat zo’n partij zou passen bij onze cultuur en zou begrijpen waar wij nu staan qua kennis, ervaring en niveau. Handel zit dan wel in ons DNA, maar de IT-functie is volledig uitbesteed en er zijn maar weinig mensen die het proces van begin tot eind overzien.” Met Skopos werd deze klik gevonden en na een overtuigende presentatie aan het management werd er gedurende twee dagen een Pressure Cooker uitgevoerd om een nulmeting te maken en een advies uit te brengen. “Voor iedereen in ons bedrijf is dit goed geweest. De urgentie werd voor alle betrokkenen duidelijk en het verwachtingspatroon van het traject is heel helder geschetst. Een van de uitkomsten is dat wij moesten gaan investeren in procesverbeteringen over de verschillende afdelingen heen, maar ook in onze mensen.”
Gewenste situatie in kaart gebracht
Na de eerste inventarisaties zijn medewerkers van SRG International en adviseurs van Skopos gezamenlijk aan de slag gegaan om alle huidige processen te schetsen, inclusief de knelpunten en verbeterkansen. Ook is de gewenste situatie grondig in kaart gebracht, waarbij we gezamenlijk gewerkt hebben aan steeds betere processen. Op basis van deze blauwdruk is de pakketselectie uitgevoerd. Ook tijdens de implementatie, die de komende maanden zal gaan plaatsvinden, vormt dit document het uitgangspunt. “Samen met Skopos hebben we naar alle processen gekeken en zijn we de markt op gegaan op zoek naar passende aanbieders en systemen. In dit traject ontstond de discussie of we wel moesten kiezen voor de implementatie van zowel een ERP- als WMS-systeem. Uiteindelijk hebben we gekozen om aanvankelijk alleen het eerste te doen, omdat de complexiteit anders te groot zou worden voor onze organisatie.” Daarna volgt het magazijnsysteem.
Actiegerichte oplossing
Het ERP-pakket dat SRG International nu implementeert was in het selectietraject een duidelijke winnaar. “Beheersbaarheid is een van de aspecten die wij prettig vinden. De kerngebruikers die ook betrokken zijn geweest bij het maken van de blauwdruk gaven daarnaast ook aan dat zij het meeste gevoel hadden bij deze oplossing. De look & feel sprak hen aan. Het past daarnaast ook goed bij onze processen dat de software focust op de uitzonderingen in processen; dingen die misgaan en waar een actie nodig is. Als een gebruiker ’s ochtends inlogt dan krijgt deze direct een overzicht te zien van de meest urgente zaken die aandacht nodig hebben. Tot slot gaf de partij die ons helpt met de implementatie tijdens hun presentatie ook blijk van een uitgebreide kennis van onze business, wat ons veel vertrouwen gaf.”
Scherpe onderhandelingen
Wat ook veel vertrouwen gaf, was de rol van Skopos. “De adviseurs van Skopos hebben veel kennis ingebracht en zijn samen met onze medewerkers op een heel natuurlijke manier gekomen tot een beschrijving van de gewenste situatie en de selectie van de oplossing. Dat heeft al toegevoegde waarde, maar wat daarbij nog extra hielp is dat zij onze organisatie begrepen. Je kunt namelijk aan de bovenkant van de markt gaan zitten met high-end pakketten en hoge kosten, maar zij voelden ook aan dat wij een laagdrempelige oplossing nodig hadden. “In de onderhandelingsfase met de ERP-leverancier toont Skopos nu ook de toegevoegde waarde. “Ze weten waar ze over praten en onderhandelen scherp, niet alleen over kosten maar ook over de voorwaarden.”
Het stuur in eigen handen
Naar verwachting zal SRG International in de eerste helft van 2022 nog volop actief zijn met de implementatie van het nieuwe systeem. “We hebben op verschillende afdelingen, waar wij key users nodig hebben, de capaciteit uitgebreid zodat we voldoende tijd kunnen besteden aan het project om tot het beste resultaat te komen. Dat is al een uitdaging op zich, want we zitten in een snelle markt. Veel gebeurt ad-hoc en dan heb je vaak juist je meest ervaren mensen nodig. Dat zijn precies de key users die ook betrokken zijn bij het implementatietraject. “Met het nieuwe systeem hoopt SRG International verder te kunnen groeien qua omzet, zonder daarvoor de personele bezetting in de backoffice en in kantoorfuncties te vergroten. “Het is een efficiencyslag, waarbij het systeem de gewenste procesverbeteringen op een gestructureerde wijze moet faciliteren. Wat dat betreft is het ook een cultuurverandering. Illustratief is dat we bijvoorbeeld nu voor het eerst een applicatiebeheerder hebben aangenomen die begint op 1 februari 2022. Wat betreft het beheer van onze informatiesystemen willen we meer in de lead komen, dat is wel een les die we uit de voorgaande jaren hebben getrokken. We willen in de toekomst zelf het maximale uit de informatiesystemen kunnen halen, zonder daarbij afhankelijk te zijn van derden”
Vormen verouderde bedrijfsinformatiesystemen ook het knelpunt voor de verdere groei van uw organisatie? Praat vrijblijvend met ons over de kansen voor uw bedrijf. Neem contact op met Ruud Haring.
