Skopos-Corona-ervaringenboek

bescherming op werkvloer covid 19

Fijn, weer ter plekke aan het werk bij onze klant

Aanwezig zijn bij onze klant in de 1.5 meter maatschappij. Hoe gaat dat in de praktijk? Is dit voor ieder bedrijf haalbaar? We delen graag de verschillende ervaringen van 3 van onze adviseurs.

 
Aanpassen; geen enkel probleem
Na vele weken eindelijk de klant weer echt in de ogen kunnen kijken. Dit gebeurde tijdens een lunchoverleg. Bij binnenkomst geen handen schudden maar handenwassen en desinfecteren. Via duidelijke looproutes vonden we onze weg naar de lunchruimte. De stoelen, rondom de tafel, stonden keurig op 1,5 meter van elkaar.
 
Onderdeel van dit lunchoverleg was het ondertekenen van formulieren door verschillende mensen. De pen werd netjes tussendoor gedesinfecteerd. We moesten, bij wijze van spreken, onze hand opsteken als één van ons naar de WC wilde.
 
Goed geregeld en wel even wennen maar daarnaast was het erg fijn om een klant in real life te ontmoeten. Dit leidt tot diepgaandere gesprekken.
 
Gaat het niet zoals het moet dan moet het maar zoals het gaat
Je deelt je kamer met twee collega’s. Zolang je aan je bureau zit is er meer dan voldoende afstand. Zo gauw je op staat om naar het toilet te gaan moet je achter je collega langs en is de afstand minder dan 1.5 meter. Wil je strikt de regel hanteren moet eerst je collega de kamer verlaten, vervolgens kun jij de kamer uit en kan de collega weer naar binnen.
 
Hetzelfde doet zich voor op de gang. Deze is te smal om elkaar te passeren op 1.5 meter afstand. Ook hier is een mouw aan te passen. Toch leidt het tot dilemma’s. De ene collega is oplettender dan de ander.
 
Groot voordeel van weer bij de klant zijn is het interactief bezig zijn. Meer informatie boven tafel krijgen. Beter kunnen inspelen en reageren op elkaar vooral op non-verbale communicatie. Zo komen we samen sneller tot de gewenste resultaten.
 
Volgens de regels, nuchter en pragmatisch
Na drie maanden audit op afstand kon er deze week weer een workshop gegeven worden on site. Bij deze klant wordt er gewerkt volgens de regels van het RIVM, pragmatisch, nuchter en met beide benen op de grond. Een ieder werkt zoveel mogelijk vanuit een eigen kantoorruimte.
 
Het is fijn elkaar echt te zien. De communicatie verloopt makkelijker, spontaner, directer. Even bij iemand om de deur kijken om een vraag te stellen. Samen weer aan de slag werkt toch beter wanneer je elkaar in de ogen kunt kijken. Zien en ervaren van iemands houding en lichaamstaal geeft zoveel meer toegevoegde waarde wanneer het op samenwerken aankomt.

corona-virus

Op bezoek bij onze klant in corona tijd

Het Covid-19 virus waart nog wel een tijdje rond en het vaccin is er voorlopig nog niet. De regels van RIVM zijn vooralsnog het nieuwe normaal. Onze adviseurs zijn normaliter de meeste tijd bij de klant aanwezig. Nu is dat geheel anders. Gelukkig hebben we goede oplossingen om te werken op afstand. Toch zijn er momenten waarop de klant graag de adviseur fysiek aanwezig wil hebben. Daar willen we graag aan voldoen binnen de volgende spelregels.

 
Onze adviseur komt in specifieke gevallen graag naar u toe

  • Wanneer hij/zij zelf gezond is
  •  

  • Wanneer zijn/ haar gezinsleden gezond zijn
    *   niet verkouden, geen koorts
  •  

  • Waarbij hij/ zij in staat gesteld wordt om de regels van het RIVM te respecteren
    *   Hij/ zij houdt 1.5 meter afstand
    *   Hij/ zij wast regelmatig de handen
    *   Hij/ zij checkt of zijn/ haar gesprekspartners gezond zijn. Zit één van hen te hoesten dan wordt hij/zij gevraagd de bijeenkomst te verlaten
  •  

  • Wanneer de randvoorwaarden bij de klant ingevuld worden
    *   Worden deze niet ingevuld dan geeft de adviseur aan dat hij/ zij naar huis gaat en alsnog van afstand zijn/ haar werk vervolgt. Dit is geen onwil van de adviseur maar opdracht van Skopos als werkgever en in lijn met de richtlijnen van de overheid.

