AFMI implementeert met Skopos succesvol een nieuwe ERP-oplossing
Voor het Hengelose bedrijf AFMI Verspanende Industrie was een nieuwe ERP-oplossing de sleutel tot verdere digitalisering en automatisering. Om het juiste pakket te selecteren én die vervolgens ook te implementeren, schakelde het bedrijf de expertise van Skopos in.
AFMI is gespecialiseerd in het verspanen van gietstukken en het maken van producten uit volmateriaal. “In onze organisatie hadden we nog niet eerder een selectie- en implementatietraject gedaan – we waren dus onervaren op dit vlak,” begint Frank Heerink, Commercieel Directeur bij AFMI. “Verder zijn we met 50 medewerkers een relatief kleine organisatie. De tijd die we intern vrij konden maken voor dit project, was dan ook beperkt. Met Skopos, in de persoon van René Sonder, hebben we kennis, ervaring én tijd ingekocht.”
Ook weten hoe we jou kunnen helpen?
Vrijblijvend adviesgesprek aanvragenZorgvuldig meenemen van medewerkers
“We wilden niet dat de keuze voor een ERP-systeem van bovenaf opgelegd zou worden. Daarom zijn we gestart met wat Skopos een Pressure Cooker noemt”, vervolgt Heerink. “René Sonder vult aan: “Samen met collega Gerrit Vixseboxse heb ik interactieve workshops gehouden om processen en systemen in kaart te brengen, doelen nader uit te werken en knelpunten te analyseren. We zijn begonnen met Frank en zijn broer Chris, die samen de directie vormen. Daarna hebben we vijf kerngebruikers geïnterviewd: hoe werken jullie en waar lopen jullie tegenaan? Zo kregen we een goed beeld van wat er speelde in de organisatie en welke processen geoptimaliseerd moesten worden.”
Zorgvuldig meegenomen in elke stap
“Hierna volgde de blauwdruk”, vertelt Sonder verder. “Normaal gesproken brengen we samen met de kerngebruikers in Brown Paper-sessies eerst de current state-processen en vervolgens de future state-processen in kaart, maar bij AFMI hebben we het anders aangepakt. Om de future state neer te zetten heb ik de interviews met de directie en de kerngebruikers uitgewerkt in hoofdstukken, die ik vervolgens voor de future state vanuit mijn kennis en ervaring heb aangevuld.” Heerink waardeert deze aanpak: “René heeft de hoofdstukken met alle geïnterviewden besproken. Zo werden ze goed meegenomen in wat er op hen af zou komen en konden ze al hun vragen stellen. Onze kerngebruikers werden dus zorgvuldig meegenomen in elke stap en kregen ook de kans om daar wat van te vinden.”
Van drie systemen naar één geïntegreerde oplossing
AFMI werkte voorheen met drie systemen: planning software Limis, Exact en Excel. Limis moest behouden blijven, dus er is een shortlist gemaakt van vier ERP-leveranciers die hiermee konden koppelen. “Samen met de directie en kerngebruikers heeft René een democase uitgeschreven met daarin alle primaire processen die de leveranciers tijdens een demo terug moesten laten komen. Ook had hij goede input voor het opstellen van de selectiecriteria en wees hij ons op dingen waar wij zelf nooit aan gedacht zouden hebben. Heel erg prettig!”
Projectmanagement tijdens de implementatie
Uiteindelijk sprong één pakket er bovenuit: MKG. Tijdens de implementatie van dit pakket heeft Skopos AFMI ondersteund op het gebied van projectmanagement. “Renés aanpak was flexibel, maar ook heel gestructureerd,” vertelt Heerink. “Hij hield steeds het einddoel voor ogen en paste daar zijn strategie op aan. En toen het project dreigde uit te lopen, heeft hij de regie gepakt, afspraken inzichtelijk gemaakt en bij zowel MKG als Limis de urgentie voor de deadline aangegeven. Dankzij zijn aanpak en ervaring hebben we de juiste keuzes kunnen maken om het project toch tot een goed einde te brengen.”
Met z’n allen testen
Uiteindelijk is de livegang met één maand uitgesteld, van 1 juni naar 1 juli 2024. “Maar zónder externe begeleiding waren we absoluut verder uitgelopen”, geeft Heerink aan. Sonder: “Het is algemeen bekend dat ERP-implementaties niet gemakkelijk zijn en zeker niet wanneer er ook nog een uitgebreide koppeling gemaakt moet worden. Er zijn zoveel factoren die een rol spelen dat wrijving en conflicten wel gebruikelijk zijn. Ook bij deze implementatie liepen we tegen allerlei uitdagingen aan. Maar door hier samen met Frank en Chris scherp op te zijn en er bovenop te zitten, hebben we dit goed kunnen managen. Zo bleek dat door verschillende oorzaken het individueel testen van processen niet goed liep. Daarom hebben we besloten om met z’n allen te testen, in één ruimte. Zo hebben we de testfase alsnog goed kunnen afronden. Ik heb geholpen bij het maken van de testscenario’s die we samen achter elkaar hebben doorlopen. Bijkomend voordeel: de kerngebruikers konden ook elkaars processen zien, waardoor er onderling begrip ontstond.”
95% van de processen ideaal ingericht
“Normaal gesproken zouden we niet voor de zomervakantie live gaan, maar bij AFMI hebben we dit tóch gedaan. Voor de kerngebruikers was het project namelijk ontzettend intensief, omdat alles naast hun dagelijkse werk gebeurde. Daarom wilden we het momentum erin houden. Gelukkig is de livegang – na wat strubbelingen – succesvol verlopen en zijn er ook na die tijd geen problemen ontstaan”, vertelt Sonder. Heerink: “95% van de processen is nu ideaal ingericht en fase 1 van de implementatie is afgerond. We hebben al veel plezier van de processen en het nieuwe systeem. We krijgen bijvoorbeeld veel meer goede stuurinformatie en de koppeling Limis-MKG is stabiel gebleken.”
“Bij Skopos doen ze wat ze zeggen”
“Kies je voor begeleiding van een partij als Skopos, dan doe je een dubbele investering – je betaalt immers ook al voor het ERP-pakket”, concludeert Heerink. “Maar door professionele begeleiding verminder je het risico dat je het verkeerde pakket kiest of dat je project faalt, uitloopt of boven budget komt. Dat is veel waard. Skopos is verder heel open en transparant en ze gebruiken hun uren slim, zodat je er als klant optimaal profijt van hebt. En bovendien héél belangrijk: bij Skopos doen ze wat ze zeggen en komen ze afspraken en beloftes na. Ik raad ze dan ook iedereen aan.”
Kies voor zekerheid!
Wij denken graag met je mee in een vrijblijvend gesprek. Neem vandaag nog contact met ons op via het contactformulier hieronder of bel naar (085) 7731 831
