Zó hielp Skopos Climate for Life door een uitdagende ERP-implementatie
Climate for Life, ontstaan uit een fusie tussen Itho Daalderop en KlimaatGarant, stond voor een complexe uitdaging: één nieuw ERP-systeem implementeren voor de hele organisatie. Met ondersteuning van Skopos hebben ze van deze digitale transformatie – ondanks de vele uitdagingen – een succes gemaakt.
“Met 500 medewerkers en veel disciplines die in één ERP-pakket moeten samenwerken, was een blauwdruk onmisbaar als startpunt”, begint Kerst Algera, CEO van Climate for Life. “Hoewel dit document nooit de volledige complexiteit van een organisatie kan vatten – de werkelijkheid is altijd complexer – is het essentieel om te bepalen welk pakket je nodig hebt. Door de blauwdruk die Skopos heeft gemaakt, hebben we een evenwichtig beeld gekregen over alle afdelingen. Maak je als organisatie zélf een blauwdruk, dan geef je ongemerkt bepaalde afdelingen meer of minder aandacht.”
ERP-implementatie vraagt om ervaring. En om de juiste partner.
Plan een adviesgesprekInhoudelijke expertise en ervaring
Na de blauwdruk heeft Climate for Life het traject ingezet naar een nieuw ERP-pakket met daarbij een aantal ondersteunende applicaties. Kerst vertelt: “Skopos heeft ons gedurende het hele proces begeleid: van ERP pakketselectie en onderhandeling tot implementatie. Als je een nieuw ERP-pakket implementeert, doe je dat maar één keer. En juist omdat je het maar één keer meemaakt, ben je geen ervaren speler, terwijl het voor ERP-leveranciers dagelijkse kost is. Dan is het fijn om een ervaren club als Skopos aan jouw kant te hebben. Je profiteert van hun inhoudelijke expertise en hun ervaringen uit eerdere projecten.”
Onafhankelijk projectmanagement voorkomt ongelijkheid
Nadat de keuze op IFS was gevallen, heeft Skopos tijdens de implementatie het projectmanagement verzorgd. “Ook deze rol kun je niet zomaar intern invullen”, legt Kerst uit. “Wanneer je een ervaren projectmanager aan de leverancierskant hebt zitten en geen ervaren projectmanager aan je eigen kant, loop je het risico dat je niet volledig op gelijke voet staat. Met de projectmanager van Skopos creëerden we een gelijk speelveld. Halverwege de implementatie kwam trouwens het besef dat ons project om een meer taak- dan mensgerichte projectmanager vroeg. Skopos heeft toen zelf voorgesteld om van projectmanager te wisselen. Dat getuigde voor mij van kracht.” “Dat we Remco Timmermans hebben ingezet, was wel even spannend”, vult Skopos-directeur Gerrit Vixseboxse aan. “Met hem kreeg Climate for Life namelijk iemand met een andere stijl dan ze gewend waren. Wat ik ontzettend waardeer, is dat Kerst Remco tijdens de laatste vergadering even in het zonnetje heeft gezet. Dat zegt veel over de samenwerking.”
Met man en macht bijsturen
“De implementatie verliep niet zonder slag of stoot”, gaat Gerrit verder. “Climate for Life was volop in beweging en daarnaast was het ERP-systeem van IFS nog in ontwikkeling. Dat maakte het flink uitdagend. We merkten een domino-effect: als iets niet goed ging, sijpelde dat steeds verder door in het project. Uit ervaring weten wij dat ERP-projecten die een beetje ontsporen de neiging hebben om compleet te ontsporen. Daarom hebben we met man en macht bijgestuurd, onder meer door de key-users goed te begeleiden. En om het project succesvol af te ronden, moesten we ook flexibel en volhardend zijn. Hier heeft Kerst ook een belangrijke rol in gehad. Op een belangrijk moment heeft hij met de vuist op tafel geslagen: ‘Het moet en gaat nu écht gebeuren!’ Dat motiveerde mensen om samen de schouders eronder te zetten.”
Een succesvolle ERP-livegang
Uiteindelijk is Climate for Life in oktober 2024 live gegaan. “We moesten in één keer over, het kon niet gefaseerd. Dat maakte het spannend,” herinnert Kerst zich. “Gelukkig zijn alle primaire processen direct goed overgegaan.” Gerrit vult aan: “Sommige afdelingen wisten: als we live gaan, werkt alles nog niet perfect. Als je dat van tevoren weet, kun je er rekening mee houden. Ook waren sommige processen, bijvoorbeeld rondom servicemanagement, helemaal nieuw. De key-users hadden daar dus nog niet veel verstand van, terwijl de software tegelijkertijd ook nog niet optimaal werkte. Dat zorgde voor een perfect storm – en daar hebben we er meerdere van gehad. Maar uiteindelijk is alles gelukkig goed verlopen.”
De belangrijkste wins
“Het is nog te vroeg om concrete resultaten op het gebied van efficiency te kunnen noemen. We zijn nu volop aan het optimaliseren”, zegt Kerst. “De belangrijkste wins tot nu toe zijn dat we in één ERP-pakket werken, de primaire processen goed draaien en we qua security op het niveau zitten waar we moeten zijn. Zonder Skopos hadden we dit simpelweg niet kunnen doen. Hun externe expertise heeft ons geholpen om de kwaliteit te bewaken en het project binnen acceptabele grenzen af te ronden.” En Gerrits slotconclusie? “ERP-implementaties zijn geen rozengeur en maneschijn. Je moet flexibel en proactief blijven inspelen op wijzigende omstandigheden en je project bestand maken tegen tegenslagen. Met de juiste begeleiding en instelling kun je zelfs een weerbarstig ERP-traject succesvol doorlopen.”
Klaar voor een succesvolle ERP-implementatie?
De ERP-implementatie bij Climate for Life bevestigt hoe belangrijk onafhankelijke begeleiding is in elke fase van het proces. Overweegt u ook een ERP-traject of zit u middenin een complexe fase? We denken graag met u mee.
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan via het contactformulier of bel ons op 088 – 411 03 00.
