Stond je al klaar voor de start van jouw proces- en informatieanalyse en was jouw workshops planning al klaar? Wegens Covid-19 werken we nu ineens allemaal vanuit huis. Wat nu? De workshops via het internet op afstand gaan houden? Dat vergt improvisatievermogen. Hoe halen we er alles uit om via videobellen tot een goede blauwdruk te komen?

Digitale transformatie werkmethode

Wij hebben de koppen bij elkaar gestoken. Onze bewezen werkmethode opgepakt, aangepast aan de nieuwe werkelijkheid en een praktisch nieuw stappenplan uitgewerkt. Op deze manier denken wij tot eenzelfde kwaliteit blauwdruk te komen als wanneer we de sessies op locatie zouden houden.

Je werkmethode, op papier, aanpassen aan de omstandigheden is één. Hoe deze digitale transformatie uitpakt in de praktijk is een ander verhaal. We zijn er mee aan de slag gegaan bij één van onze klanten en hebben gezamenlijk de nieuwe aanpak direct geëvalueerd en bijgesteld. We delen hier graag onze ervaringen met je.

Werken op afstand

Vanzelfsprekend hebben we de werkwijze van de workshops aangepast aan de mogelijkheden van het werken op afstand met elkaar. Het blijkt dat de spanningsboog via videobellen anders is dan op locatie. Deze ervaring leert dat de workshops korter en frequenter moeten zijn. Bijvoorbeeld geen 2 keer 3 uur maar 3 x 2 uur of zelfs 4 x 1.5 uur. Het kost namelijk meer energie om “bij de les” te blijven en de interactie goed op gang te houden.
Verder blijkt dat we de workshops meer gedetailleerd moeten voorbereiden en dat we bewust interactiemomenten moeten inbouwen. Tijdens de workshops blijven we streven naar maximale participatie van de deelnemers. Dit kan door de taken binnen het team strak te verdelen in inhoudelijke taken en faciliterende taken.

Expertaanpak

Ook merken we dat de digitale werkwijze meer om de expertaanpak vraagt. Dat wil zeggen dat wij, Skopos, in tegenstelling tot het coachend werken met klanten zelf meer de leiding nemen bij het uitwerken van nieuwe geoptimaliseerde processen voor de klant. Tijdens de digitale workshops worden de opmerkingen, commentaren, feedback op de voorgestelde processen verzameld en door Skopos verwerkt.

Dit zijn een aantal van onze leerpunten met workshops op afstand. We missen het warme gevoel van menselijk contact dichtbij, maar deze werkwijze blijkt heel productief te zijn. De gezamenlijke ervaringen zijn overwegend positief en bij sommige klanten is er zelfs besloten om het traject te gaan versnellen.

Jouw eigen digitale transformatie

Sta je nog in twijfel of dit de juiste tijd is om aan jouw procesverbeteringen te gaan werken? Laat Covid-19 uw organisatie niet tot stilstand brengen. Deze fase biedt door de verminderde werkdruk in het primaire proces nu juist kansen om met je eigen digitale transformatie aan de slag te gaan. Laat je niet weerhouden door de ongewone omstandigheden, maar buig ze om in je voordeel.

En straks, terugkijkend, heb je er toch maar mooi alles aangedaan om sterker uit deze bijzondere omstandigheden te komen. Wees inventief en pak samen met Skopos deze mogelijkheden aan.