Je hebt succesvol een nieuw ERP-systeem geselecteerd. Nu wil je het ook succesvol implementeren.
Het implementeren van nieuwe business-software vraagt heel veel van een bedrijf. Het is kostbaar, complex, risicovol en onbekend terrein voor de meeste bedrijven. Je hebt natuurlijk de hulp van je leverancier bij de implementatie. Maar zijn opdracht is het technisch goed opleveren van het ERP-systeem. Jij wilt een goed werkend ERP-systeem dat al jouw bedrijfsprocessen ondersteunt zoals je dat vooraf hebt afgesproken. Daarom heb je bij een ERP implementatie bijna altijd de hulp nodig van een consultant of andere ERP specialist.
Ben je er zeker van dat je zelf genoeg expertise in huis hebt volg dan onderstaande stappen. Op deze manier verloopt de implementatie succesvol.
Zorg ervoor dat je een duidelijk plan hebt voordat je begint met de implementatie. Dit plan moet rekening houden met de specifieke behoeften van jouw bedrijf, het budget, de tijdlijn en de verwachte resultaten. Als er in deze eerste fase van het project onduidelijkheid bestaat over doelstellingen, een eigen visie, budget, planning of het bedrijfsproces, komen bij de implementatie van de ERP software de gevolgen daarvan aan het licht. Heb je voorafgaand aan de ERP selectie een proces-en informatieanalyse gemaakt dan heb je een groot deel van bovenstaande al vastgelegd.
Realiseer je goed dat de implementatie tot een grote verandering leidt binnen jouw bedrijf. Voordat je begint met de implementatie, moet je jouw bedrijf voorbereiden op de veranderingen die komen gaan. Dit houdt in; het trainen van je medewerkers, het opzetten van interne communicatie en het identificeren van verantwoordelijkheden. Tijdens de training leren de medewerkers omgaan met de nieuw ERP software. Bovendien krijgen zij daarbij informatie over de functionaliteit en het doel van het gebruik. Wanneer zij inzicht hebben in het hoe en waarom van het ERP-systeem is er meer betrokkenheid en acceptatie van het nieuwe systeem. Dit draagt bij aan het succes van het ERP-systeem. Besteed je hier geen of te weinig aandacht aan dan ga je je mensen verliezen, haken ze af en ontstaat er weerstand. Dan komt een succesvolle implementatie in gevaar.
Besteed aandacht aan het importeren van data en koppeling met bestaande software. Bij het inrichten van het ERP systeem moet bestaande data van het oude systeem overgezet worden naar het nieuwe. Deze stap wordt ook wel datamigratie genoemd. Daarnaast moeten werkinstructies en procedures gemaakt worden. In deze fase wordt ook de connectie met bestaande software in jouw bedrijf gerealiseerd. Verder maakt systeembeveiliging nog deel uit van deze operationele fase. Een deel hiervan is de verantwoordelijkheid van jouw ERP leverancier.
Test met een proefversie en houd ruimte voor verbetering. In de testfase beoordeel je of het systeem goed functioneert en los je onvolkomenheden op.
Voer een pilot uit voordat je het ERP-pakket volledig uitrolt. Hierdoor test je de effectiviteit van het pakket en identificeer je eventuele problemen voordat het volledig in gebruik wordt genomen.
Volg het project nauwlettend en los problemen snel op. Communiceer de voortgang met alle belanghebbenden en documenteer eventuele veranderingen in het plan. Dit zorgt voor draagvlak en vermindert weerstand.
Tot slot, blijf nadat de implementatie is voltooid de prestaties van het ERP-pakket monitoren en evalueren om ervoor te zorgen dat het aan de verwachtingen blijft voldoen. Je kunt bijvoorbeeld KPI’s (Key Performance Indicators) gebruiken om de prestaties te meten en te rapporteren. Na de operationele fase functioneert het ERP systeem, maar daarmee is het traject nog niet ten einde. Het is van belang om het proces te blijven monitoren om op die manier eventuele verbeteringen aan te brengen. De mogelijkheid bestaat bovendien dat er nog weerstand bestaat bij jouw medewerkers. Transparantie en communicatie zijn voor, tijdens en na de ERP implementatie daarom van groot belang. Wanneer je goed naar je medewerkers luistert, vergroot dat hun betrokkenheid bij het bedrijf.
Het implementeren van een ERP-pakket vergt veel van je mensen, tijd en middelen. Wanneer jij deze stappen volgt, kunt jij ervoor zorgen dat de implementatie succesvol verloopt en jouw bedrijf de voordelen van het nieuwe systeem volledig kan benutten.
Wil je liever begeleid worden in dit proces door een ervaren partner? Mail ons via onderstaande knop of neem direct contact op met Gerrit Vixseboxse, directeur Skopos.
Weten hoe onze klanten dit hebben aangepakt? Lees dan deze artikelen.
"Schaalbaarheid vergroten zodat we internationaal kunnen doorgroeien"
Wajer Yachts ondernam een zoektocht naar een ideaal ERP-pakket: “Uitbesteden wat je zelf niet goed kunt”
"Een bestaand maatwerk systeem vervangen is net een openhartoperatie."
Vepo zocht een partij met veel ervaring en werd door een relatie op Skopos gewezen.
"Ondanks uitdagingen in dertien weken live met nieuw ERP-pakket"
Luijtgaarden wil alles uit het nieuwe systeem halen voor verdere groei en is klaar voor de toekomst.