"De basisprocessen moeten op orde zijn voor groei."
Innovatief Rena klaar voor toekomst dankzij nieuwe IT-architectuur
Van de LED-verlichting in de Markthallen in Rotterdam tot specialistische verlichtingstoepassingen in de tuinbouw en Oil & Gas-industrie: Rena is de LED-specialist bij uitstek. Begin jaren 90 experimenteerde het bedrijf van de ‘briljante’ uitvinder/elektrotechnicus René Geerts als eerste met LED en het automatisch plaatsen daarvan. Het elektrotech
nische bedrijf uit Zundert ontwikkelde zich de afgelopen 35 jaar stevig en is geleidelijk uitgegroeid van engineeringsbedrijf tot een allround speler op het gebied van industriële controls en ‘LED light engine business’ met wereldwijde activiteiten. Rena ontwikkelt klantspecifieke LED-modules, zowel voor toepassing in binnen- en buitenverlichting als in de entertainmentbranche, theaters of bij complexe offshore toepassingen.
Anders organiseren
De klant- en projectspecifieke ontwikkeling is altijd de ruggengraat gebleven van het bedrijf, dat een sterk innovatief karakter heeft. “Onze klanten hebben behoefte aan een product dat ze niet standaard ergens kunnen kopen”, vertelt Jochem Winkelman, Director of Operations & Finance bij Rena. Bij de onderneming, die inmiddels eigendom is van investeerders, spreekt men van high mix, low volume. “Dat vergt een goede organisatie. En als je groter wordt, moet je je bovendien anders gaan organiseren”, zegt Winkelman. “Van onze investeerders hebben we sinds 2013 de taak meegekregen om het bedrijf schaalbaar te maken voor sterke groei.” Deze groei wil het management bereiken door te sturen op vier pijlers:
1) de juiste mensen,
2) die weten wat ze moeten doen, lees: duidelijke taken en processen,
3) beschikken over de juiste middelen en
4) de motivatie en discipline hebben om dat uit te voeren.
Extra moeilijkheid is het feit dat een aanzienlijk deel van de circa honderd medewerkers pas maximaal enkele jaren in dienst is.
ERP-systeem
E
en jaar of tien geleden is een ERP-systeem geïmplementeerd. Dit systeem is tamelijk ‘ongecontroleerd’ beheerd. “Er is van alles mee gedaan, er zat niet echt regie op”, vertelt Vincent Mouwen, Informatie Manager bij Rena. Elke afdeling kent haar eigen processen en vraagt om andere functionaliteiten. De data zit in meerdere systemen. De IT-architectuur past niet meer bij wat Rena vandaag de dag is. Winkelman heeft uitgezocht: als het bedrijf twee keer zo groot wil worden, heeft het drie keer zoveel mensen nodig wanneer het blijft werken met het huidige systeem. “Het is inefficiënt, vereist veel denkkracht. Het systeem werkt niet voor ons, het is andersom.”
Rena bepaalde twee jaar geleden dat het echt anders moest. De modernisering van de IT-hardware en het ERP-systeem kwamen nadrukkelijk op de agenda van het management te staan. Hiervoor is Rena op zoek gegaan naar een onafhankelijke partner. “Dit is niet onze core business. We doen dit eens in de zeven jaar, dus weten niet precies waar we op moeten letten”, vertelt Mouwen. Rena ging in gesprek met drie partijen, waarbij Skopos uiteindelijk als winnaar uit de bus kwam. Winkelman: “Eén partij was te duur en één partij had een te uitgebreid verhaal. Skopos voelde ons goed aan begreep het beste wat we nodig hadden en waar we naar op zoek waren. Het moet pragmatisch en niet te groot.”
Project 1: Focus
Het totale plan werd in drie projecten opgedeeld. “In project 1, getiteld Focus, bepaalden we wat er precies moest
gebeuren. Wat voor IT-architectuur streven we na? En waar beginnen we mee? We wilden onze roadmap vaststellen”, zegt Mouwen. “We zijn uiteindelijk voor ERP gegaan vanwege onze groeiambities en omdat ERP voor ons de basis vormt van een goede IT-architectuur.”
Project 2: Courage
Project 2 (Courage) startte met het maken van een blauwdruk van de eigen organisatie. In deze blauwdruk zijn de cijfers, omzet per afdeling, de processen, en het verbeterpotentieel (dus ook verspilling) opgenomen. “De mensen van Rena zelf zijn hiermee aan de slag gegaan, op basis van workshops die wij organiseerden”, vertelt Ruud Haring, directeur van Skopos. “Samen hebben we het plaatje van de toekomst geschetst. De blauwdruk helpt om procesmatig te denken, zeker wanneer je hem zelf maakt.” Het gezamenlijk bepalen van het einddoel is eveneens van grote waarde. “Mensen moeten grenzeloos denken. Voor iedereen is meteen duidelijk waar de kansen liggen en wat het
nieuwe systeem moet kunnen.”
Vervolgens stond de selectie van een ERP-oplossing en -leverancier op het programma. “Skopos heeft ons geholpen
bij het opstellen van een shortlist en heeft de sessies met de partijen begeleid”, vertelt Winkelman. Ook bij de contractering was Skopos nadrukkelijk betrokken. “De ervaring die Skopos heeft met dit soort trajecten is heel waardevol. Dankzij deze aanpak is het voor alle betrokkenen volstrekt duidelijk wat er moet gebeuren. Het contract zit stevig in elkaar.”
Project 3: Perseverance
Met Skopos als begeleider heeft Rena een plan van aanpak voor het derde en laatste project binnen het totale IT-traject opgesteld. Dit project is omgedoopt tot Perseverance (volharding/doorzettingsvermogen). “Dat gaat om de implementatie zelf”, zegt Mouwen. Het bureau uit Hengelo biedt ondersteuning. “Het is fijn om te sparren met een onafhankelijke buitenstaander. Samen leggen we de pijn bloot. Wat hebben we nou gezien?”, vertelt Winkelman. De hulp van Skopos heeft volgens hem bij
gedragen aan de snelheid en focus. “We zitten met veel verschillende
uitdagingen. Nieuwe fabricageprocessen, nieuwe toepassingen, nieuwe eisen: alles verandert continu. Niet uit de bocht vliegen is dan een belangrijke kwaliteit.” Al met al is de basis gelegd voor een schitterende toekomst. “De basisprocessen moeten op orde zijn voor groei. Dit is het fundament voor de toekomst. Zijn de planning en logistiek op orde en efficiënt ingericht, dan kun je als bedrijf het verschil maken op innovatie.”
Rena mag zich ontwikkelpartner van machinebouwer ASM noemen. Het bedrijf heeft als eerste een compleet nieuwe lijn van ASM. ”In 2017 willen we onze volledige SMT-afdeling onderbrengen in het Smart Factory concept van ASM. Uiteraard gekoppeld aan ERP, zodat er nooit verrassingen zijn. De jaren die volgen staan in het teken van verdere optimalisatie van de fabriek. De basis voor een mooie toekomst is gelegd.”
Is dit ook uw uitdaging? Vraag vrijblijvend de valkuilen presentatie aan en/ of praat verder met Ruud Haring over de kansen binnen uw organisatie.
Nog meer klantverhalen lezen?