De vijf grootste valkuilen bij ERP-implementaties

De crisis ligt achter ons en het is tijd om weer te groeien. Maar dan wel met de juiste (software) systemen die deze groei kunnen ondersteunen. Hier liggen valkuilen op de loer, want veel bedrijven onderschatten wat er bij een software implementatie komt kijken. Een eigenaardig aspect van pakketimplementaties, bijvoorbeeld ERP, is bovendien dat veel valkuilen al jaren hetzelfde zijn. Voor deze blog kon ik daarom (helaas) nog steeds putten uit publicaties over dit thema van begin jaren ’90.
Zowel opdrachtgevers als hun ICT-leveranciers en implementatiepartners lijken maar niet te leren. Vooral als er in zo’n project iets afwijkt van het plan, dan neemt de kans op ontsporing ineens enorm toe; alsof er qua valkuilen er een eerste schaap over de dam moest.

Bij opdrachtgevers is dit gemis aan leereffecten nog wel verklaarbaar, want zij voeren dergelijke projecten slechts eens in de 7 à 10 jaar uit. Maar leveranciers zouden er inmiddels in gezamenlijkheid voor moeten zorgen dat de ERP-software makkelijk implementeerbaar is en dat de implementatiemethode een strak beheerst project oplevert.

Niet zelden gaat het om dure missers, want een ERP-implementatie is een ingrijpend traject waarbij de organisatie een zware inspanning moet leveren en een grote investering doet. In elke fase van dit traject – van voorbereiding tot pakketselectie, contractering, implementatie en optimalisatie – liggen de risico’s op de loer. Maar wie ze kent, kan ze vermijden. Enkele valkuilen op een rij:

1. Het beste pakket, voor nuin de toekomst kijken

Een schoolvoorbeeld van een fout in de voorbereidingsfase is dat van een bedrijf dat een pakketselectie uitvoert, zonder daarbij naar de informatiebehoeften van de toekomst te kijken. Zoals een bedrijf dat een pakket aanschafte op basis van hun situatie op dat moment. Na het openen van een Poolse vestiging, een jaar later, bleek het pakket ongeschikt voor gebruik in het buitenland.

2. Gaan voor de spiegeltjes en kraaltjes

Bij de pakketselectie gaat het veelvuldig mis, als de pakketselectie uitmondt in een ‘beautycontest’. Hierbij vergelijken bedrijven vaak appels met peren, terwijl ze misschien wel een banaan nodig hebben. Zij laten zich verleiden door bijvoorbeeld een mooie CRM-module van de één en de planningsfunctionaliteit van de ander, terwijl ze eigenlijk op zoek zijn naar een oplossing voor hun calculatieprobleem. Het komt nog veel te veel voor dat opdrachtgevers de software demonstraties niet goed inkaderen, en zich laten inpakken door de verkoopshow van de sales consultant.

3. Creëren van schijnzekerheid

Vdik contracteel bedrijven willen de zekerheid van een vaste prijs. Dikke “kapot gejuridiseerde” contracten worden opgesteld, maar in de praktijk blijkt dit vaak zinloos en zelfs contraproductief. De leverancier heeft een gaatje in het contract al snel gevonden, als bijvoorbeeld de opdrachtgever moeite heeft met z’n eigen taken in het project. Zo’n dik contract wordt vaak een doel op zich, in plaats van het projectsucces als doelstelling. Een slecht fixed price contract haalt direct alle gezamenlijke energie uit het project.

4. Zelfoverschatting

De belangrijkste mensen in een implementatieproject zijn de kerngebruikers en de projectleider. Dit zijn degenen die het moeten doen en vaak zijn dit ook al de mensen die het drukst zijn in de organisatie. Zeker na de vele ontslagen in de crisisjaren zijn bedrijven doorgaans niet goed bemenst voor een groot verbeteringstraject. Zij overbelasten een kleine groep medewerkers, die hierdoor moeten schipperen met tijd, kwaliteit en draagvlak. Een realistische capaciteitsplanning van kerngebruikers is cruciaal.

5. De grote winstpakker vergeten

bewegingDe sprong van een oud pakket naar een nieuw pakket is zeer groot. Je moet deze sprong niet te groot maken en de basisimplementatie klein houden. Dan heb je wel een nieuw systeem, maar volgen extra functionaliteiten later. Bedrijven denken soms echter: ‘Wij hebben nu een mooi systeem waar wij veel energie en tijd aan hebben gespendeerd, laat dat optimaliseren maar even zitten.’ Zij missen daardoor een grote kans om hun processen te verbeteren en écht te profiteren van het nieuwe systeem.

Bedrijven moeten zelf in beweging komen om hun investering terug te verdienen. Het succes van een implementatie hangt af van discipline: projectmatig werken en ‘niet lullen maar poetsen’. Goed implementeren is daardoor eigenlijk een beetje zoals gezond leven en de goede voornemens. Je beseft het wel, maar doe je het ook? Dáár gaat het om.

Gerrit Vixseboxse, directeur

Vraag vrijblijvend de valkuilen bij ERP-implementaties presentatie aan en/ of praat verder met  Gerrit Vixseboxse, directeur Skopos, over de kansen binnen uw organisatie.

Lees ook “de gouden regels van goed contracteren”