Hoe fair is uw ERP-contract?

Om het juiste rendement uit uw ERP-pakket te halen, moet een contract fair zijn voor alle partijen. Want wat je contracteert, is wat je krijgt. 

 

Wij worden als adviesbureau vaak gevraagd om ERP-pakketselecties uit te voeren. Uiteindelijk horen hier natuurlijk ook de inkoopprocedure, de contractering en de juridische aspecten bij.

De bedoeling van een ERP-selectie is om het best passende pakket en de best passende partner te vinden voor uw bedrijf. U leest het goed: een partner, en dus een meer hechte relatie dan de ‘koude’ klant-leverancier-relatie. Want u hoopt minstens 5 jaar samen te werken om van het ERP een succes te maken in uw bedrijf. En u wilt dit succes samen uitbouwen zodat de software ook rendement gaat opleveren, toch?

Wij merken echter dat opdrachtgevers bij contractering in de ERP-markt, al dan niet ondersteund door een adviseur, een wijze van contractering hanteren die geen recht doet aan dit beoogde partnership van beide partijen. En dat dat ook geen recht doet aan de wens om rendement uit ERP te halen.

Wat je contracteert, is wat je krijgt

Als u een dik en eenzijdig fixed price ERP-contract opstelt waarin u de beoogde implementatiepartner het vel over de neus trekt, gelooft u dan nog serieus in partnership en in rendement uit ERP? Wat je contracteert, is wat je krijgt: deze wijze van contractering lokt nadrukkelijk conflictsituaties uit. Nog afgezien van alle advies- en advocaatkosten die het selectietraject langer en duurder maken aan beide kanten. Wellicht zult u dit conflict winnen, omdat de overeenkomst zo mooi juridisch dichtgetimmerd is. Maar wilt u een conflict in uw project winnen, of wilt u helemaal geen conflict maar er samen een succes van maken?

Uw ERP-partner wordt met een te strak ERP-contract gedwongen in een ‘u vraagt, wij draaien’-mentaliteit. En deze partner zal niet denken aan rendement voor uw bedrijf, maar alleen aan de contractvoorwaarden.

Resultaten uit het verleden

Ik geloof in degelijke contracten, die goed uit onderhandeld zijn. Maar deze contracten moeten fair zijn voor beide partijen, recht doen aan het beoogde partnership en ruimte geven om rendement te halen. En naast de contractdocumentatie geven resultaten uit het verleden WEL enige garantie voor de toekomst. Achterhaal bij referenties van de beoogde implementatiepartner hoe zij met contracten, conflicten en meerwerk zijn omgegaan. En bedenk ook voor uw eigen bedrijf hoe u klanten en leveranciers contracteert. Kies een stijl van contractering die bij u, bij uw partner en bij de aard van het project past.

Uw ervaring, uw mening?

Ik ben benieuwd wat u goede en minder goede voorbeelden vindt van contractering bij ERP-projecten. En ik ben dus benieuwd naar uw reacties en ervaringen.

Gerrit Vixseboxse, directeur Skopos