Al snel komt de vraag: doe je het zelf, of schakel je een ervaren partner in die dit traject tientallen keren per jaar begeleidt? Denk je dat je zelf voldoende kennis en ervaring in huis hebt? Dan helpt dit stappenplan je verder. Volg je het zorgvuldig, dan kom je uit bij het best passende ERP-systeem én leverancier.

ERP selectie stappenplan in 4 heldere stappen

Stap 1: Visie applicatie-architectuur

Ontwikkel een goede visie op jouw applicatie-architectuur. Met een heldere visie op jouw applicatielandschap zorg je voor goede informatievoorziening én ruimte voor doorlopende procesoptimalisatie. Werk samen met het management aan een softwarestrategie en IT-roadmap die de koers van jouw organisatie voor de komende jaren bepaalt. Deze eerste stap in het ERP selectie stappenplan helpt je om toekomstbestendig te denken over je applicatielandschap.

Stap 2: Proces- en informatieanalyse

Maak samen met de kerngebruikers een proces- en informatieanalyse. Breng de processen in kaart waarmee jouw bedrijf zich onderscheidt in de markt. Beschrijf hoe je wilt dat deze processen er in de toekomst uitzien en wat daarvoor nodig is aan informatievoorziening. Zo leg je een goede basis voor het nieuwe systeem.

Zet je analyse om in een concreet programma van eisen. Denk hierbij aan functionele wensen, technische uitgangspunten en je gewenste applicatiearchitectuur. Vergeet ook niet om aandacht te besteden aan de ontwikkeling van je ICT-team: wat hebben zij nodig om de verandering te kunnen dragen?

Stap 3: Demonstratiecase

Stel op basis van de proces- en informatieanalyse een offerte-aanvraag en een demonstratiecase op. Maak een short list van geschikte leveranciers en pakketten. De leveranciers geven hun demonstratie aan de hand van deze demonstratiecase. Beoordeel de leveranciers en hun informatiesystemen op alle belangrijke aspecten: van functionaliteit tot gebruikersvriendelijkheid, op de technologie, continuïteit én de kosten. Ook de samenwerking en communicatie met de leverancier, de implementeerbaarheid en de beheerbaarheid van het pakket spelen hierin een belangrijke rol.

Stap 4: Goed contract

Zorg voor een goed contract met de leverancier waarin verwachtingen duidelijk zijn en commerciële voorwaarden in balans. Een goed contract leidt tot een helder kostenplaatje, duidelijke scope en voorkomt discussies over verantwoordelijkheden. Een goed contract is een wederzijdse commitment en elimineert veel risico’s in de implementatie. Bij het komen tot een goed contract bewijst de proces- & informatieanalyse opnieuw zijn toegevoegde waarde. Een goed contract vormt de afsluitende stap in het ERP selectie stappenplan, waarmee je de basis legt voor een succesvolle implementatie.