Collaborative planning remote in de praktijk

Deze blog is een vervolg op onze voorgaande blog; ”Skopos accelereert met Collaborative planning”. Daar heeft u kunnen lezen hoe wij onze bewezen werkmethode hebben opgepakt en aangepast aan de nieuwe werkelijkheid van op afstand werken. In onderstaande blog leest u de ervaringen van de klant en onszelf.
 
U leest hier onze ervaring met een planningsworkshop voor een ERP implementatie bij een middelgroot bedrijf. Wij focussen ons bij begeleiding van projecten op de kerngebruikers. Bij dit bedrijf zijn er 10 kerngebruikers die ieder een deelproces onder hun hoede nemen. Een grote groep die je via de digitale Teams sessies moet zien te prikkelen en enthousiasmeren. Wij doen dit met twee adviseurs.

Voorbereiding

Zoals altijd is ook nu een goede voorbereiding het halve werk. Wees je er van bewust dat deze voorbereiding veel vraagt van de begeleiders/ adviseurs. Reken met een factor 3 ten opzichte van de tijd die je normaliter nodig hebt on-site.
De opzet bestaat uit een 5-tal subonderdelen:
 

  1. Overallplanning: de link tussen de deliverables* en de mijlpalen én deze op een logische wijze in de
    tijd wegzetten;
  2. De veiling: toe-eigenen van je eigen deliverables per kerngebruiker;
  3.  Inschatten van hoeveelheid werk in je backlog;
  4. Inplannen in weekplanners;
  5. Wekelijkse stand up voor afstemming en voortgang.

 
* Deliverables zijn de producten, diensten en resultaten die binnen een project geproduceerd/ opgeleverd worden.

Rolverdeling begeleiders/ adviseurs


De sessies worden geleid door twee adviseurs. Voor we aan de sessie beginnen hebben we een duidelijke rolverdeling.
Adviseur 1 leidt de sessie.
Adviseur 2 focust op non-verbale reacties en chats en reageert hierop.
Je voelt het al aankomen, bij een grotere groep is dat niet makkelijk. De “film-postzegels” ( De schermpjes waarmee je iedereen in beeld hebt) worden, zowel bij Teams als bij de door ons gebruikte Zoom, een stuk kleiner. Onze ervaring is dat ondanks dat deze methode goed werkbaar is.

Inhoudelijke sessie

We hebben ervaren dat we veel moeten “zenden” aan het begin van de sessie. Daarnaast hebben we, bij elke stap, de deelnemers heel gericht gevraagd om in hun eigen woorden het deelproces en product te beschrijven. Hierbij heb je als adviseur een actieve rol. Je geeft richting, stelt vragen om de betrokkenheid te stimuleren en vraagt door. Vervolgens geef je dan gericht andere deelnemers het woord om hier op te reageren/ aan te vullen. Al met al zeer dynamisch maar vooral ook hard werken voor de adviseurs om iedereen betrokken te houden.

Verschil remote en on-site

Door de presentatiemodus is reageren op non-verbale feedback door de sessieleider niet mogelijk. Dit betekent dus dat je naast veel zenden ook veel moet vragen. Dit is wel wat anders dan de on-site benadering. Ook hier betrek je de deelnemers maar laat je vooral de deelnemers het werk doen en stuur je bij waar nodig. Hiermee kun je meer gebruikmaken van de non-verbale communicatie en het groepsproces. De betrokkenheid en eigenaarschap bij on-site benadering is groter omdat je elke stap als deelnemer zelf doorleeft. Ondanks dit verschil is er zeker een toegevoegde waarde van deze remote collaborative planning ten opzicht van de traditionele opgestelde projectplanning door projectmanagement. Doorleven van een planning, begrijpen wat de onderdelen inhouden en gezamenlijk het werk inschatten geeft inzicht en verbondenheid aan het begin van de grote reis.

Plannen en verdelen werkzaamheden

Het inschatten van hoeveelheid werk vraagt veel voorbereiding. On site gaat dit parallel. Een ieder gaat hier dan tegelijk mee bezig. In de remote sessie doen we dit per deelnemer omdat hij/zij goed aan de hand moeten worden meegenomen. Dit is voor de andere deelnemers wel een lange sessie. Daarom hebben we uiteindelijk gekozen voor een wat alternatieve aanpak. Dit houdt in dat we gedurende de sessie een paar korte pauzes hebben ingelast waar wij als adviseurs alvast een aantal activiteiten voor de deelnemer hebben ingevuld. Dit hebben we vervolgens weer in detail met hen doorgesproken. Het eindproduct was wederom zeer transparant en verhelderend voor zowel deelnemers als ook de opdrachtgever.

Ervaring van een deelnemende kerngebruiker

“Voor mij was deze benadering nieuw. Ik zag ook niet waarom ik hier een hele dag voor moest vrijmaken. Een planning is toch vooral iets voor een projectmanager. Laat die mij maar vertellen wanneer ik iets moet doen. Tijdens de sessie is het zeer inspannend om alles te blijven volgen. Je wordt wel scherp gehouden en je moet alert blijven want je kunt zo maar de vraag krijgen om iets uit te gaan leggen aan de andere deelnemers. Knap vervelend als je dan net even niet scherp hebt zitten opletten.
 
Het uiteindelijke resultaat geeft zeer veel inzicht. Wat ga jezelf doen maar ook wat dienen anderen te gaan doen, en dat in een voor iedereen begrijpelijke taal. De doorlooptijd van het project werd in 1 keer zichtbaar en ook wie het meeste werk heeft. Door dit inzicht konden we op voorhand al de werkzaamheden herverdelen.
Ik ben benieuwd naar de wekelijkse voortgang.”
 
ERP-systeemDirect de kansen voor uw organisatie bespreken. Bel met Ruud Haring of neem contact op via de mail

 
Lees ook de blog ”De snelle digitale transformatie van Skopos”