Zo kies je een ERP-systeem zonder in de valkuil van de verkoper te trappen
De demo ziet er altijd goed uit. Soepele schermen, slimme dashboards, een enthousiaste salesmanager die precies de juiste knoppen indrukt. En ergens in die vergaderzaal begint het te kriebelen: dit zou weleens het systeem kunnen zijn. Toch is het kiezen van het juiste ERP-systeem een van de meest onderschatte beslissingen die een organisatie kan maken.
Dit is het moment waarop veel ERP-trajecten al misgaan.
SAP, Microsoft Dynamics, AFAS, Exact, Unit4, Infor, IFS: de lijst is lang en de beloftes zijn groot. Elke leverancier claimt de beste oplossing te bieden. Elke demo ziet er indrukwekkend uit. En toch loopt een op de drie ERP-implementaties significant uit in tijd of budget. Hoe kan dat?
Het antwoord ligt zelden in het systeem zelf. Het ligt in hoe de keuze wordt gemaakt.
De valkuil begint bij de eerste demo
De meeste ERP-trajecten starten op dezelfde manier: een leverancier meldt zich, er wordt een demo ingepland en de organisatie raakt enthousiast over wat het systeem allemaal kan. Wat er in die demo niet wordt getoond, is minstens zo belangrijk als wat er wel wordt getoond.
Leveranciers zijn getrainde verkopers. Ze weten precies welke knoppen ze moeten indrukken, welke functionaliteiten indruk maken en hoe ze bezwaren wegnemen. Dat is hun werk. Maar hun belang, een getekend contract, is niet hetzelfde als jouw belang: een ERP-systeem dat jouw organisatie écht verder helpt.
De valkuil zit hem niet in kwade wil, maar in perspectief. Een leverancier laat je zien wat zijn systeem kan. Wat je nodig hebt is iemand die je laat zien wat jouw organisatie nodig heeft, en of dat systeem daar bij past.
Welke ERP-systemen zijn er op de Nederlandse markt?
Voordat je kunt kiezen, helpt het om het speelveld te kennen. Op de Nederlandse markt zijn de meest voorkomende ERP-systemen voor middelgrote organisaties in de maakindustrie en groothandel: SAP (met name SAP S/4HANA en SAP Business One voor het middensegment), Microsoft Dynamics 365, AFAS, Exact, Unit4, Infor en IFS. Daarnaast zijn er sectorspecifieke pakketten die voor bepaalde branches sterk presteren.
Al deze systemen kunnen in theorie werken voor jouw organisatie. De vraag is niet welk systeem het beste is, want die vraag heeft geen universeel antwoord. De vraag is welk systeem het beste past bij jouw processen, jouw mensen en jouw ambities voor de komende vijf tot tien jaar.
Welk ERP past bij jou?
Plan een vrijblijvend gesprekHet echte selectiecriterium: jouw processen, niet de features van het systeem
Een veelgemaakte fout bij ERP-selectie is dat organisaties de vergelijking maken op basis van functionaliteiten. Systeem A heeft module X, systeem B niet. Systeem C scoort beter op gebruiksvriendelijkheid, systeem D is goedkoper in licenties.
Maar functionaliteiten zijn pas relevant als je weet wat jouw organisatie nodig heeft. En dat weten de meeste organisaties aan het begin van een selectietraject nog niet goed genoeg. Niet omdat ze hun eigen bedrijf niet kennen, maar omdat het vertalen van bedrijfsprocessen naar concrete systeemeisen een vak apart is.
Wat je nodig hebt voordat je ook maar één demo inplant, is een heldere procesblauwdruk: een overzicht van hoe informatie door jouw organisatie stroomt, waar het vastloopt, wat er beter moet en welke rol een nieuw ERP-systeem daarin speelt. Pas dan kun je systemen objectief vergelijken, en pas dan kun je een leverancier écht de juiste vragen stellen.
Onafhankelijk advies: de tegenhanger van de verkoperspitch
Een onafhankelijke ERP-adviseur heeft geen partnercontract met SAP, Microsoft of wie dan ook. Geen omzetdoelstelling per leverancier, geen bonus bij een getekend contract. Het enige belang is dat jij de juiste keuze maakt.
Dat klinkt logisch, maar het is in de praktijk zeldzamer dan je denkt. Veel partijen die zich presenteren als adviseur hebben wel degelijk commerciële banden met specifieke leveranciers. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar het is iets om bewust van te zijn als je hun advies weegt.
Onafhankelijk advies betekent ook: eerlijk zijn over wat een systeem niet kan. Over welke implementaties in de praktijk tegenvielen. Over welke leverancier goed is in verkopen maar minder goed in begeleiden. Dat soort inzichten krijg je niet uit een productbrochure.
Mensen en processen bepalen het succes, niet het pakket
Na tientallen ERP-selectie- en implementatietrajecten in de maakindustrie en groothandel is één ding keer op keer bevestigd: het succes van een ERP-implementatie hangt voor het grootste deel af van mensen en processen, niet van het gekozen systeem.
Organisaties die investeren in een goede voorbereiding, hun key-users actief betrekken en verandermanagement serieus nemen, slagen, vrijwel ongeacht welk systeem ze kiezen. Organisaties die dat niet doen, lopen vast, ook met het beste systeem op de markt.
Dat betekent niet dat de systeemkeuze er niet toe doet. Een systeem dat slecht aansluit op jouw branche of te complex is voor jouw organisatieomvang, maakt het onnodig moeilijk. Maar het is zelden de primaire oorzaak van een mislukte implementatie.
De juiste vraag is dan ook niet alleen: welk ERP-systeem kies ik? Maar: hoe zorg ik dat mijn organisatie klaar is om deze verandering te maken?
Wat je moet doen voordat je een leverancier belt
Concreet zijn er 3 stappen die je zet voordat je ook maar één demo inplant:
Breng je processen in kaart. Waar loopt het vast, wat moet anders, wat zijn de harde eisen voor een nieuw systeem? Wees eerlijk over wat je niet weet, want dat is precies waar een onafhankelijk adviseur waarde toevoegt.
Bepaal je selectiecriteria op inhoud. Niet “welk systeem heeft de mooiste interface”, maar welke functionele en technische eisen zijn niet onderhandelbaar, welke zijn wenselijk en welke zijn nice-to-have?
Zorg voor een onafhankelijke gesprekspartner. Iemand die de markt kent, de leveranciers kent en jouw belang bewaakt, niet het belang van een getekend contract.
Klaar om de juiste ERP-keuze te maken?
Skopos begeleidt middelgrote organisaties in de maakindustrie en groothandel bij de selectie en implementatie van ERP-software, volledig onafhankelijk van leveranciers. We kennen de markt, kennen de systemen en kennen de valkuilen. Ons doel is niet een getekend contract, maar een organisatie die er na de implementatie aantoonbaar beter van wordt.
Benieuwd wat de juiste aanpak is voor jouw organisatie? Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze ERP-consultants.