 
Zo blijven we samen gezond en halen we er alles uit. Ook in corona tijd.

Skopos accelereert met Collaborative planning

In onze voorgaande blog; ”De snelle digitale transformatie van Skopos” leest u hoe wij onze bewezen werkmethode hebben opgepakt en aangepast aan de nieuwe werkelijkheid. Wij denken op deze manier tot eenzelfde kwaliteit blauwdruk te komen als wanneer we de sessies op locatie zouden houden.

Collaborative planning
Een logische vervolgvraag is dan het begeleiden van implementaties op afstand. Anders dan de gebruikelijk gemaakte projectplanning (Microsoft Projects) door een van de projectleiders, zetten wij hier een krachtig hulpmiddel in: Collaborative planning.

Voordelen Collaborative planning

Bij de start van elk project zetten we een gezamenlijk gedragen visuele planning op. Deze wordt wekelijks met het gehele projectteam gemonitord. Voor iedereen is de relatie tussen benodigde inspanning en de resterende doorlooptijd eenvoudig inzichtelijk. Hiermee is voorafgaand aan het project een reëel tijdspad op te stellen voor gestelde mijlpalen en deliverables.

Bijkomend voordeel is dat de kerngebruikers zich in het project zelf eigenaar voelen van de planning i.p.v. dat het een opgelegde planning van iemand van buiten is. Zo is een ieder binnen het team bewaker van zijn eigen voortgang en van de voortgang van het gehele team. Hierbij zijn de eindstreep en tussenliggende fases vaste ijkpunten in het project. Dit voorkomt het continu verschuiven, meestal vertragen, van oplevermomenten. Iets wat in menig project helaas te vaak voorkomt.

Gezamenlijk plannen en monitoren
Normaal gesproken doen we dit met behulp van brown paper en post-its. We hebben onze methodiek aangepast naar de huidige omstandigheden, zodat we Collaborative planning kunnen blijven toepassen. Ook op afstand. Ons draaiboek, digitaal planbord en weekplanners zijn dusdanig bijgewerkt dat we dit krachtige middel, van het gezamenlijk plannen en monitoren, ook via videoconferenties kunnen blijven gebruiken.

digitale transformatie

De snelle digitale transformatie van Skopos.

Is dit ook een kans voor u?
Stond u al klaar voor de start van uw proces- en informatieanalyse en was uw workshops planning al klaar? Wegens Covid-19 werken we nu ineens allemaal vanuit huis. Wat nu? De workshops via het internet op afstand gaan houden? Dat vergt improvisatievermogen. Hoe halen we er alles uit om via videobellen tot een goede blauwdruk te komen?

Digitale transformtie werkmethode
Wij hebben de koppen bij elkaar gestoken. Onze bewezen werkmethode opgepakt, aangepast aan de nieuwe werkelijkheid en een praktisch nieuw stappenplan uitgewerkt. Op deze manier denken wij tot eenzelfde kwaliteit blauwdruk te komen als wanneer we de sessies op locatie zouden houden.

Je werkmethode, op papier, aanpassen aan de omstandigheden is één. Hoe deze digitale transformatie uitpakt in de praktijk is een ander verhaal. We zijn er mee aan de slag gegaan bij één van onze klanten en hebben gezamenlijk de nieuwe aanpak direct geëvalueerd en bijgesteld. We delen hier graag onze ervaringen met u.

