Skopos-Corona-ervaringenboek

remote werken

Ondanks corona haalt Skopos er alles uit.

Corona heeft ons allen aardig in de greep. Ons maandelijkse Skopos ontbijt met aansluitend het werkoverleg ging niet door. Maar creatief en inventief als wij zijn hebben we besloten een Teams vergadering te houden. We hebben het als positief ervaren. Je hebt toch je overlegmoment waarbij je elkaar spreekt en waarbij je relevantie informatie deelt en bespreekt. Het was een geslaagde vergadering. Geen stilstand door Corona bij Skopos!

 

Dat gunnen we u ook. Daarom delen we graag 5 voordelen en leerpunten/tips voor effectief remote vergaderen/ werken met u.

Voordelen van remote werken:

  1. Door te werken in een rustige omgeving geeft het Focus op je werk
  2. Wel of niet afgeleid worden door collega’s is ineens een keus! Zet jezelf op stil om
    door te knallen.
  3. Geen reistijd en files, dus meer directe arbeid en/of privétijd
  4. Remote werken = vertrouwen (van de baas) – een belangrijk en motiverend signaal voor
    werknemers
  5. Remote werken genereert verantwoordelijkheidsgevoel

Leerpunten:

  1. Video draagt bij aan een effectieve communicatie. Non-verbale communicatie is net zo
    belangrijk als verbale communicatie.
  2. Zorg voor goede Wifi of gebruik netwerkkabels. Indien de bandbreedte te beperkt is of
    als je met grote groepen in een vergadering bent, dan kun je de videoverbinding beter
    uitzetten.
  3. Zet tijdens grotere vergaderingen je microfoon alleen aan wanneer je iets wil zeggen.
    Dit voorkomt achtergrondruis voor alle deelnemers. Een bijkomend nadeel is dat
    spontaniteit verdwijnt in vergaderingen, maar de inbreng is wel weer meer doordacht.
  4. Voorkom de valkuil dat mensen snel indutten bij dit soort sessies. Hou ze aangehaakt
    door regelmatig vragen te stellen en tracht meetings interactief te maken
  5. Schrijf afspraken direct op het scherm, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn.

Vanaf nu geldt ook voor u. “Haal het hoogst haalbare eruit en blijf in gesprek door middel van remote werken”.

Lees ook het zeer nuttige artikel; Global Virtual Meeting Cheat Sheet van Theresa Sigillito Hollema

Remote vergaderen

De eerste dag volledig remote werken bij onze klant

Vanaf het begin het initiatief nemen en duidelijk zijn, dat is de belangrijkste boodschap van vandaag.

 
Bert Matser en Jan Tieleman hebben, op afstand, inhoudelijke sessies gehad met de medewerkers van onze klant. Voor beide partijen een spannende en nieuwe ervaring. Allen kijken terug op een prima sessie.
 
Heldere en duidelijke spelregels zijn hier natuurlijk onmisbaar. We zetten ze voor u op een rij:
 

  • Geef direct duidelijk aan wie er in de lead is, in ons geval het Skopos team.
    o   Leg 2 overlegmomenten vast per dag over de uit te voeren acties
    o   Leg voor elke actie vast wie eigenaar van de actie is, in ons geval is Skopos eigenaar
    o   De eigenaar maakt afspraken met de klant en de leverancier over de opvolging van de actiepunten
    o   De lijst met actiepunten delen via Teams
    o   Maak een lijst aan waarop de beschikbaarheid van de medewerkers, voor het project, staat + de mobiele telefoonnummers van deze medewerkers.
  •  

  • Rol projectleider verandert niet. De interactie met de medewerkers van de klant is wel anders. I.p.v. op locatie nu via mail en Teams. Dat geeft een andere dynamiek

 

Ook tijdens de Corona-crisis haalt Skopos er alles uit voor de klant.

Optimaliseer je werkbare uren, juist nu in corona tijden!

