"We kunnen nu snel verstandige keuzes maken."
Zwartz over op nieuw ERP-systeem
Een snel veranderend bedrijf heeft behoefte aan ICT die registreert en faciliteert. Bovendien dienen voorraad en financiële administratie één te zijn. Dat is waar Skopos textielbedrijf Zwartz uit Oldenzaal succesvol mee heeft geholpen. “Taken zijn daar neergelegd waar ze horen. Daardoor zijn de processen efficiënter geworden en hebben we minder verspilling. Als eindverantwoordelijke kan ik bovendien beter sturen.”
De familienaam Zwartz loopt als een rode draad door de geschiedenis van de Twentse textielindustrie. Het bedrijf dat deze naam draagt is niet alleen een van Nederlands oudste textielfabrieken, maar ook het oudste bedrijf van Oldenzaal, opgericht in 1835. Inmiddels staat de vijfde generatie – in de persoon van Ronald Zwartz – aan het roer bij het 55 medewerkers tellende bedrijf.
De onderneming startte in 1835 met veertig thuiswerkers, die in de winters op de deel garen sponnen voor Zwartz. Boeren maakten daar vervolgens weefsels van. Zwartz verhandelde ze. Begin 1900 werd het bedrijf industrieel. In 1927 kwamen de eerste weefgetouwen in een nieuwe weverij aan de Parallelstraat.
Diverse product-markt-combinaties bepalen vandaag de dag het gezicht van de werkmaatschappij S.I. Zwartz BV. Van matrasbescherming tot poetsdoeken en van decoratie tot stoffen en jute weefsels voor technische doeleinden. Ook kent Zwartz sinds 2007 een tweede werkmaatschappij, Zwartz Laminating Converting BV, een projectmatige onderneming waar lamineren centraal staat. “Vrijwel altijd leveren wij de halffabricaten waar onze klanten het eindproduct van fabriceren”, vertelt Ronald Zwartz, directeur van Zwartz. Denk aan het
laminaat waar de klant inlegzooltjes uit stanst. Of aan het lichte tapijt waar de vliegtuigtapijtwever brandwerende tapijten voor in vliegtuigen uit realiseert. “Altijd werken we samen met de klant en de toeleverancier om tot een onderscheidend product op maat te komen. We maken gebruik van drie unieke machines om te lamineren. Dat heeft geen enkel ander bedrijf.”
IT vernieuwen
Zwartz spreekt wel van ‘management by opportunities’. “We zijn flexibel in het inspringen op nieuwe kansen en mogelijkheden.” Zo is het bedrijf in 25 jaar tijd qua omzet verdrievoudigd, terwijl 80 procent van die omzet sinds 1992 voortkwam uit andere producten en markten. Eind jaren ’90 wilde het bedrijf herbouwen, maar uiteindelijk koos het voor nieuwbouw. Liefst 13000 vierkante meter heeft Zwartz tot zijn beschikking in Oldenzaal, waarmee het met name internationale klanten bedient. Export bedraagt circa 80 procent van de omzet.
De gewenste flexibiliteit en de veranderingen die het bedrijf de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en doorgevoerd, maakten dat het oude ICT-systeem niet meer goed aansloot op de bestaande organisatie. “Beide BV’s zaten nog in één administratie”, zegt Zwartz. “Dat moest worden gesplitst. Bovendien was de gebruiksvriendelijkheid van ons systeem niet optimaal en moet een systeem met een bedrijf mee kunnen groeien.”
Kritische vragen
Zwartz kende de directie van Skopos, dat organisaties begeleidt in dit soort trajecten, en schakelde het consultancybureau in. De conclusie van Skopos was duidelijk. Het oude systeem zou behoorlijk op de schop moeten om het passend te maken, inclusief bijbehorend kostenplaatje. “In het oude pakket zat weinig toekomst; het liep achter de ontwikkelingen aan”, zegt Ruud Haring, directeur van Skopos. “We hielpen ze kritische vragen te stellen.” De antwoorden op die vragen maakten dat Zwartz besloot verder te kijken. Zwartz en Skopos zijn een selectietraject gestart, waarbij Skopos hen begeleidde. Ivo Egbers, financial controller bij Zwartz: “Dat was erg prettig: zij doen dit tien keer per jaar, wij eens in de tien jaar.”