Werken op afstand
We hebben vanzelfsprekend de werkwijze van de workshops aangepast aan de mogelijkheden van het werken op afstand met elkaar. Het blijkt dat de spanningsboog via videobellen anders is dan op locatie. Deze ervaring leert dat de workshops korter en frequenter moeten zijn. Bijvoorbeeld geen 2 keer 3 uur maar 3 x 2 uur of zelfs 4 x 1.5 uur. Het kost namelijk meer energie om “bij de les” te blijven en de interactie goed op gang te houden.

Verder blijkt dat we de workshops meer gedetailleerd moeten voorbereiden en dat we bewust interactiemomenten moeten inbouwen. Tijdens de workshops blijven we streven naar maximale participatie van de deelnemers. Dit kan door de taken binnen het team strak te verdelen in inhoudelijke taken en faciliterende taken.

Expertaanpak
Ook merken we dat de digitale werkwijze meer om de expertaanpak vraagt. Dat wil zeggen dat wij, Skopos, in tegenstelling tot het coachend werken met klanten zelf meer de leiding nemen bij het uitwerken van nieuwe geoptimaliseerde processen voor de klant. Tijdens de digitale workshops worden de opmerkingen, commentaren, feedback op de voorgestelde processen verzameld en door Skopos verwerkt.

Dit zijn een aantal van onze leerpunten met workshops op afstand. We missen het warme gevoel van menselijk contact dichtbij, maar deze werkwijze blijkt heel productief te zijn. De gezamenlijke ervaringen zijn overwegend positief en bij sommige klanten is er zelfs besloten om het traject te gaan versnellen.

Uw eigen digitale transformatie
Staat u nog in twijfel of dit de juiste tijd is om aan uw procesverbeteringen te gaan werken? Laat Covid-19 uw organisatie niet tot stilstand brengen. Deze fase biedt door de verminderde werkdruk in het primaire proces nu juist kansen om met uw eigen digitale transformatie aan de slag te gaan. Laat u niet weerhouden door de ongewone omstandigheden, maar buig ze om in uw voordeel.

Blijf communiceren, blijf in beeld bij je klant.

In Kijk op Oost-Nederland is een artikel verschenen over de vraag; “Hoe blijf je als ondernemer in contact met je doelgroep?” Daarvoor is onder andere Ruud Haring van Skopos benaderd. Lees hieronder het hele artikel.

Sta jij als ondernemer nog wel bij iedereen op het netvlies als de economie straks weer aantrekt? Of ben je straks al veel verder dan anderhalve meter verwijderd van je doelgroep? Niemand kan nu nog de gevolgen voor de lange termijn overzien, maar wat we wel in de hand hebben is hoe we onszelf profileren. Blijf communiceren, juist nu!

Eén van onze gewaardeerde ondernemers, Ruud Haring van Skopos Rendementbouwers uit Hengelo, bevestigde het beeld dat wij als uitgeverij ook zien: de ene ondernemer stroopt de mouwen op onder het mom van ‘never waste a good crisis’, de ander trapt vanwege alle onzekerheden op de rem en is vooral bezig met de korte termijn.

Haring vertelde ons: “Bij ons zijn gelukkig de klanten uit de eerste categorie in de meerderheid. Zij gebruiken de verminderde werkdruk om hun lopende interne verbeterprojecten te versnellen. De gevolgen voor de lange termijn kunnen wij en andere bedrijven nu nog niet overzien, maar het lukt ons dankzij deze mentaliteit wél om nieuwe projecten binnen te halen.”

Dankzij die blik op de lange termijn dus. Een positief geluid: deze bedrijven snappen het. Kruip niet in je schulp, laat zien dat je er bent. Elke marketingexpert zal je hetzelfde vertellen: blijf in gesprek met je klanten, creëer vertrouwen door regelmatig nieuws te brengen. Blijf je klanten en je netwerk voeden met informatie, via alle platformen die je tot je beschikking hebt. Online gebeurt er nu ontzettend veel, de ene na de andere creatieve ondernemer staat op en maakt melding van zijn veranderde dienstverlening of productie. Mis die boot niet. Pak je podium en profileer jezelf!

Ook via de online én offline kanalen van Kijk Op kun je je nieuws wereldkundig maken. Grijp ook die kans om je (succes)verhaal positief en professioneel neer te zetten. Nu en straks.

