“We hebben een nieuw ERP-systeem nodig”
Zodra iemand in een eerste intakegesprek zegt: “We hebben een nieuw ERP-systeem nodig”, worden wij alert. Niet omdat dat nooit waar is. Maar omdat het opvallend vaak niet waar is. Die zin valt meestal in de eerste tien minuten. Aan tafel zitten directie, operations en IT. De frustratie is voelbaar. Maar bijna altijd blijkt die ene uitspraak de verkorte versie van een veel groter verhaal.
In veel organisaties is ERP de eerste verdachte. Processen lopen stroef, rapportages kloppen niet, afdelingen werken langs elkaar heen. Ondertussen moeten er allerlei aparte Excel-lijsten worden bijgehouden. Het systeem krijgt de schuld terwijl het probleem ergens anders zit. Wie dan meteen naar vervanging grijpt, koopt soms een dure oplossing voor het verkeerde probleem.
De echte vraag is dus niet of je een nieuw ERP-systeem nodig hebt. De echte vraag is wat hier écht speelt.
Waarom ERP zo snel wordt genoemd
ERP heeft een bijna magische status gekregen. Loopt iets niet lekker? ERP. Is er te weinig inzicht? ERP. Groeit de organisatie? ERP.
Het voelt logisch. ERP is immers het hart van je organisatie. Als het hart hapert, vervang je het toch? Toch zien wij bij maakbedrijven en distributieorganisaties telkens hetzelfde patroon. Processen zijn nooit echt gestandaardiseerd. Afdelingen werken op hun eigen manier. Excel-bestanden zijn leidend geworden. Rapportages worden handmatig aangepast voordat ze naar het management gaan. Rollen en verantwoordelijkheden zijn diffuus.
En wat we óók vaak zien: processen zijn in de loop der jaren aangepast, maar het ERP is nooit echt meegegroeid. Stamdata worden niet structureel onderhouden. Autorisaties zijn historisch gegroeid. Updates blijven liggen. Er is flink geïnvesteerd in het systeem, maar niet in het beheer ervan.
Dat geeft frustratie. Vertraging. Fouten. En dan klinkt het logisch: dit ERP werkt niet meer.
Maar een nieuw systeem bovenop rommelige processen zetten is alsof je nieuw asfalt legt over een slechte fundering. Het ziet er strak uit, tot de eerste vrachtwagen eroverheen rijdt.
De onderliggende problemen die vaak worden gemist
Achter een ERP-vraag schuilt vaak iets anders. Groeit je organisatie sneller dan je processen aankunnen? Worden uitzonderingen langzaam de standaard? Is het middenkader onvoldoende betrokken bij procesverbetering? Of wordt het systeem simpelweg niet gebruikt zoals bedoeld?
In veel gevallen blijkt dat het ERP-systeem technisch nog prima voldoet. De implementatie is ooit netjes afgerond. De go-live werd gevierd. Maar daarna is het stil geworden.
Beloofde optimalisaties zijn niet uitgevoerd. Processen zijn veranderd, maar het systeem is niet mee aangepast. Nieuwe werkwijzen zijn ingevoerd zonder ze goed in ERP te borgen. En een stevige support- of beheerorganisatie ontbreekt, waardoor het systeem langzaam uit de pas gaat lopen met de praktijk.
Een Skopos-consultant verwoordde het onlangs scherp: “Een nieuw ERP-systeem lost geen gebrek aan eigenaarschap op.” ERP is gereedschap. Het kan ondersteunen en structureren. Maar het is geen oplossing voor menselijk gedrag of gebrekkige sturing.
Als processen niet helder zijn, als niemand eigenaar is en als mensen het systeem omzeilen zodra het spannend wordt, dan verhuist dat gedrag gewoon mee naar het volgende ERP.
Een nieuw ERP-systeem? Begin bij je processen.