Het uiteindelijk gekozen pakket, Microsoft Dynamics NAV, sluit volgens Egbers beter bij de organisatie aan. “De implementatiepartner Add-it Infosystems uit Genemuiden waar we mee in zee zijn gegaan, is zeer bekend met de textielbranche.
Zij begreep de productieprocessen dan ook het beste en stak boven de rest uit.” Inmiddels werkt Zwartz al weer enkele maanden met het nieuwe systeem. Egbers durft te zeggen dat de keuze een goede is geweest. “We zijn niet stilgevallen; alles heeft gewoon doorgedraaid. We gingen de veertiende november live en diezelfde dag nog gingen de eerste facturen de deur uit. Dat is heel wat anders dan de dramaverhalen die we wel eens horen.”
Project financieel geslaagd
Zwartz maakte onder begeleiding van Skopos een blauwdruk van de organisatie, waar het systeem logischerwijs op moest aansluiten. Aan de hand daarvan is een implementatietraject gestart, waarbij een specialist van Skopos als intern projectleider werd gestationeerd. Aan het begin van het implementatietraject waren er wat opstartproblemen, maar Skopos belegde snel een bijeenkomst met alle betrokken partijen om de kou uit de lucht te nemen. Met succes, want daarna verliep de samenwerking uitstekend.
In eerste instantie is de scope beperkt gehouden. De basis moet staan. “We kunnen nu al snel verstandige keuzes maken. Hierna gaan we het systeem en het CRM-onderdeel verder optimaliseren”, aldus Egbers. Door de goede voorbereiding is het meerwerk op het project beperkt gebleven tot drie dagen. “Daarmee heeft Skopos ons echt een dienst bewezen. In totaal zijn we sowieso binnen 90 procent van het budget gebleven, dus ook financieel is het project geslaagd te noemen.” Het project heeft slechts twee weken uitloop gekend.
Processen efficiënter; minder verspilling
Het nieuwe systeem heeft bijgedragen aan verbeteringen in het logistieke proces.
De software registreert en faciliteert. Egbers: “In het oude pakket moesten we batches draaien. Nu zien we real-time hoe alles ervoor staat. Voorheen moesten we bovendien voorraadmutaties doorzetten naar het grootboek. Nu is dit één systeem. Je schiet door het pakket; ook autorisaties zijn veel gemakkelijker.” Of het nu om de administratie, verkoop of management gaat: iedereen ziet precies die zaken die voor hem of haar van belang zijn. Zwartz: “Taken zijn daar neergelegd waar ze horen. Daardoor zijn de processen efficiënter geworden en hebben we minder verspilling.”
Haring is tevreden met de gekozen oplossing en de manier waarop Zwartz ermee omgaat. “Ze hebben nu echt 
software tot hun beschikking waar ze veel kanten mee op kunnen. We maken nu samen met Zwartz een optimalisatieplan waarbij we stap voor stap de aanwezige functionaliteit verder gaan benutten.” Egbers: “We kunnen straks op een ander niveau plannen; we kunnen onder meer verder vooruit plannen. Bovendien kunnen we meer data verzamelen en analyseren.” Dat laatste maakt vooral dat het bedrijf slimme beslissingen kan nemen. Zwartz: “Als eindverantwoordelijke kan ik beter sturen, omdat alles inzichtelijk is. Ideaal.”
Is dit ook uw uitdaging? Praat vrijblijvend over de kansen binnen uw organisatie?
N
eem contact op met Ruud Haring.
Nog meer klantverhalen lezen?