Blogs

Waarom alle systemen integreren geen goed idee is

Meer koppelingen betekent niet automatisch meer controle. Systemen integreren lijkt de logische stap, maar alles integreren is niet altijd een goed idee. Dat zien we regelmatig terug bij onze klanten in de maakindustrie, groothandel en e-commerce. Hier vormen ERP, WMS, CRM en een webshop samen al snel een applicatielandschap. Iedere koppeling is namelijk ook een extra schakel die kan breken. Het is net als bij een steeds drukker wegennet: hoe meer kruisingen, hoe meer plekken waar het verkeer kan vastlopen. De vraag is dus niet of je kunt koppelen. De vraag is of het moet en wat het concreet oplevert.

De mythe van volledige integratie

Veel organisaties denken dat elk systeem met ieder ander systeem moet praten. Leveranciers noemen dat graag als voordeel. Maar kunnen is niet hetzelfde als moeten. Want iedere koppeling vraagt om beheer, testen en onderhoud. Software moet worden bijgewerkt, processen veranderen en wat vandaag slim lijkt, remt over 2 jaar je groei. Systemen integreren zonder duidelijk doel levert dus niet meer overzicht op, maar vaak minder. Voorkom dus dat je een applicatielandschap bouwt dat niemand meer durft aan te raken. Dit zijn 3 voorbeelden uit onze eigen praktijk.

Een Skopos-consultant wijst naar een procesflow van het bestelproces op een groot scherm tijdens een presentatie.

Beddinghouse: op papier goed, in de praktijk niet

Beddinghouse werkt met veel systemen, van WMS en PIM tot ChannelEngine. “Op papier leek het goed ingericht”, zegt Skopos-directeur Ruud Haring over de situatie bij de start. In de praktijk werkten de systemen verre van optimaal samen. De integraties waren in de loop der jaren steeds complexer geworden en het bestaande iPaaS-platform voldeed niet meer. Skopos begeleidt nu de selectie en implementatie van een nieuw platform, naast de overstap naar een nieuw ERP-systeem. Alle leveranciers gingen daarbij samen aan tafel. Tijdens het maken van de blauwdruk kwam er veel op tafel en kreeg alles gewicht. Dan moet je keuzes maken en focus aanbrengen. Integreren is namelijk ook bepalen wat je níet meeneemt.

Mepal: eerst de blauwdruk

Bij Mepal is de omzet sinds 2017 meer dan verdrievoudigd. Daardoor werden de processen en systemen een rem op verdere groei. Skopos begon niet bij de techniek, maar met een blauwdruk: eerst een analyse van de huidige situatie, daarna het in kaart brengen van de gewenste processen. Het MT, de proceseigenaren en de key-users dachten mee. Pas daarna kwam de applicatiearchitectuur: een ERP-pakket, een PIM/DAM-systeem, ChannelEngine voor de marktplaatsen, een verbouwd WMS en een vernieuwd e-commerceplatform, gekoppeld via een iPaaS.

Bepaal samen met ons welke koppelingen ertoe doen.

Vraag een adviesgesprek aan

Wegter: één manier van koppelen

Wegter draaide sinds 1992 op hetzelfde ERP-systeem. Tijdens de ERP-selectie stapte het bedrijf ook over op een nieuw e-commercesysteem. Het applicatielandschap was versnipperd. Skopos stelde daarom voor om een iPaaS te realiseren. Inmiddels is Wegter live met Celigo. “Alle applicaties die we gebruiken, koppelen nu op dezelfde manier met elkaar”, zegt Wegter.

Wat een wirwar van koppelingen kost

Een wirwar van koppelingen raakt niet alleen IT. Een storing zit zelden in één systeem, maar in de verbinding ertussen. Dat maakt de oorzaak lastig te vinden en duur om op te lossen. Beheerkosten lopen op. Op de werkvloer blijven orders hangen of kloppen voorraadcijfers niet meer, waarna medewerkers handmatig gaan corrigeren. En wil je één applicatie vervangen? Dan moeten alle bijbehorende koppelingen mee. Dat betekent niet dat koppelingen altijd onwenselijk zijn. Zo kan een goede integratie tussen ERP en PLM juist veel opleveren.

