"Daar gaan we weer."
Het is een reactie die veel ondernemers herkennen. Een nieuwe softwareoplossing wordt aangekondigd en nog voordat de uitleg begint, is de sfeer gezet. Zuchtende medewerkers, sceptische blikken, soms een cynische grap. Het voelt als weerstand. En weerstand voelt als een probleem.
Toch is die conclusie te makkelijk.
De afgelopen jaren zijn organisaties in een stroomversnelling geraakt. ERP-systemen worden vervangen, WMS’en uitgebreid, planningssoftware vernieuwd. En nu dienen AI-oplossingen zich aan als dé volgende stap. Ondernemers voelen de druk om te blijven moderniseren. Om efficiënter te werken, kosten te beheersen en het personeelstekort op te vangen. Maar op de werkvloer voelt het vaak anders. Daar stapelen veranderingen zich op, terwijl het dagelijkse werk gewoon door moet.
Verandering is niet het probleem
Medewerkers zijn zelden tegen vernieuwing. Ze zijn tegen extra complexiteit. Tegen systemen die beloven te helpen maar in de praktijk vooral tijd kosten. Tegen projecten die groots worden aangekondigd en stilletjes eindigen met workarounds en Excel-lijstjes. Vaak ontstaan die workarounds niet uit onwil, maar omdat systemen na implementatie onvoldoende worden doorontwikkeld en de praktijk sneller verandert dan het systeem kan bijhouden.
Tijdens verander- en softwaretrajecten komen steeds dezelfde opmerkingen terug. “Het vorige systeem werkte net een beetje.” “We hebben hier eigenlijk geen tijd voor.” “Dit is vast bedacht door iemand die hier niet werkt.” Op papier klinkt dat negatief. In werkelijkheid zit er vaak iets anders achter: ervaring met eerdere implementaties die meer energie kostten dan ze opleverden, processen die mooier werden getekend dan ze in de praktijk zijn, en beslissingen die al vastlagen voordat medewerkers werden gevraagd om mee te denken. Soms speelt ook onzekerheid over wat de verandering betekent voor het eigen werk. Maar wat je hoort, is geen onwil — het is informatie.
Een logistiek manager bij een familiebedrijf zei het eens zo: “Het probleem is niet dat ik moet veranderen. Het probleem is dat ik steeds moet repareren wat half wordt opgeleverd.” Dat is geen weerstand, maar betrokkenheid.
Weerstand groeit als er niet geluisterd wordt
Veel organisaties reageren op weerstand door harder te sturen. Extra trainingen, meer communicatie, uitgebreidere handleidingen. De intentie is goed, maar het effect vaak beperkt. Want weerstand verdwijnt niet door hem weg te organiseren.
Sterker nog, als medewerkers het gevoel krijgen dat hun zorgen niet serieus worden genomen, verandert openlijke weerstand in stille. Het systeem wordt wel gebruikt, maar niet optimaal. Medewerkers volgen het proces, maar denken niet mee. Of ze bouwen hun eigen oplossingen ernaast.
De gevolgen worden vaak pas later zichtbaar. In data die niet betrouwbaar zijn. In dashboards waar niemand echt op stuurt. In key users die vastlopen omdat zij alle uitzonderingen moeten oplossen. Terwijl de signalen al aan het begin van het traject aanwezig waren.
Luister naar de werkvloer
Ga in gesprekWat medewerkers eigenlijk zeggen
De uitspraak “weer een nieuw systeem” gaat zelden over software alleen. Het is een verzamelzin voor onderliggende vragen. Waarom doen we dit nu? Wat lossen we echt op? Wordt mijn werk eenvoudiger of juist ingewikkelder? En wat gebeurt er als dit project ook niet brengt wat is beloofd?
Dat zijn geen technische vragen, maar organisatievragen. Ze raken aan vertrouwen, werkdruk en vakmanschap. Zoals Gerrit Vixseboxse het vaak verwoordt: “Als mensen afhaken, is dat zelden omdat ze tegen software zijn. Het is omdat ze zich niet serieus genomen voelen.”
Voor ondernemers is dat een belangrijk signaal. Want wie deze vragen negeert, krijgt misschien een werkend systeem, maar geen gedragen verandering.
Actualiteit: sneller veranderen vraagt meer aandacht voor mensen
Juist nu is dit thema zo actueel. Organisaties moeten sneller schakelen dan ooit, terwijl teams al onder druk staan. Personeel is schaars. Rollen veranderen door automatisering en AI. Dat maakt medewerkers kritischer. Niet omdat ze niet willen, maar omdat de impact groter is.
Bij softwarekeuzes zien ondernemers dit steeds duidelijker. Medewerkers prikken sneller door buzzwords heen. Ze willen weten wat het concreet betekent voor hun werkdag, voor de fouten die ze straks moeten opvangen en voor hun verantwoordelijkheid. Wie daar geen antwoord op heeft, loopt vroeg of laat vast.
Weerstand als informatiebron
Ondernemers die weerstand bij softwareveranderingen succesvol benutten, maken een andere keuze. Zij zien weerstand niet als obstakel, maar als input. Ze stellen andere vragen dan “vind je dit systeem goed?” Vragen als: waar loop je dagelijks tegenaan? Wat mag absoluut niet slechter worden? Welke uitzonderingen zie jij die wij over het hoofd zien?
Die gesprekken zijn soms confronterend. Ze vertragen het proces aan de voorkant. Maar ze maken keuzes scherper en realistischer. Medewerkers zien vaak eerder waar processen knellen of waar aannames niet kloppen. Hun kritiek is geen ruis, maar voorinformatie.
Het alternatief is duurder. Want systemen die technisch functioneren maar organisatorisch niet landen, kosten meer tijd, geld en energie dan vooraf luisteren.
Het echte risico zit in stilte
Het grootste risico bij nieuwe software is niet weerstand, maar stilte. Het moment waarop medewerkers denken: het zal wel. Dan verdwijnen ideeën, waarschuwingen en verbeterpunten onder de oppervlakte. En precies daar ontstaan later de problemen.
Voor ondernemers vraagt dit om een andere houding. Niet alles vooraf dicht willen timmeren. Ruimte laten voor twijfel en feedback. Medewerkers vroeg betrekken, ook als dat het proces aan de voorkant iets vertraagt. En vooral laten zien dat wat zij inbrengen, daadwerkelijk wordt gebruikt. Niet in een rapport dat verdwijnt, maar in keuzes die zichtbaar worden in de praktijk.
Aan het eind van de dag willen mensen geen perfect systeem. Ze willen een systeem dat hun werk ondersteunt in plaats van tegenwerkt. Dus als iemand zegt “weer een nieuw systeem”, is dat geen klaagzang. Het is een signaal. En wie dat signaal serieus neemt, vergroot de kans op een verandering die echt werkt.
Luistertip: “Managen van verandering”
Wil je hier verder over doorpraten of liever luisteren? In onze podcast Managen van verandering gaan we in op hoe organisaties omgaan met nieuwe technologische ontwikkelingen en welke afwegingen een rol spelen bij softwarekeuzes in een snel veranderende markt. Veranderen is geen eenmalig project, maar een continu proces. Soms helpt het om die thema’s eerst te herkennen en te verkennen, voordat je besluit wat dat betekent voor je eigen organisatie.