Even samenvatten:

  • Blijf in gesprek met je klant
  • Creëer vertrouwen door regelmatig nieuws te brengen
  • Voorzie je klanten en netwerk van informatie via je eigen én onze platformen

Als de economie straks weer aantrekt – of het nu een anderhalve-meter-economie wordt of niet – jij staat straks nog steeds dichtbij je klant, misschien wel dichterbij dan ooit. Communiceer, júist nu!

Tine van Knijff-van Hijum

paaseitjes voedselbank

Voedselbank blij met paaseitjes.

Meerder keren per jaar bezoeken we onze klant. We nemen, afhankelijk van het seizoen, iets lekkers mee. Deze maand zijn dat de paaseitjes. Vanwege het corona-virus gaan de bezoeken niet door. Oplossingsgericht en sociaal bewogen als we zijn hebben we een zeer goede bestemming gevonden voor de paaseitjes.

Afgelopen vrijdag zijn deze naar de voedselbank gebracht. Alle mensen die gebruik maken van de voedselbank wensen wij alvast fijne en vooral gezonde paasdagen toe.

digiatle workshop erp-plm

Digitale workshops vanuit huis

Afgelopen week hebben we vanuit Skopos meerdere digitale workshops met onze klanten gedraaid, in het kader van proces analyse, ERP-selectie en implementatieprojecten. Sommigen digitaal vanwege Corona en andere vanwege het feit dat de deelnemers wereldwijd verspreid werken.

Interactiviteit
In zo’n workshop is het hard werken om de inhoud goed met elkaar te bespreken, maar vooral hard werken om de interactiviteit erin te houden. De chatbox en de microfoons op mute stand geven de workshop begeleider niet echt het warme gevoel dat je lekker interactief bent. Dus dubbel hard werken. Dat geldt ook voor alle deelnemers, die veel meer in de luister- en kijkstand zitten dan ze gewend zijn. Ook dit is vermoeiend en zij hebben vele afleidingsbronnen die aan hen trekken, buiten ons zichtveld.

Andere manier van vragen stellen
Interactie in de workshop moet je dus bewust afdwingen, door heel gerichte vragen te stellen, met specifiek de toelichting aan wie je de vraag stelt en of je gesproken antwoord of chatbox antwoord wil hebben. Als je dat niet doet, blijft het stil en valt de interactie dood. Dus denk heel goed na over het antwoord dat je wilt krijgen, de vraag die je dus wilt stellen en hoe je die vraag dan precies formuleert.

Meer expert aanpak
Voor Skopos geldt nu dat we meer in de expert aanpak komen dan de draagvlak aanpak die wij vaker gebruiken. En dus dat we aan dat draagvlak op een andere manier weer aandacht moeten geven. Een workshop van 3 uur was echt het maximum, misschien zelfs te lang. Alternatief is om 1 lange workshop op te knippen in 2 à 3 kleinere workshops, met minder onderwerpen om af te handelen. Dus kleinere stapjes zetten en meer frequent het net ophalen of iedereen nog aangehaakt is.

Afleiding van corona
Al met al toch leuk om te doen en het geeft je, door de focus, ook afleiding van alle zorgen omtrent gezondheid en economie. En voor mij persoonlijk: nieuwe dingen zijn interessante dingen.

Gerrit Vixseboxse

Optimaliseer je werkbare uren, juist nu in corona tijden!

Veel organisaties meten de prestaties van medewerkers in direct productieve uren. Leuk voor de korte termijn, zegt professor David Maister, maar ook de niet directe uren zijn bepalend voor een succesvolle toekomst. Onderstaande ook mede dankzij Ben Tiggelaar en zijn MBA in één dag, dankjewel.

Voor “professional services” organisaties stelt Maister categorieën voor op het gebied van de tijdsbesteding. De eerste categorie is declarabele uren voor de klant.
De tweede categorie is investeringstijd, toekomstgericht. Maak een plan om ze goed te besteden. Voorbeelden: vind manieren om kosten te verlagen of ontwikkel nieuwe diensten. De derde categorie is persoonlijke tijd.