Plan een vrijblijvend gesprek.Praktijkcase: bijna een half miljoen euro verder
Een middelgroot maakbedrijf kwam bij ons met een duidelijke conclusie. Het ERP-systeem was verouderd en moest vervangen worden. De offerte lag al klaar. Investering: bijna een half miljoen euro. De argumenten leken overtuigend. Te veel handmatige correcties. Slechte voorraadbetrouwbaarheid. Onbetrouwbare leverdata. Veel Excel naast ERP.
In plaats van direct naar leveranciers te kijken, zijn we eerst de processen ingedoken. Daar zat de echte winst. Productiestamdata werden niet structureel onderhouden. Inkoopafspraken werden buiten het systeem om gemaakt. Forecasts werden niet vastgelegd. Kerngebruikers waren nooit goed getraind en daardoor ontstond er bij de rest van de organisatie nog meer afwijkend gedrag. Met andere woorden: het systeem deed wat het moest doen, maar het werd niet gebruikt zoals het bedoeld was.
Na herinrichting van processen, duidelijke proceseigenaren en gerichte optimalisatie binnen het bestaande ERP steeg de leverbetrouwbaarheid met 18 procent. Voorraadverschillen daalden fors. Zonder nieuw systeem. Zonder grote investering. De ERP-vraag bleek geen ERP-vraag.
Technologie vóór diagnose: een risicovolle volgorde
Wat hier vaak misgaat, is de volgorde. Veel organisaties starten met pakketdemo’s. Ze vergelijken functionaliteiten, praten over cloud, integraties en dashboards. Maar de analyse van hun eigen werkwijze blijft oppervlakkig. Dat is begrijpelijk. Technologie is zichtbaar en voelt als vooruitgang. Maar zonder heldere diagnose blijft het symptoombestrijding.
Wij draaien het om. We beginnen bij hoe je huidige processen écht lopen. Niet per afdeling, maar in samenhang. Van order tot levering. Van aanvraag tot factuur. Waar ontstaan uitzonderingen? Waar wordt buiten het systeem om gewerkt? Waar schuurt het? Daarna bepalen we wat er anders moet in de gewenste situatie. Pas als dat scherp is, beoordelen we of het huidige ERP-systeem nog past of dat vervanging nodig is.
Een ERP-systeem levert alleen wat het belooft als de organisatie het goed gebruikt en actief blijft verbeteren. Anders blijft het een krachtig stuk gereedschap dat verkeerd wordt ingezet.
Wanneer heb je écht een nieuw ERP-systeem nodig?
Er zijn situaties waarin de conclusie helder is. Als je systeem niet meer wordt ondersteund. Als integraties instabiel zijn of onmogelijk. Als internationale groei een andere architectuur vraagt. Of als je strategie fundamenteel niet meer past bij wat het systeem aankan. Dan is vervanging logisch. Maar ook dan geldt: eerst inzicht in je huidige processen, dan de keuze. Anders verander je alleen het scherm. Niet het resultaat.
ERP is een middel, geen doel
ERP is geen wondermiddel. Het is gereedschap. Het ondersteunt processen, maar het vervangt geen eigenaarschap, geen duidelijke sturing en geen goed ingerichte organisatie.
Daarom is de roep om een nieuw ERP-systeem vaak een signaal. Soms betekent het dat het systeem echt niet meer past. Maar vaker betekent het dat processen, beheer of verantwoordelijkheden niet op orde zijn. Pas als je dat scherp hebt, maak je een keuze die klopt. En voorkom je dat je met één voet op het gaspedaal staat en met de andere op de rem.
Wil je weten wat dit betekent voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.
Luistertip: Hoe ERP kantoren en werkvloeren transformeert
Denk je dat je een nieuw ERP-systeem nodig hebt? In de podcast “Hoe ERP kantoren en werkvloeren transformeert” hoor je wat er écht verandert wanneer je ERP invoert of vernieuwt.
We gaan in op wat er gebeurt na de go-live. Hoe beïnvloedt ERP de samenwerking tussen kantoor en werkvloer? Waarom ontstaat weerstand? En waarom draait succesvolle digitale transformatie niet om software, maar om processen en eigenaarschap?
Een informatief gesprek over wat ERP wel doet en wat het niet oplost.