Samen met Skopos maakt SABA van een ERP-uitdaging een succesverhaal
De implementatie van Microsoft Dynamics 365 bij SABA zat muurvast. Dankzij de structuur, focus en begeleiding van Skopos ging SABA succesvol live in Nederland en Polen. Inmiddels werkt SABA verder aan de internationale uitrol van het ERP-platform.
Jeroen Straathof is al zo’n dertig jaar CFO en sinds augustus 2022 vervult hij die rol bij SABA. Dit Achterhoekse bedrijf produceert hoogwaardige lijmen voor de matras- en meubelindustrie en kitten voor transport, bouw en infra. De productontwikkeling gebeurt in Dinxperlo, net als de productie en een deel van de verkoop. Met verkoopvestigingen in Polen, Noord-Amerika, Roemenië, Australië én China is SABA wereldwijd actief.
Een ongebruikelijke vraag
Begin 2022 zat SABA middenin een vastgelopen implementatie van Microsoft Dynamics 365. Via de IT-manager die destijds bij SABA werkte, kwam Skopos in beeld. Maar de vraag die SABA stelde, was ongebruikelijk: ze zochten geen onafhankelijke begeleiding bij hun ERP-implementatie, maar een product owner. “Onze vorige CEO had veel andere prioriteiten en weinig affiniteit met IT. Daarnaast was er even geen CFO. Daardoor was er intern ook geen product owner”, vertelt Jeroen. “Hoewel je zoiets normaal gesproken niet uitbesteedt, is Skopos-directeur Ruud Haring gevraagd om de rol tijdelijk in te vullen. Toen ik bij SABA begon, hebben Ruud en ik nog even samen opgetrokken. Daarna heb ik het stokje overgenomen.”
Grip op scope en verwachtingen
“Ruud en collega’s hebben ons geholpen om de implementatie weer op de rit te krijgen”, gaat Jeroen verder. “Met een blauwdruk maakten zij de minimale requirements voor Microsoft Dynamics 365 inzichtelijk en brachten zij onze huidige en gewenste situatie in kaart. De blauwdruk was een goede manier om onze gedachten te organiseren: zijn we het eigenlijk wel eens over waar we naartoe willen? Vervolgens heeft Ruud ons begeleid in de selectie van een nieuwe implementatiepartner, Prodware. Voor hen was de blauwdruk de basis om de scope van het project goed neer te zetten. Dat was voor ons essentieel, want bij onze vorige implementatiepartner was de scope veel te groot ten opzichte van de beschikbare capaciteit. Dat maakte het project niet behapbaar.”
Succesvolle ERP-implementatie bij SABA
Bespreek jouw uitdagingSturing en stevige begeleiding
Het nieuwe implementatietraject is eind 2022 in de steigers gezet en in januari 2023 van start gegaan, onder begeleiding van een projectmanager van Skopos. Het idee was om in december van dat jaar live te gaan, maar dat is uiteindelijk 1 januari 2025 geworden. “Dat had alles te maken met de beschikbare capaciteit binnen SABA zelf. Een ERP-implementatie vraagt veel tijd van je eigen mensen. Bovendien hadden we nog maar weinig ervaring met dit soort complexe projecten, waardoor we toch meer sturing en stevige begeleiding nodig hadden”, vertelt Jeroen.
Key-users in de hoofdrol
Om die reden heeft senior adviseur Sibo Schollema aan het einde van het eerste kwartaal van 2023 het stokje overgenomen van zijn collega-projectmanager. Bij het implementatietraject waren verder zeventien key-users betrokken. “We zijn in 2022 verhuisd en onze oude locatie stond nog te koop”, vertelt Jeroen. “Op die locatie hebben we een projectruimte ingericht, zodat de key-users daar twee dagen per week ongestoord konden samenwerken. Daarnaast hebben we ze nog een dag per week beschikbaar gemaakt om zelf aan de slag te gaan met het nieuwe systeem. Daarin volgden we het advies van Sibo: een ERP-implementatie van deze omvang kan niet naast je dagelijkse werkzaamheden.”
Van scepsis naar vertrouwen
Drie super key-users – Rick Rozijn, Bram van Gemert en Alon Baruch – overzagen alle domeinen en key-users. Dat deden ze samen met Sibo en projectmanager Olav de Kock en solutions architect Harold van Boxtel van Prodware. “De key-users kijken heel positief terug op het traject”, vertelt Jeroen. “Het liep al zo lang dat veel mensen het gevoel hadden dat het nooit zou lukken. Tot de integrale testfase bleven mensen sceptisch: iedereen was bezig met zijn of haar eigen domein. Tijdens het integraal testen kwam er een omslagpunt: ‘Sámen kunnen wij dit!’. Juist dit soort veranderingen vragen aandacht voor mensen, processen en changemanagement. Dat bracht het traject in een stroomversnelling.”
Standaardiseren over landsgrenzen heen
Op 1 januari 2025 ging SABA in Nederland succesvol live met Microsoft Dynamics 365. “Gedurende het traject is SABA van CEO gewisseld. De nieuwe CEO keek met spanning naar de livegang. Dat het zo soepel is verlopen, heeft hem positief verrast”, vertelt Sibo. Volgens Jeroen zijn er meerdere succesfactoren: het doorzettingsvermogen van alle betrokkenen, de oplossingsgerichtheid van Skopos én de keuze om de scope te beperken. “Ook hebben we bewust gekozen voor zo min mogelijk maatwerk en afwijkingen. Onze doelstelling is om over alle vestigingen heen een eenduidige manier van werken te hebben en processen gelijk te trekken.” Voor de implementatie van Microsoft Dynamics 365 bij de Poolse vestiging, in 2025, is Dinxperlo dan ook als uitgangspunt genomen. Sibo: “In principe was het copy-paste: alleen waar het écht niet paste, zijn uitzonderingen gemaakt.”
Een roadmap voor verdere groei
Skopos-projectmanager Sander Olsman leidt samen met het kernteam van SABA en Prodware de buitenlandse uitrol. Eind 2025 is Polen al succesvol live gegaan en nu staat alles in de steigers voor Noord-Amerika. De livegang van deze vestiging staat voor eind 2026 gepland. Die uitrol is één van de projecten binnen een bredere roadmap die SABA onder begeleiding van Skopos heeft opgezet. Ook heeft Sibo zeven mensen van SABA getraind in projectmatig werken. “Mensen vinden het bij ons lastig om in projecten te werken”, zegt Jeroen. “Maar ik zie absoluut verbetering. Vroeger ging iemand gewoon aan de slag, werden verkeerde keuzes gemaakt of werden de juiste mensen te laat betrokken. Dankzij Sibo hebben mensen nu een gereedschapskist met tools om het anders te doen.”
Meer dan een nieuw ERP-systeem
De samenwerking met Skopos omschrijft Jeroen als heel prettig. “Ze zijn gecommitteerd, gaan discussies en gesprekken niet uit de weg en willen altijd tot een oplossing komen.” Maar minstens zo waardevol is wat het traject intern heeft veranderd. “We werken nu projectmatiger. Daarnaast is ons nieuwe ERP-systeem leidend, er zijn geen geitenpaadjes meer. En de grootste les? Een ERP-implementatie is geen ICT-project. Het is een bedrijfsproject waar de hele organisatie verantwoordelijk voor is.”
Op zoek naar advies voor jouw ERP-project?
Of je nu aan de start staat van een ERP-selectie of midden in een ERP-implementatie zit: een goede voorbereiding en begeleiding maken het verschil. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.