Juist nu is het belangrijk om als werkgever de prioriteiten opnieuw te matchen op de beschikbare uren en competenties. Als de productie stil valt, kan je wellicht heel nuttig werk doen om interne projecten (ERP, PLM) te versnellen en bedrijfsprocessen te verbeteren. Maar de NOW regeling helpt natuurlijk ook voor vele ondernemers.

Remote vergaderen

De eerste dag volledig remote werken bij onze klant

Vanaf het begin het initiatief nemen en duidelijk zijn, dat is de belangrijkste boodschap van vandaag.

Bert Matser en Jan Tieleman hebben, op afstand, inhoudelijke sessies gehad met de medewerkers van onze klant. Voor beide partijen een spannende en nieuwe ervaring. Allen kijken terug op een prima sessie.

Heldere en duidelijke spelregels zijn hier natuurlijk onmisbaar. We zetten ze voor u op een rij:

    • Geef direct duidelijk aan wie er in de lead is, in ons geval het Skopos team.
      o   Leg 2 overlegmomenten vast per dag over de uit te voeren acties
      o   Leg voor elke actie vast wie eigenaar van de actie is, in ons geval is Skopos eigenaar
      o   De eigenaar maakt afspraken met de klant en de leverancier over de opvolging van de actiepunten
      o   De lijst met actiepunten delen via Teams
      o   Maak een lijst aan waarop de beschikbaarheid van de medewerkers, voor het project, staat + de mobiele telefoonnummers van deze medewerkers.

 

  • Rol projectleider verandert niet. De interactie met de medewerkers van de klant is wel anders. I.p.v. op locatie nu via mail en Teams. Dat geeft een andere dynamiek

 

Ook tijdens de Corona-crisis haalt Skopos er alles uit voor de klant.

remote werken

Ondanks corona haalt Skopos er alles uit.

Corona heeft ons allen aardig in de greep. Ons maandelijkse Skopos ontbijt met aansluitend het werkoverleg ging niet door. Maar creatief en inventief als wij zijn hebben we besloten een Teams vergadering te houden. We hebben het als positief ervaren. Je hebt toch je overlegmoment waarbij je elkaar spreekt en waarbij je relevantie informatie deelt en bespreekt. Het was een geslaagde vergadering. Geen stilstand door Corona bij Skopos!

Dat gunnen we u ook. Daarom delen we graag 5 voordelen en leerpunten/tips voor effectief remote vergaderen/ werken met u.

Voordelen van remote werken:

  1. Door te werken in een rustige omgeving geeft het Focus op je werk
  2. Wel of niet afgeleid worden door collega’s is ineens een keus! Zet jezelf op stil om
    door te knallen.
  3. Geen reistijd en files, dus meer directe arbeid en/of privétijd
  4. Remote werken = vertrouwen (van de baas) – een belangrijk en motiverend signaal voor
    werknemers
  5. Remote werken genereert verantwoordelijkheidsgevoel

Leerpunten:

  1. Video draagt bij aan een effectieve communicatie. Non-verbale communicatie is net zo
    belangrijk als verbale communicatie.
  2. Zorg voor goede Wifi of gebruik netwerkkabels. Indien de bandbreedte te beperkt is of als je met grote groepen in een vergadering bent, dan kun je de videoverbinding beter
    uitzetten.
  3. Zet tijdens grotere vergaderingen je microfoon alleen aan wanneer je iets wil zeggen.
    Dit voorkomt achtergrondruis voor alle deelnemers. Een bijkomend nadeel is dat spontaniteit verdwijnt in vergaderingen, maar de inbreng is wel weer meer doordacht.
  4. Voorkom de valkuil dat mensen snel indutten bij dit soort sessies. Hou ze aangehaakt
    door regelmatig vragen te stellen en tracht meetings interactief te maken
  5. Schrijf afspraken direct op het scherm, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn.

Vanaf nu geldt ook voor u. “Haal het hoogst haalbare eruit en blijf in gesprek door middel van remote werken”.

Lees ook het zeer nuttige artikel; Global Virtual Meeting Cheat Sheet van Theresa Sigillito Hollema