 
Veel organisaties meten de prestaties van medewerkers in direct productieve uren. Leuk voor de korte termijn, zegt professor David Maister, maar ook de niet directe uren zijn bepalend voor een succesvolle toekomst. Onderstaande ook mede dankzij Ben Tiggelaar en zijn MBA in één dag, dankjewel.

 
Voor “professional services” organisaties stelt Maister categorieën voor op het gebied van de tijdsbesteding. De eerste categorie is declarabele uren voor de klant.
De tweede categorie is investeringstijd, toekomstgericht. Maak een plan om ze goed te besteden. Voorbeelden: vind manieren om kosten te verlagen of ontwikkel nieuwe diensten. De derde categorie is persoonlijke tijd.
 
Juist nu is het belangrijk om als werkgever de prioriteiten opnieuw te matchen op de beschikbare uren en competenties. Als de productie stil valt, kan je wellicht heel nuttig werk doen om interne projecten (ERP, PLM) te versnellen en bedrijfsprocessen te verbeteren. Maar de NOW regeling helpt natuurlijk ook voor vele ondernemers.

digiatle workshop erp-plm

Digitale workshops vanuit huis

 
Afgelopen week hebben we vanuit Skopos meerdere digitale workshops met onze klanten gedraaid, in het kader van proces analyse, ERP-selectie en implementatieprojecten. Sommigen digitaal vanwege Corona en andere vanwege het feit dat de deelnemers wereldwijd verspreid werken.

 
Interactiviteit
In zo’n workshop is het hard werken om de inhoud goed met elkaar te bespreken, maar vooral hard werken om de interactiviteit erin te houden. De chatbox en de microfoons op mute stand geven de workshop begeleider niet echt het warme gevoel dat je lekker interactief bent. Dus dubbel hard werken. Dat geldt ook voor alle deelnemers, die veel meer in de luister- en kijkstand zitten dan ze gewend zijn. Ook dit is vermoeiend en zij hebben vele afleidingsbronnen die aan hen trekken, buiten ons zichtveld.
 
Andere manier van vragen stellen
Interactie in de workshop moet je dus bewust afdwingen, door heel gerichte vragen te stellen, met specifiek de toelichting aan wie je de vraag stelt en of je gesproken antwoord of chatbox antwoord wil hebben. Als je dat niet doet, blijft het stil en valt de interactie dood. Dus denk heel goed na over het antwoord dat je wilt krijgen, de vraag die je dus wilt stellen en hoe je die vraag dan precies formuleert.
 
Meer expert aanpak
Voor Skopos geldt nu dat we meer in de expert aanpak komen dan de draagvlak aanpak die wij vaker gebruiken. En dus dat we aan dat draagvlak op een andere manier weer aandacht moeten geven. Een workshop van 3 uur was echt het maximum, misschien zelfs te lang. Alternatief is om 1 lange workshop op te knippen in 2 à 3 kleinere workshops, met minder onderwerpen om af te handelen. Dus kleinere stapjes zetten en meer frequent het net ophalen of iedereen nog aangehaakt is.
 
Afleiding van corona
Al met al toch leuk om te doen en het geeft je, door de focus, ook afleiding van alle zorgen omtrent gezondheid en economie. En voor mij persoonlijk: nieuwe dingen zijn interessante dingen.
 
Gerrit Vixseboxse

paaseitjes voedselbank

Voedselbank blij met paaseitjes.

 
Meerder keren per jaar bezoeken we onze klant. We nemen, afhankelijk van het seizoen, iets lekkers mee. Deze maand zijn dat de paaseitjes. Vanwege het corona-virus gaan de bezoeken niet door. Oplossingsgericht en sociaal bewogen als we zijn hebben we een zeer goede bestemming gevonden voor de paaseitjes.
 
Afgelopen vrijdag zijn deze naar de voedselbank gebracht. Alle mensen die gebruik maken van de voedselbank wensen wij alvast fijne en vooral gezonde paasdagen toe.