De gouden regels van goed contracteren bij softwareimplementaties
Ooit vertelde iemand mij dat je het beste op je trouwdag al de voorwaarden voor je echtscheiding kunt vastleggen. Het idee achter deze gedachte is dat je juist op dit moment, wanneer je nog op een roze wolk zit, komt tot de meest schappelijke voorwaarden.
In deze blog delen we de gouden regels voor contracteren bij softwareprojecten, zodat je grip houdt op afspraken, scope en samenwerking.
Waarom contracteren al begint bij de offerteaanvraag
Vertaald naar onze wereld van software implementaties betekent dit dat een goed contract al begint bij de offerteaanvraag. Want wat is het geval? Tijdens de selectiefase krijgt u verschillende offertes toegestuurd, met ieder een eigen structuur die totaal onvergelijkbaar zijn. Wij sturen daarom bij een offerteaanvraag een hoofdstukindeling mee. Leveranciers vragen wij hun oplossing, aanpak en kosten – zoveel mogelijk gespecificeerd – te beschrijven, zodat klanten appels met appels kunnen vergelijken. Dit ondersteunt een goed selectieproces. Deze aanpak hoort bij de gouden regels van goed contracteren voor softwareprojecten.
De 3 gouden regels voor goed contracteren van business software
Als er een voorkeur voor een leverancier bepaald is, dan moet er een goed contract opgesteld worden. Wat zijn enkele noodzakelijke onderdelen van een goed contract? De volgende elementen geven al veel duidelijkheid en zorgen voor een soepele(re) samenwerking:
- Gouden regel 1: Afspraken over werkverdeling
- Gouden regel 2: Geen verborgen kosten
- Gouden regel 3: Een duidelijke scope
1. Afspraken over werkverdeling
Een RACI-diagram is hier een goed hulpmiddel voor. De afkorting staat voor ‘Responsible, Accountable, Consulted, Informed’. Bij elke deliverable leg je vast wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer. Discussies over meerwerk zijn hierdoor verleden tijd.
2. Geen verborgen kosten.
Open calculaties zijn een middel om onverwachte kosten te voorkomen. Na livegang kunnen de kosten voor conversies, rapportages, autorisaties, interfaces met andere bedrijfsapplicaties en ondersteuning flink oplopen. Een praktijkvoorbeeld hiervan kwamen wij tegen bij een door ons begeleide klant. Hij kreeg plotseling te maken met 20 % extra implementatiekosten. Na aanvraag van een specifieke prijsopgave bleken dit kosten te zijn van bovengenoemde activiteiten. De leverancier voelde hierbij ook wel nattigheid, zodat deze zijn uurtarief direct aanpaste zodat de totale aanneemsom gelijk kon blijven.
3. Een duidelijke scope
Je kan tijdens het project nog zo goed samenwerken, maar als je geen goede afspraken gemaakt hebt wanneer het project afgerond is, dan kun je aan het eind nog heftige onenigheid krijgen. Een goede scope-definitie in het contract is een voorwaarde voor een goede afronding. Wat wordt wel opgeleverd en ook wat wordt niet opgeleverd. Deze is gelinkt aan de blauwdruk. Samen met de klant stellen we de blauwdruk op in de selectiefase. De blauwdruk is een leidend document voor de implementatie. Hierin is de gewenste procesondersteuning vastgelegd.
Gelijke spelregels zorgen voor een betere samenwerking
Het doel van een goede contractering is zeker niet om de leverancier het vel over de neus te trekken. Dit leidt slechts tot revanchegevoelens die je als klant altijd terug krijgt in het project. Een software implementatie zoals bijvoorbeeld een ERP-systeem markeert de start van een langdurige, jarenlange samenwerking. Een contract moet dus fair zijn. De leverancier moet geen onmogelijke voorwaarden opgelegd krijgen die deze in de praktijk niet kan waarmaken (of die een doel op zichzelf worden). Ondertussen moet u als klant voldoende waarborgen krijgen voor een goed projectresultaat, met een goede prijs voor het best passende product.
Voorkom conflicten: contracteer voor een succesvolle implementatie
Dit is waarschijnlijk wel de allerbelangrijkste gouden regel wat betreft contracteren: een contract moet de basis zijn voor een goede implementatie en niet voor een goede rechtszaak! Of je nu kiest voor nieuwe ERP-, PLM- of WMS-software: goede contracten zorgen voor grip en duidelijkheid tijdens de implementatie. Elk type software vraagt om andere afspraken, maar de gouden regels voor contracteren gelden altijd.
Hulp nodig bij contracteren? Skopos begeleidt jouw traject
Wat is jouw ervaring met contractering? Wanneer je graag begeleid wordt door een expert neem dan gerust contact met ons op. Ruud Haring staat je graag te woord.
