ERP: Begint, eer ge bezint? Of toch omgekeerd?

Skopos krijgt vaak de vraag “kunnen jullie ons helpen met een ERP-selectie?” De vraag om ERP roept direct andere vragen op. Een kritische houding naar onze opdrachtgever is dan gewenst.

De vraag achter de vraag

Welke oorzaak ligt er achter deze vraag? Waarop is de behoefte om ERP aan te schaffen gebaseerd? Aan welke bedrijfsdoelstellingen moet betere informatievoorziening gaan bijdragen? Dat vind ik essentiële vragen. De basis voor een succesvolle selectie en daaropvolgende implementatie wordt hier gelegd. En soms blijkt er dan geen nieuw informatiesysteem nodig, of iets heel anders dan ERP.

Om een juist antwoord te kunnen formuleren, kijk ik naar “Welke specifieke informatie is onmisbaar om de processbegint, eer ge bezinten in de onderneming te monitoren en te besturen?”. Deze vraag kent meerdere niveaus: niet alleen het directieteam, maar ook de afdelingschefs en medewerkers zijn belangrijke schakels in het bedrijfsproces en dus in de informatievoorziening. Directie en Management Team hebben een richtinggevende rol als het gaat om de informatiebehoeften. Als de informatie-behoefte vervolgens ook op het operationele niveau is gedefinieerd, komt meestal de intern gerichte management informatie op tactisch en strategisch niveau relatief eenvoudig ook beschikbaar. Een kwestie van filteren, sorteren, optellen en combineren. Managers hebben vaak gegevens nodig uit meerdere systemen, en ook externe informatie is voor deze doelgroep belangrijk. Het combineren van interne en externe gegevens is overigens weer een aparte uitdaging.

Matching van vraag en aanbod

Door het in kaart brengen van nieuwe en toekomstige bedrijfsprocessen en van uw ondernemingsdoelstellingen ontstaat een management informatie dashboard. Zo weet u welke prestatie indicatoren nodig zijn om het bedrijf te sturen. Overigens: waak wel voor “management by numbers”; er is ook nog iets als de menselijke maat. Parallel aan deze sessie kan uw applicatie landschap opgetekend worden. Welke applicatie brengt welke informatie voort? Met andere woorden, wat heb ik al?

Door de set van informatiebehoeften enerzijds en het informatieaanbod anderzijds krijgt u inzicht in de mogelijke hiaten in de ondersteunende applicaties. Dit inzicht dient uiteindelijk als onderlegger van de vraag naar bedrijfssoftware. Dat kan ERP zijn, maar ook CRM, PDM of een ander type business software.

Zelf doen, want de adviseur is lui!

Deze inventarisatie wordt bij voorkeur door een aantal sleutelfunctionarissen binnen uw onderneming uitgevoerd. Ook al is dit wiel vast vaker uitgevonden; toch is het belangrijk om het op deze manier te doen. Een voordeel van deze exercitie is dat aan de voorkant van het implementatietraject het draagvlak bij de gebruikers wordt gecreëerd. En doordat u precies weet wat u wilt, komt de kwaliteit van het traject op een hoger niveau te liggen. Dat is een tweede voordeel. Mijn begeleiding bestaat dan vaak uit het stellen van de juiste vragen, en juist niet het geven van antwoorden. Een luie adviseur, dus!

Het aloude spreekwoord “Bezint, eer ge begint.” is nog steeds van kracht. Of omgekeerd: een halve voorbereiding garandeert een hele mislukking! Doen is prima in de ICT, maar dan wel na eerst even nadenken.

Voor meer informatie kan u contact op nemen met Skopos Rendementbouwers.

Frank Westervoorde
06-53323289