Wat deze voorbeelden gemeen hebben

Dit is wat we in alle 3 de trajecten zien. Een landschap dat op papier klopt, kan in de praktijk vastlopen. Een nieuw platform werkt pas goed als eerst helder is welke systemen je nodig hebt. Een vaste manier van koppelen maakt het beheer vervolgens overzichtelijker. Vervang je een applicatie, dan hoef je niet alle koppelingen afzonderlijk aan te passen. Wel moet je controleren of de gegevensuitwisseling nog goed werkt.

Begin bij het proces, niet bij de techniek

Daarom stellen wij bij iedere koppeling gelijk 3 vragen. Welk bedrijfsprobleem lost hij op? Welke informatie moet echt realtime beschikbaar zijn? En wat gebeurt er als hij een dag uitvalt? Is het antwoord “niet veel”? Dan is een dagelijkse synchronisatie vaak genoeg. Blijkt de koppeling wél kritisch? Dan weet je ook waarom hij die aandacht en dat beheer verdient.

Dat levert regelmatig een verrassend inzicht op. Soms blijkt een koppeling overbodig. Soms levert een eenvoudige procesaanpassing meer op dan maanden techniek.

iPaaS: geen oplossing voor een verkeerde vraag

Zodra het aantal applicaties groeit, vaak vanaf zo’n 6 applicaties, loont het om koppelingen centraal te beheren via een integratieplatform (iPaaS). Dat is een indicatie, geen harde grens.

Maar een iPaaS lost de integratiemythe niet vanzelf op. Koppel je alsnog alles, dan verplaats je de complexiteit alleen: van losse koppelingen naar een centraal platform. Bepaal dus eerst kritisch welke koppelingen nodig zijn. Kijk daarna hoe je die beheersbaar houdt, op basis van een goede applicatiearchitectuur.

Skopos begeleidt al meer dan 25 jaar organisaties met meer dan 50 medewerkers in de maakindustrie, groothandel en e-commerce bij precies deze keuzes. Onafhankelijk van leverancier of platform, aan jouw kant van de tafel.

Niet alles hoeft dus gekoppeld te worden. Soms is minder beter, zolang je bewust kiest welke informatie jouw processen echt nodig hebben. Wil je weten welke koppelingen in jouw applicatielandschap waarde toevoegen en welke vooral complexiteit veroorzaken? Neem direct contact op met Skopos.

Neem contact op
Skopos-consultant opent de glazen deur met het Skopos-logo voor een kennismaking

Veelgestelde vragen over systemen integreren en iPaaS

Twijfel je welke koppelingen jouw organisatie echt nodig heeft? Hieronder beantwoorden we 4 vragen, kort en direct.

Nee, niet altijd. Een koppeling is verstandig als hij een concreet procesprobleem oplost, zoals dubbele invoer. Koppel je alles omdat het kan, dan groeit de complexiteit en wordt een storing lastig te vinden. Bepaal daarom eerst welke informatie echt gedeeld moet worden.

Een iPaaS (Integration Platform as a Service) is een cloudplatform dat de koppelingen tussen je applicaties centraal beheert. Je onderhoudt dan 1 verbinding per systeem in plaats van losse koppelingen. Vaak loont dat vanaf zo’n 6 applicaties. Dat is een indicatie, geen harde grens.

Begin niet bij het platform, maar bij je processen en je applicatiearchitectuur. Bepaal eerst welke koppelingen nodig zijn en welke eisen daaruit volgen. Vergelijk daarna platformen en partners op die eisen, en test het gekozen platform met een proof of concept, zoals Mepal deed. Een onafhankelijke adviseur helpt je zonder belang bij een bepaald pakket.

Stel per koppeling 3 vragen. Welk bedrijfsprobleem lost hij op? Welke informatie moet echt realtime beschikbaar zijn? Wat gebeurt er als hij een dag uitvalt? Is het antwoord “niet veel”, dan is een dagelijkse synchronisatie vaak genoeg. Is de koppeling wél kritisch, dan weet je waarom hij beheer verdient.